Ich liege nachts wach, weil ich keine Ahnung habe, wie wir die nächsten zwölf Monate überleben.
In einem Kurs lernte ich: Wenn du über etwas Wichtiges nachdenken musst, setzt dir einen Termin in den Kalender. Der Rat klingt toll, doch bei mir verschwinden diese Zeitfenster immer im Kleinklein. Wir arbeiten von jetzt auf gleich. Da geht ständig was schief. Das nervt. Allerdings, wie sollen wir es anders hinbekommen? Am Ende des Tages bleibt bei uns stets was liegen. Und das ist auch gut so. Viel schlimmer wäre ja wohl, uns ginge die Arbeit aus! Oder?
Für die meisten Betriebe, die ich kennenlernen durfte, spiegelt das ihren Alltag. Etliche Unternehmer sagen mir: „Gebhard, ich finde super, was du machst. Aber in den nächsten zwölf Wochen hab ich dafür keinen Slot im Kalender. Und länger schau ich nicht voraus. Wir bleiben in Kontakt!“
Diese Praktik kann für ihre Firma tödlich sein. Keineswegs, da sie mir absagen. Doch sicherlich, weil die meisten überhaupt zu wenig Zeit haben, wenn es um die Zukunft ihres Unternehmens geht. Und das betrifft die ganze Belegschaft.
Das tödliche Gift der Auslastungsgier
Ist Dein Kalender voll, spiegelt er Deine Leistungsfähigkeit. Er steht für Erfolg. Er zeigt die Wirkung, die Deine Firma erzielt. Lücken zeugen von Müßiggang. Sie unterstellen Faulheit. Dieses Bild prägte das zwanzigste Jahrhundert fest in unser Verständnis von Leistung. Das ist wenig verwunderlich. In einer Fertigung können wir ausrechnen, wie viel eine Minute kostet, in der sie steht. Verschiebt sich etwa die Produktion eines neuen Autos oder die Inbetriebnahme eines Flughafens nach hinten. Laufen jeden Tag Millionenverluste auf. Gleiches gilt in Sachen Umweltschutz. LKWs, die leer über unsere Autobahnen rollen, stoßen sinnlos viel CO2 aus. Alles deutet auf eine Regel hin: Volle Auslastung ist gut! Doch Vorsicht, es gibt einen Beweis dafür, wie gefährlich dieser Grundsatz ist.
Dem Stau auf der Spur
Mathematisch heißt es Warteschlangenproblem. Gunter Dueck widmete ihm einen Gutteil seines Buchs „Schwarmdumm“. Es beantwortet die Frage: „Bei welchem Auslastungsgrad steht der Erste in der Warteschlage?“ Rechnerisch ergibt sich da ein Wert zwischen fünfzig und sechzig Prozent. Gerne wird der Supermarkt als Beispiel herangezogen. Eine Kundin betritt ihn. Es gibt einen Kassierer. Die Käuferin nimmt sich die nötige Zeit für ihre Einkäufe. Solange ist die Kasse staufrei. Ja der Mensch dort ist deutlich unter 100% ausgelastet. Er wartet ja darauf, dass seine Kundin bezahlen möchte. Als sie auf den Ausgang zusteuert, kommt der Nächste in den Markt. Während er aussucht, zahlt die Kundin. Bis er raus will, ist die Kasse wieder frei. So sieht ein ineffizientes System aus. Denn der Kassierer sitzt ja regelmäßig rum und wartet auf den Folgekunden. Jetzt treten drei Leute gleichzeitig ein. Selbst wenn sie unterschiedlich lange brauchen, steigt die Chance deutlich an, dass eine:r von ihnen am Ende vor dem Bezahlen in der Schlange ansteht. Das heißt, der Kassierer ist überlastet. Hundert Prozent seiner Kapazität sind zu wenig, um alle Kunden ausreichend schnell zu bedienen. Dies ließe sich durch zwei offene Kassen vermutlich schon vermeiden. Der Preis? Du ahnst es. Ineffizienz. Zwar schaffen wir beim ersten Marktangestellten vielleicht eine Auslastung von achtzig Prozent und mehr. Doch der Zweite hockt wieder einen Teil seiner Zeit unwirksam wartend herum. Logistiker versuchen, diesen Wirkungsverlust zu lösen, indem etwa der unterlastete Kassierer inzwischen Regale einräumt. So wollen wir Betriebswirte uns erneut der Volllast und dem damit verbundenen Glauben an den höchsten Profit nähern. Dieses Szenario gilt mathematisch für alle Systeme. Daher wissen wir, bei einer Auslastung bis fünfzig Prozent entstehen kaum/keine Warteschlangen. Bis ca. siebzig Prozent reicht es für Erholungsphasen. Gerade bei einem dynamischen Zusammenspiel von Faktoren kommt es über siebzig Prozent schnell zu einer Überlastung. Das kann schon die unterschiedliche Kaufdauer auslösen oder die Tatsache, dass jemandem an der Kasse einfällt, dass er die Milch vergessen hat, und sie nur kurz holt. Soweit zum Problem, doch was hat der Supermarkt mit Deiner Firma zu tun?
