Souveränität und Effektivität für Führungskräfte: Ein Leben in Balance

Schon der ganz normale Alltag einiger Führungskräfte würde bei so manch anderem Kopfschütteln hervorrufen. „Wie machst Du das bloß alles?“ Diese erstaunte Frage haben Sie vermutlich schon selbst mehrfach zu hören bekommen. Vielleicht wiegeln Sie dann ab und antworten, dass alles doch nur halb so wild sei. Fest steht, dass Führungskräfte meist eine fortwährende Berg- und Talfahrt durchleben, dass sie unzählige Verpflichtungen der verschiedensten Art haben und selten genau voraussehen können, was (und auch wer) als Nächstes auf sie zukommt. Eine Führungskraft muss sich fortwährend behaupten, steht unter Erfolgsdruck, eilt von Termin zu Termin, hat wenig Zeit für Pausen und kommt manchmal nicht einmal dazu, in aller Ruhe eine Mahlzeit einzunehmen. Die Arbeitszeit wird oft weit über den Feierabend „normaler“ Arbeitnehmer ausgedehnt, und nicht selten fällt die wohlverdiente Freizeit der Karriere zum Opfer. Gleichzeitig sind physische Energie und innere Ausgeglichenheit das wohl wichtigste Kapital einer jeden Führungskraft.

Wer ausgepumpt ist und sich am Rande der Erschöpfung befindet, kann den hohen und noch größer werdenden Anforderungen kaum mehr gerecht werden. Schließlich werden Sie beruflich nur erfolgreich sein, wenn Sie Tag für Tag mit Frische und Elan an die Arbeit gehen. Dazu stehen heute insbesondere die emotionalen Faktoren und Fähigkeiten im Vordergrund, wenn Sie hohe Erfolge erzielen wollen. Die Kunden und Mitarbeiter erwarten von Ihnen Glaubwürdigkeit, Überzeugungskraft, Einfühlungsvermögen, größte Kompetenz, Begeisterungsfähigkeit, Organisationstalent, Kreativität, Lösungen, Interesse und dazu auch noch ein höfliches und stilvolles Verhalten inklusive einer kunden- und mitarbeiterorientierten Kommunikation. – Und das ist ganz gewiss nicht gerade wenig. Zudem sind hier (und längst nicht vollständig) nur die Anforderungen aufgelistet, die der Beruf an Sie stellt – auch das Privatleben besteht nicht allein aus Freizeit.

Auch in Anbetracht all dieser Fakten können Sie es sich dennoch nicht erlauben, Ihre Motivation und Freude an der Arbeit zu verlieren. Denn hierdurch würden sofort die oben genannten Punkte in Mitleidenschaft gezogen. Für Sie als Führungskraft ist es also von ungeheurer Wichtigkeit, dass Sie sich zwischen all den Anforderungen nicht aufreiben. Schützen können Sie sich vor allem mit der Erkenntnis, dass auch Sie nicht grenzenlos belastbar sind. Und eben diese Tatsache läuft eindeutig darauf hinaus, dass Sie ein gutes Zeitmanagement ebenso benötigen wie ein vernünftiges Energiemanagement.

Zeit- und Energiemanagement

Gerade die Zeit ist für viele Führungskräfte zur Mangelware geworden. Das zur Verfügung stehende Zeitbudget ist immer beschränkt, während die Anzahl der Aufgaben und Verpflichtungen oftmals weiter zunimmt. Deshalb haben viele Führungskräfte das Gefühl, dass ihnen die Zeit zerrinnt. Sie geraten unter Druck, und Zeitnot ist fast schon zum Dauerzustand geworden. Und wem die Zeit davongelaufen ist, der befindet sich schnell in einer permanenten Aufholjagd. Das zehrt natürlich an den Kräften und führt zu einer überstarken Beanspruchung des Energiehaushaltes. Hier kommt es zum Versuch, den entstandenen Zeitmangel durch einen höheren Energieeinsatz auszugleichen. Doch letztlich ist auch diese Möglichkeit begrenzt. Auch kommt es dabei eher zu einer Verschiebung als zu einer Behebung des ursächlichen Problems: Denn wer viel Energie aufwendet, benötigt wiederum Zeit, um wieder neue Energie zu tanken. Oft werden Zeit und Energie jedoch parallel beansprucht: Der Zeitmangel provoziert die Vorstellung, alles nur noch schneller und effizienter erledigen zu wollen. Doch das klappt längst nicht immer. Folglich wird die Arbeitszeit zuweilen bis weit in die Freizeit hinein ausgedehnt, die wir jedoch dringend benötigen, damit sich unsere Energien wieder regenerieren können.

