Sechs Erfolgsfaktoren für co-kreative Zusammenarbeit

Innovationen fallen nicht vom Himmel, Produkte mit echtem Kundennutzen auch nicht. Doch wie schafft man ein Umfeld, in dem Teams richtig gute Produkte entwickeln? Mit co-kreativer Zusammenarbeit gelingt der Rundumschlag. Sie ermöglicht das Zusammenwirken mit Kunden, Partnern und Experten aus unterschiedlichen Fachdisziplinen. Der Design Facilitator Jens Otto Lange illustriert, wie co-kreative Zusammenarbeit gelingt.

Co-kreative Zusammenarbeit beflügeln

Auf den folgenden Seiten mache ich dich mit den sechs Ps bekannt, den Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Projektstarts mit Design Thinking: Purpose, People, Place, Process, Pace und Project beschreiben wünschenswerte organisationale Rahmenbedingungen, um in deinem Workshop co-kreative, synchron arbeitende Teams zu beflügeln und neue Projekte schneller in die Umsetzung zu bringen als mit konventionellen Methoden der Moderation und Projektplanung.

Auf einer höheren Ebene können die sechs Ps auch als Treiber einer post-bürokratischen Organisationskultur verstanden werden, die sich durch schnelle Entscheidungen, Experimentierfreude und Arbeit in bereichsübergreifenden Teams auszeichnet.

Die sechs Erfolgsfaktoren solltest du bei der Vorbereitung deines ersten Workshops frühzeitig im Blick haben. Du brauchst ein lösungsoffenes Ziel (Purpose), den Zugang zu Nutzern und motivierten Teilnehmern aus unterschiedlichen Disziplinen (People), einen offenen, flexiblen Arbeitsraum (Place), ein Prozessmodell für kreatives Arbeiten (Process), den passenden Arbeitsmodus (Pace) und einen Projektsponsor (Project).

Ich stelle die sechs Erfolgsfaktoren in diesem Kapitel zunächst in einem Überblick vor, bevor ich sie in der Folge auf die Planung eines konkreten Workshops herunterbreche.

Erfolgsfaktor Purpose

Warum willst du einen Design Thinking-Workshop ausrichten? Welche Probleme willst du in deinem Workshop lösen? Wer sind die Nutzer, für die du eine Lösung entwickeln willst? Und wie soll es nach dem Workshop weitergehen? Die Antworten auf diese Fragen beschreiben den Purpose deines Workshops.

Lösungsoffen und nutzerzentriert

Dein Workshop braucht ein präzise formuliertes Ziel. Im Design Thinking formulieren wir das Workshop-Ziel als Design Challenge – lösungsoffen formuliert aus der Perspektive potenzieller Nutzer. Mit der Formulierung der Design Challenge legst du bereits vor dem Workshop das Suchfeld fest, in dem sich die Teilnehmer bewegen sollen. Was so trivial klingt, ist in der Praxis gar nicht so einfach, denn wir sind darauf trainiert, immer sofort in Lösungen zu denken, ohne zunächst das Problem zu definieren, das wir lösen wollen.
Im Design Thinking ist der Nutzer Ausgangspunkt aller Überlegungen. Damit ist Design Thinking die passende Methode für die Entwicklung von Innovationen in einer Wirtschaft, in der der Wettbewerb an jeder Ecke lauert.

Schwerpunkt Digitalisierung

Design Thinking ist eine generische Methode. Sie eignet sich nicht nur für die Entwicklung von Produkt- undServiceideen, sondern auch für die Gestaltung von Unternehmensprozessen und Organisationen bis hin zur Gestaltung des eigenen Lebens im Kontext von Personal Coaching. In diesem Buch konzentrieren wir uns auf die Anwendung von Design Thinking im Unternehmen im Kontext der Digitalisierung, um Projekte für die Entwicklung neuer Produkte, Services oder Prozesse zu starten. 

Erfolgsfaktor People

Seit den Siebzigerjahren des letzten Jahrhunderts hat sich Marketing als eigenständige Disziplin in Unternehmen und Hochschulen etabliert. Kunden- und Bedarfsorientierung sollte daher eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Doch leider kommt es in Organisationen noch immer vor, dass neue Produkte, Services und Prozesse am Bedarf vorbei entwickelt werden. Häufig dominieren ehrgeizige Umsatzziele und die Faszination technischer Möglichkeiten die Entwicklung. Oder Innenpolitik und Meinungen beherrschen das Handeln. Da gerät der Mensch als Nutzer einer Lösung zuweilen aus dem Blick. Mit Design Thinking kannst du gegensteuern, indem du den Menschen und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellst. Der Erfolgsfaktor People – Designer sprechen auch von Human Factors – verweist auf die zwei menschzentrierten Dimensionen des Design Thinking: die Einbeziehung von potenziellen Nutzern in die Lösungsfindung und die Zusammenarbeit in cross-funktionalen Teams.