Eure Zukunft steht in der Warteschlange
Viele meiner Neukunden sterben nach Vollauslastung. Alle Mitarbeitenden, die da sind, sollen in der ganzen Zeit nachvollziehbar für die Firma arbeiten. Es wird kritisch gesehen, wenn eine Monteurin, die am Tag vier Montagen schaffen kann, nur zwei macht. Dasselbe gilt für einen Vertriebsassistenten, der parallel zu seinen Telefonaten keine Angebote erfasst. Dabei können sie es nachrechnen. Steigt die Auslastung über zweidrittel, ist ruckzuck der ganze Laden an seiner Grenze. Zeige ich den Firmen, wie viele ihrer Kunden dadurch warten, gibt es hin und wieder ein Einsehen. Doch die Mehrheit blickt hilflos auf das Problem. Und es wird schlimmer. Denn neben den Kunden steht das Überleben des Unternehmens selbst in der Warteschlange. Ist der Betrieb mit seinem Alltag schon völlig ausgelastet, gibt es keine Zeit, sich sinnvoll darum zu kümmern, veraltete Strukturen zu verbessern oder sich gar der eigenen Zukunft zu widmen. Und wie lösen meine Kunden das jetzt auf?
Wenn es auf die Belegschaft ankommt
Nun, zuerst einmal, in dem alle in der Firma richtig rechnen lernen. Es gibt finanziell eine einfache Aussage, die den ganzen Auslastungsschlamassel auf den Punkt bringt. Idealerweise erreicht der Betrieb seine nötige wirtschaftliche Sicherheit – die Erlöse, abzüglich der Aufwände und Rücklagen, sind größer:gleich null – bei einer Auslastung zwischen fünfzig und sechzig Prozent. Konzentrieren sich Unternehmen darauf, diesen Zustand zu erreichen, entsteht freie Zeit. Sie sollte der gesamten Belegschaft zugutekommen. Dadurch kann sie sich auf die Zukunft einstellen. Etwa, indem sie digitale Geschäftsmodelle einführt. Außerdem verbessert sie schlecht laufende Prozesse oder löst sie ganz durch bessere ab. In einer selbstwirksamen Organisation passiert das, weil hier alle Menschen einen für sie verständlichen Zugang zu den Zahlen haben. Wir nennen das Hausverstand. Zudem gestalten sie ihre Firma aktiv mit. Das läuft bei uns jenseits von Basisdemokratie in das Thema Entscheidungs-Design hinein. Und da es hier keinen Einheitsbrei geben kann, findet jedes Unternehmen seine eigenen Zusammenhänge. Dazu sagen wir Firmen-DNA. So entsteht ein übergreifendes Zusammenspiel zwischen erkennen, verstehen und handeln, das wir Betriebskatalyse nennen. Bei der Alois Heiler GmbH gelang so zeitgleich eine Steigerung der Verkaufspreise um durchschnittlich zwanzig Prozent und eine Senkung des Materialeinsatzes um sechs Prozentpunkte. Die Netsyno GmbH verschafft sich damit einen klaren Vorteil im Empolyer Branding. Andere Anwender senken stetig die Anzahl der Reklamationen pro Kunde oder machen sich unabhängig von toxischen Lieferantenbeziehungen. Dafür brauchen sie keine Krisenstäbe, keine HR-Gurus und keine magischen Projekte. Es klappt, weil Menschen, die verstehen, um was es geht, sinnvoll handeln, wenn sie für das gerade stehen können, was dabei heraus kommt. Im Guten wie im Schlechten.
Gebhard Borck ist der Transformations-Katalysator. Mit seinen aus der Praxis erprobten Denkwerkzeugen löst er konkrete, drängende Probleme. Und Borck ist mehr als ein Berater: Anstatt Luftschlösser zu bauen, deckt er auf, spricht Tacheles. Er ist Speaker, Bestsellerautor, Sparringpartner und gilt als Erfinder echter Fairness in der Wirtschaft.