Der Zeit- und Energiehaushalt lässt sich also nur als ein gemeinsamer Komplex behandeln. Beide Bereiche bedingen sich immer gegenseitig und können kaum losgelöst voneinander betrachtet werden.

Zeit und Energie sind wertvolle Ressourcen, über die wir nicht unendlich und maßlos verfügen können.

Obwohl wir genau dies sicherlich alle sehr gut wissen, kommt uns dann in der Praxis diese Einsicht oftmals schnell wieder abhanden: Wir verbrauchen unsere Zeit, versuchen, den entstandenen Mangel durch einen Mehraufwand an Energie auszugleichen, und müssen letztlich feststellen, dass beide Ressourcen nahezu aufgebraucht sind. Ein bekanntes Folgesymptom ist Stress. Und Stress ist und bleibt ein wahrer Energiefresser.

Ein gutes Zeitmanagement ist damit zugleich immer auch die Voraussetzung für gutes Energiemanagement. Es geht darum, mit der verfügbaren Zeit bewusst und sinnvoll umzugehen, damit die begrenzten Ressourcen nicht unbedacht verschwendet werden. Nur so wird die Zeit nicht zum alles beherrschenden Faktor. Bestimmen Sie also den Einsatz Ihrer Zeit selbst, anstatt sich von Zeitnot und den Folgesymptomen beherrschen zu lassen. Hierzu gehört auch, wieder zu einer klaren Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Ruhephasen zu kommen, um der Erholung ihren angemessenen Stellenwert einzuräumen.

Tipps für Ihr Zeitmanagement:

• Reservieren Sie sich ein bestimmtes Zeitkontingent für vorbereitende und planerische Arbeit.
• Schreiben Sie sich Ihre Termine und Aufgaben, auf und legen Sie einen realistischen Erledigungstermin fest.
• Erhalten Sie sich unbedingt gewisse Spielräume und Pufferzeiten, um auch auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können, ohne dass dabei Ihre Gesamtplanung zusammenbricht.
• Erledigen Sie die dringlichsten Aufgaben, wenn möglich, immer zuerst – auch wenn es sich um Aufgaben handelt, die Ihnen lästig erscheinen.
• Vorrang haben immer Ihre Kernaufgaben. Widmen Sie sich den nebensächlichen Dingen erst, wenn Sie Ihre Kernaufgaben erledigt haben.
• Geben Sie der Versuchung nicht nach, immer alles selbst erledigen zu wollen. Delegieren Sie stattdessen so viel wie möglich.
• Fokussieren Sie sich auf Ihre augenblickliche Tätigkeit und bringen Sie einmal angefangene Aufgaben unbedingt zu Ende, bevor Sie mit der nächsten beginnen.
• Viel Zeit geht durch eine schlechte Kommunikation verloren. Geben Sie eindeutige und unmissverständliche Anweisungen. – Vergewissern Sie sich selbst, dass Sie eine Aufgabe korrekt verstanden haben, bevor Sie mit der Arbeit loslegen. Unklare und missverständliche Zielvorgaben führen oft zu zeitintensiver Nacharbeit.
• Halten Sie Ordnung in Ihren Unterlagen und Notizen. Wer sich sagt: „Ich habe keine Zeit, meinen Schreibtisch aufzuräumen und meine Unterlagen zu sortieren“, verliert schnell den Überblick und braucht Zeit, um die Dinge zu suchen.
• Überprüfen Sie Ihre persönliche Arbeitsorganisation, um Zeitdieben auf die Spur zu kommen.
• Die Redewendung Lieber spät als nie hat nur eine sehr eingeschränkte Gültigkeit. Oft ist es weitaus vorteilhafter, rasch und entschlossen zu handeln, als sich in einem Überperfektionismus mit unzähligen Detailfragen zu verheddern.

Sie können die genannten Tipps verwenden, um Ihr persönliches Zeitmanagement zu optimieren. Viele Menschen haben jedoch ihre ganz individuellen Gewohnheiten, die zu einem ineffektiven Umgang mit der Ressource Zeit führen. Ganz allgemein gesagt geht es also immer darum, eine Sensibilität für den eigenen Zeithaushalt zu entwickeln. Wenn Sie also fortwährend gegen die davonlaufende Zeit ankämpfen, überprüfen Sie zuerst Ihre eigenen Gewohnheiten und fragen Sie sich, an welcher Stelle Sie ansetzen können, sich selbst den Druck zu nehmen.