Nutzer einbeziehen

Der Nutzer oder User, das sind die Menschen, für deren Bedürfnisse und Probleme du im Design Thinking-Prozess eine Lösung erarbeitest. Die Orientierung am Nutzer verweist auf die Wurzeln des Design Thinking im Industrial und Interaction Design. Dort ist die Beschäftigung mit dem Nutzer bereits seit Jahrzehnten Ausgangspunkt der Entwurfsphase. Dahinter steckt die Haltung, dass es bei jeder neuen Lösung letztendlich um die Zufriedenheit und Befriedigung von Bedürfnissen derjenigen geht, die sie benutzen. Dabei ist der Nutzer nicht immer gleichbedeutend mit dem Kunden. Ein Beispiel sind Spielzeuge für Kinder. Nutzer sind die Kinder selbst, doch die Kunden sind in den meisten Fällen die Eltern und Großeltern

Im Design Thinking-Prozess beschäftigen sich die Teilnehmer in zwei Phasen intensiv mit Nutzern und Kunden: In der Forschungsphase explorieren sie mit qualitativen Methoden deren Ziele und Bedürfnisse. In der Testphase geben Nutzer oder Kunden Feedback zur Lösungsidee, sodass Teams frühzeitig abschätzen können, ob sie auf dem richtigen Weg sind.
Häufig wird auf die Einbindung echter Kunden und Nutzer verzichtet. Gründe dafür sind mangelnde Vorbereitung, ein als zu hoch empfundener Organisationsaufwand und Hemmungen, die eigenen Kunden mit unfertigen Konzepten zu konfrontieren. Doch ohne Vertreter des Zielsegments im Workshop verpassen die Teilnehmer den Impuls eines Perspektivwechsels und die Chance zur Einfühlung in deren Situation, Emotionen und Gedanken. Je früher sich die Organisation damit beschäftigt, wer der Nutzer und Kunde sein soll und wie er in einen Design Thinking-Prozess eingebunden werden kann, desto größer ist die Chance, dass im Workshop bislang unerkannte Bedürfnisse entdeckt werden.

Cross-funktionale Teams aufstellen

Design Thinking gewinnt seine Schöpfungskraft aus der Vielfalt und dem abgestimmten Zusammenwirken von Teilnehmern aus unterschiedlichen Disziplinen. Gruppen entwickeln Ideen schneller und erfolgreicher als Einzelpersonen. Das Problem des Nutzers fest im Blick, lebt Design Thinking von bunt gemischten, diversen Teams, die gemeinsam an der Lösung arbeiten. Ihre jeweiligen Perspektiven ermöglichen eine Rundumausleuchtung von Problem- und Lösungsraum. Diversität verhindert blinde Flecken. Cross-funktionale Teams sind eher in der Lage, eingefahrene Denkschablonen zu durchbrechen, da unterschiedliche Fachkompetenzen um den besten Weg zur Lösung ringen und sich wechselseitig inspirieren. Cross-funktionale Teams minimieren das Risiko von Fehleinschätzungen und vergrößern das Spektrum an Ideen und Lösungsoptionen.

Selbstorganisierte, hierarchiefreie Teamarbeit

Design Thinking-Teams sind selbstorganisiert. Es gibt keine vorgegebenen Leitungsrollen oder Hierarchien. Jeder hat die gleiche Stimme, jeder Beitrag ist wertvoll. Gemeinsam arbeiten sie im vorgegebenen Zeit- und Prozessrahmen daran, eine Lösung für die vorab formulierte Design Challenge zu entwickeln.
Hierarchiefreie Zusammenarbeit erfordert sehr viel Kommunikation und aktives Zuhören, da die Teilnehmer sich aufgrund ihrer Herkunft aus unterschiedlichen Abteilungen und Fachgebieten einspielen müssen, um fachsprachliche Grenzen zu überwinden.

Erfolgsfaktor Place

Auch wenn die Ideen im Kopf des Einzelnen entstehen, so braucht der Mensch doch Raum zum Denken. Arbeitsräume erzeugen Stimmungen und Emotionen und wirken so unmittelbar auf die Arbeitsleistung – im positiven wie im negativen Sinne. Design Thinking baut auf Emotionen und schnelle Perspektivwechsel, es braucht Platz und Raum für Bewegung.
Mit dem Erfolgsfaktor Place schaffst du das räumliche Umfeld für kreatives Arbeiten. Der Workshop-Raum sollte in Grundriss, Lage und Aufbau den Design Thinking-Arbeitsmodus bestmöglich unterstützen.