Trotz aller Maßnahmen werden sich immer wieder auch besondere Stressphasen einstellen, die dann Ihre ganze Energie und einen vollen Einsatz fordern. Solche Phasen werden für Sie kein großes Problem darstellen, wenn Sie über ausreichend Energiereserven verfügen. Erst wenn Sie ohnehin schon auf Reserve fahren, führt jede weitere Beanspruchung zu mitunter ernsten Schwierigkeiten. Was der eine fast noch mit links erledigt, pumpt den anderen völlig aus. Es kommt letztlich immer darauf an, wie es um die eigenen Energievorräte bestellt ist. Und niemand kann unaufhörlich von seiner Energie zehren, ohne jemals einen Zwischenstopp einzulegen und neu aufzutanken. Auch wenn wir es oft nicht wirklich wahrhaben wollen: Wer immer nur mit Vollgas fährt, wird zwangsläufig irgendwann ausgebrannt sein und anschließend allenfalls noch stockend vorwärts kommen.

An dieser Stelle ist eigenverantwortliches Handeln gefragt. Und hierbei kommen wir nochmals zurück zum Zeitmanagement. Denn ein gutes Zeitmanagement schließt mit ein, dass Sie sich ausreichend Zeit für sich selbst und zum Auffüllen Ihrer Energiereserven nehmen. Sie können die gerade für Ihren Beruf erforderliche Kraft nur dauerhaft beziehen, wenn sich Beanspruchung und Regeneration des Energiehaushaltes in einer ausgewogenen Balance befinden. Jede Einseitigkeit führt hier zu einem früher oder später eintretenden Leistungsabfall. Wenn Sie ganz bewusst Pausen einlegen und sich einen angemessenen Freiraum für Ruhe und Entspannung erhalten, sichern Sie sich damit Ihre Leistungsfähigkeit von morgen. Und solange Sie nicht erst abwarten, bis Ihre Reserven völlig aufgezehrt sind, können Sie selbst bestimmen, wann und wie Sie neue Energie tanken wollen.

Das Energiemanagement lässt sich allerdings nicht allein auf die Formel bringen, dass Arbeit grundsätzlich Energie verbraucht, während Freizeit immer neue Energie hervorbringt. Gerade wer seine Arbeit mit viel Freude und im Rahmen einer effizienten Zeitplanung angeht, kann sehr viel leisten, ohne dabei zwangsläufig in den roten Bereich zu geraten. Dennoch muss jeder Mensch hin und wieder völlig abschalten können und klar abgegrenzte Ruhezeiten jenseits jeglicher Art von Beanspruchung einlegen. Nur so werden Sie sich Ihre Leistungsfähigkeit dauerhaft erhalten und auch Stressphasen unbeschadet überstehen. Denken Sie also immer auch an Ihre ganz persönlichen Bedürfnisse und berücksichtigen Sie dabei die Gegebenheiten Ihrer Konstitution.

Wer trägt die Verantwortung?

Zu Recht wird immer wieder darauf hingewiesen, dass vor allem engagierte, überzeugende und einnehmende Persönlichkeiten mit dauerhaft guten Erfolgen rechnen können. Wer als Führungskraft sich nun jedoch von der als knapp empfundenen Zeit in ein zu enges Korsett pressen lässt, wird ebenso wenig in dieser positiven Weise wahrgenommen wie eine Führungskraft, die ihren persönlichen Energiehaushalt vollkommen ausgeschöpft hat. Aus diesen Gründen ist ein effektives Zeitmanagement für Sie als Führungskraft von gleicher Bedeutung wie ein weitsichtiges Energiemanagement. Der Haushalt mit den Ressourcen Zeit und Energie ist erlernbar, und oft stellen sich schon beachtliche Erfolge ein, wenn Sie eine entsprechende Sensibilität für beide Bereiche entwickeln. Die Voraussetzung dafür ist allerdings eng mit der Fähigkeit bzw. Bereitschaft verknüpft, die Verantwortung für das eigene Handeln zu übernehmen. Doch eben dies ist weitaus weniger selbstverständlich, als es auf den ersten Blick vielleicht erscheinen mag. Dabei ist es ein maßgeblicher Baustein für den persönlichen (und nicht nur unbedingt beruflichen) Erfolg, ganz bewusst und mit voller Verantwortung zu handeln.

Allerdings sieht die Praxis nur zu oft ganz anders aus. Gerade in Unternehmen haben die jeweiligen Mitarbeiter fast immer einen sehr klar abgegrenzten Aufgabenbereich. Die Zuständigkeiten sind hier eindeutig verteilt, und für das, was über die eigene Zuständigkeit hinausgeht, wird oft keine Verantwortung übernommen. Doch auch außerhalb fester Unternehmensstrukturen fehlt es nicht selten an der Verantwortungsbereitschaft. Dies macht sich dann darin bemerkbar, dass wir meinen, den Verhältnissen oder Umständen machtlos ausgeliefert zu sein. Und sind die Rahmenbedingungen schlecht, erhalten wir damit eine hervorragende Möglichkeit, uns selbst aus der Affäre zu ziehen. Bleibt beispielsweise ein Verkaufserfolg aus, sagen wir uns: „Der Kunde war aber auch wirklich schwierig.“ – „Überhaupt war mir der ganze Mensch unsympathisch.“ – „Ich habe mir direkt gedacht, dass es mit dem nichts wird.“ usw.

Unter solchen Voraussetzungen brauchen wir den Blick gar nicht erst auf uns selbst zu richten, weil der „Schuldige“ schnell ausgemacht ist. Und solche Mechanismen haben natürlich fatale Auswirkungen, geht mit ihnen doch die Möglichkeit verloren, aus den eigenen Fehlern zu lernen bzw. das eigene Handeln kritisch zu überprüfen und zu optimieren.

Es ist immer auch ein Akt der Bequemlichkeit, die Verantwortung anderen (oder wenn solche fehlen, sie ganz einfach den widrigen Umständen) in die Schuhe zu schieben.

Die Verantwortung von sich zu weisen, verhindert in vielen Fällen das eigene Vorankommen. Die Verantwortung wird häufig als etwas empfunden, das schwer auf uns lastet. Seltener wird die (Eigen-)Verantwortung als etwas begriffen, das den persönlichen Aktionsradius ungemein erweitern kann. Denn wer die Verantwortung für sich selbst, für seinen beruflichen Erfolg und für das Ganze übernimmt, ist damit weitaus weniger von anderen – guten oder schlechten – Rahmenbedingungen abhängig. Und gerade hierdurch wachsen neue Möglichkeiten und Perspektiven. Auf Grundlage der Eigenverantwortung können Sie selbstständig entscheiden, was zu tun ist, die Initiative ergreifen und aus sich selbst heraus agieren, anstatt nur zu reagieren. Der persönliche Erfolg, frei von äußeren Zufallsfaktoren, beginnt daher immer mit der Bereitschaft, Verantwortung für sich selbst und für das eigene Handeln zu übernehmen – und zwar losgelöst von Rahmenbedingungen, Position, Status und Hierarchie.

Selbstbestimmung ist eines der wesentlichen Resultate der persönlichen Verantwortungsbereitschaft. Und wer selbstbestimmt agiert, läuft weitaus weniger Gefahr, das eigene Vorankommen von Faktoren abhängig zu machen, die sich in der Praxis doch wieder nur als hinderliche Bremsklötze erweisen. Wenn Sie keine Ausreden zulassen, nicht von sich selbst ablenken und weniger äußere Faktoren zur Rechtfertigung des eigenen Handelns heranziehen, sind Sie in der Lage, Ihre Entscheidungen autonom zu treffen und Ihre Zukunft selbstständig zu gestalten.

 

So einfach wie möglich …

Nimmt man die Summe aller Einflussfaktoren, die sich auf Ihren beruflichen Erfolg als Führungskraft auswirken, ergibt sich ein äußerst komplexes, miteinander verwobenes Beziehungsgeflecht. Und gerade als Führungskraft werden Sie fast unaufhörlich mit sehr vielen Anforderungen konfrontiert. Nur selten ist ein Zielpunkt erreicht, an dem Sie sich zurücklehnen und ausruhen können. Wo sich sowohl die Märkte als auch das Umfeld fortwährend ändern, ist es Ihre Aufgabe, jederzeit angemessen zu reagieren. Dafür brauchen Sie einen möglichst klaren Überblick. Doch nicht selten wird der Blick durch die Komplexität getrübt oder sogar ganz verstellt. Hier eindeutige Entscheidungen zu treffen, ist alles andere als eine leichte Aufgabe – zumal in Anbetracht der begrenzten Ressourcen Zeit und Energie.

Die Berufswelt bleibt derweil überaus komplex und lässt sich manchmal kaum noch in angemessener Weise aufschlüsseln. Die Vielzahl und Komplexität der Einflussfaktoren wird daher oft als problematisch empfunden. Als Folge kommt es schnell zum Problemdenken, das schließlich selbst zum Problem werden kann. Die Spannung lässt sich nur nehmen, wenn Sie sich den Anforderungen stellen und dabei den Weg zur Einfachheit zurückfinden.