Neutraler, flexibler Workshop-Raum

Ideal ist ein leerer, neutraler Raum mit quadratischem, leicht rechteckigem, rundem oder L-förmigem Grundriss. Ungeeignet sind lang gezogene, verwinkelte Räume sowie Räume, die unverrückbares Mobiliar enthalten. Pro Teilnehmer sollten mindestens fünf Quadratmeter Fläche bereitstehen. Der Raum sollte hell und natürlich belüftet sein. Auch eine schallarme, dämpfende Akustik spielt eine große Rolle für das Wohlfühlklima einer Workshop-Gruppe.

Vorhandene Räume nutzen

Sollen organisationseigene Räume genutzt werden, ist Improvisation gefragt. Es darf durchaus auch ein großzügiger Lobby- oder Eingangsbereich, eine Kantine, eine Werkshalle oder ein Lagerraum sein, sofern die räumlichen Anforderungen erfüllt werden.
Gibt es in deiner Organisation spezielle Räume für Kreation und Innovation, sind diese natürlich die erste Wahl. Darin gibt es meistens spezielles Mobiliar, das kreatives Arbeiten bestmöglich unterstützt. Wenn sich kein geeigneter Raum finden lässt, kannst du einen externen Raum anmieten.

Erfolgsfaktor Process

Erst der Nutzer, dann das Produkt: Eine große Leistung von Design Thinking besteht darin, dass es das intuitive Vorgehen von Designern in ein nachvollziehbares Kreativprozessmodell überführt, das auch für Nicht-Designer zugänglich ist. Die Gestaltung des Erfolgsfaktors Process gehört zu deinen zentralen Aufgaben als Designfacilitator.

Double Diamond – generischer Designprozess

Das Vorgehensmodell des Design Thinking spiegelt einen empirischen, agilen Innovationsprozess, der über Nutzertests neue Erkenntnisse gewinnt, um die Prototypen der Lösung schrittweise zu verfeinern. Dabei kann es auch notwendig werden, nochmals in eine frühere Phase des Prozesses zurückzuspringen – etwa weil die ursprüngliche Problemformulierung aufgrund neuer Erkenntnisse und Einsichten, sogenannter Insights, nochmals revidiert werden muss. Das Vorgehensmodell wird je nach Autor unterschiedlich visualisiert. Allen Modellen ist gemeinsam, dass sich der kreative Konzeptfindungsprozess in eine Phase der Problemanalyse (Problemraum) und in eine Phase der Lösungsfindung (Lösungsraum) gliedert.

Erfolgsfaktor Pace (Tempo)

Workshops eignen sich für die Lösung komplexer Probleme in kurzer Zeit. Sie befördern den Austausch von Wissen und Ideen, indem sie komplexen sozialen Interaktionen zwischen Menschen kontrolliert Raum geben. Der Prozess des Design Thinkings oszilliert zwischen divergenten Phasen des Sammelns und Findens und konvergenten Phasen des Bewertens und Entscheidens. Diesen Modi-Wechsel vollziehen die Teams sowohl während der Exploration des Problemraums als auch bei der Lösungsfindung. Eine besondere Herausforderung liegt darin, einen abgestimmten Rhythmus zwischen den verschiedenen Phasen und Modi zu finden. Als Designfacilitator hast du starken Einfluss auf den Pace – auf Tempo und Rhythmus – deines Workshops.

Workshop-Dramaturgie

Die Stimmungslage einer Workshop-Gruppe im Design Thinking-Modus folgt einem gut vorhersehbaren Spannungsbogen. Am Anfang sind Neugierde und Aufgeschlossenheit spürbar, bei ungeübten Teams auch Verwirrung über die Herangehensweise von Design Thinking. Haben sich die Teams gefunden und eingespielt, sind in den Modi Thema verstehen, beobachten und einfühlen sowie Blickwinkel definieren analytisches Denken und konzentrierter Austausch gefragt. In dieser Arbeitsphase wirkt das Team oft angestrengt – besonders dann, wenn es darum geht, Schlüsse aus den Ergebnissen der Nutzerforschung zu ziehen und sich zu entscheiden, welcher Blickwinkel auf das gefundene Problem eingenommen werden soll.

Takt halten mit Timeboxing

Ähnlich wie ein DJ steuerst du als Designfacilitator Tempo, Fluss, Momentum und zeitlichen Takt des Workshops. Mit vorgegebenen Zeiteinheiten (Timeboxing) hilfst du den Teams durch den Prozess. Teilnehmer tun sich zuweilen schwer, eine Aufgabe in der vorgegebenen Zeit zu bearbeiten. Viele leisten Widerstand, wenn die Timebox abgelaufen ist, und bitten um mehr Zeit. Bitte im Gegenzug um eine Schätzung für die benötigte Nachspielzeit und gib sie an die gesamte Workshop-Gruppe weiter. Führe das Pareto-Prinzip als Arbeitsvereinbarung ein und weise darauf hin, falls du dem Nachspielwunsch der Teams aus Zeitgründen nicht nachkommen willst.