„Alles sollte so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher.“ Mit diesem Ausspruch hat Albert Einstein bereits die Lösung vorgegeben. Die allgemeine Komplexität lässt sich zwar nicht leugnen, und es wird sich ebenfalls nichts daran ändern lassen, dass Ihr Beruf vielfältige Anforderungen mit sich bringt. Doch brauchen wir die Dinge wirklich nicht komplizierter zu machen als unbedingt nötig.

Wie gesagt: Als Führungskraft werden Sie mit unzähligen Dingen bombardiert, die Sie unbedingt tun sollten. Insbesondere erfolgsorientierte Menschen überlegen beinahe unaufhörlich, was Sie noch machen und wo sie noch ansetzen könnten, um voranzukommen. Und dies hat natürlich seine volle Berechtigung. Doch gehen Sie zwischendurch auch ruhig einmal den umgekehrten Weg und überlegen Sie, an welcher Stelle Sie vereinfachen können. Dafür wiederum braucht es Entschlossenheit und Verantwortungsbereitschaft für das eigene Handeln. Unter diesen Voraussetzungen können Sie selbst entscheiden, was für Sie persönlich wichtig ist und was nicht.

Komplexität entsteht aus der Vielzahl der miteinander verketteten Einflussfaktoren. Vereinfachung kann sich folglich nur aus einer Reduzierung der uns beeinflussenden Faktoren ergeben. Natürlich lassen sich längst nicht alle Wechselwirkungen einfach eliminieren, doch bekanntlich ist weniger oft mehr. Das heißt konkret:

• Setzen Sie sich Ihre persönlichen Prioritäten und konzentrieren Sie sich auf das wirklich Wesentliche.
• Vermeiden Sie unnütze und überflüssige Aktionen, die nur Zeit und Energie verbrauchen, Ihnen jedoch nichts einbringen.
• Gehen Sie nicht den schwierigsten Weg, wenn es auch einen einfachen gibt.
• Reduzieren Sie die Zahl der Abhängigkeiten so weit wie möglich.
• Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie wirklich erreichen wollen. Formulieren Sie solche Ziele in aller Klarheit, um sie konsequent zu verfolgen.
• Fokussieren Sie sich auf das tatsächlich Sinnvolle und Vernünftige, werfen Sie parallel alles Störende und jeden unnötigen Ballast über Bord.

Wir können alles entweder als ungeheures Problem begreifen oder uns unsere Natürlichkeit bewahren und die Dinge mit einer entspannten Leichtigkeit angehen. Und tatsächlich sind wir es oft selbst, die es komplizierter machen, als es ursprünglich ist. Hier kommen nicht selten Gewohnheiten ins Spiel, die uns dabei im Wege stehen, den Anforderungen pragmatisch zu begegnen. Denn sehr häufig wollen wir es selbst gar nicht glauben, dass es auch einfach geht und machen es uns daher selbst weitaus schwieriger als nötig.

Fast schon paradoxe Situationen treten im Alltag immer wieder auf. Denken Sie beispielsweise an die mitunter hochkomplexen Aufschiebtaktiken. Eine letztlich kaum nennenswerte Angelegenheit wird hier so oft und nach allen Regeln der Kunst verschoben und aufgeschoben, bis sie endlich zum echten Problem geworden ist. Erst dann wird sie zähneknirschend erledigt. Anstatt die Sache einfach anzugehen und abzuhaken, wird sie zum Problem erklärt und beschäftigt uns somit manchmal über Wochen oder sogar Monate hinweg.

Derartige Verkomplizierungen durchziehen manchmal unser gesamtes Berufsleben, ohne dass wir es selbst bemerken. Suchen Sie nach solchen Störfaktoren – und vereinfachen Sie!

Ihr Beruf bringt eine Vielzahl von Fähigkeiten mit sich und birgt entsprechend viele Anforderungen, die an Sie gestellt werden. Es gibt also wirklich keinen Grund, die Dinge komplizierter zu machen als absolut notwendig. Wenn Einstein sagt, man solle die Dinge so einfach wie möglich, aber nicht einfacher machen, heißt dies natürlich auch, dass Sie nicht darum herumkommen, sich den tatsächlichen Anforderungen zu stellen. Längst nicht alles lässt sich kurzerhand bagatellisieren. Doch wenn Sie dort vereinfachen, wo es tatsächlich angebracht ist, haben Sie weitaus mehr Kapazitäten frei, um sich mit aller Kraft den echten Anforderungen zu stellen.

Ziehen Sie daraus Konsequenzen für Ihr eigenes berufliches Handeln!