Die sieben Todsünden des Präsentierens

Die Mitarbeiter machen es, der Chef macht es – wer Vorankommen will muss präsentieren. Und die meisten dieser Präsentationen haben einiges gemeinsam: Sie sind mit PowerPoint erstellt und rechtfertigen weder den Aufwand des Erstellens noch die Zeit des Zuhörens. Doch woran liegt es, dass viele Präsentationen so schlecht sind? Prof. Dr. Peter Daiser illustriert die sieben Todsünden des Präsentierens …

Obwohl ich schon unzählige Präsentationen begleiten, sehen und halten durfte, habe ich meine Begeisterung für diese Kommunikationsform nie verloren. Ich mag das Gefühl, dieses leichte Kribbeln, das man kurz vor Vortragsbeginn verspürt, freue mich, meine Erkenntnisse mit dem Publikum zu teilen und nutze jede Gelegenheit, mir die Präsentationen von anderen anzusehen, um neue Einblicke und Erfahrungen zu gewinnen. Leider treffe ich allzu oft auf Präsentationen, die weder den Aufwand ihrer Erstellung noch die Zeit des Zuhörens rechtfertigen.

Woran liegt es, dass viele Präsentationen so schlecht sind? Ich glaube, dass es sich in erster Linie um eine Aneinanderreihung einiger grober Fehler handelt, die dazu führt, dass viele Präsentationen ihre Wirkung verfehlen. Wenn du diese elementaren Fehler vermeidest, kannst du gemäß meiner Einschätzung bereits eine Präsentation gestalten, die auf eine sehr positive Resonanz beim Publikum stößt. Damit dir solche elementaren Präsentationsprobleme und Kommunikationskiller nicht unterkommen, schau dir die folgenden sieben Todsünden des Präsentierens an.

1. Formmangel

Ein Formmangel liegt vor, wenn das Thema nicht zur Kommunikationsform der Präsentation passt. Damit ist gemeint, dass sich nicht jedes Thema für eine Präsentation eignet. Die Präsentation ist nicht immer das beste Mittel der Wahl. Manchmal ist es einfach effizienter und effektiver, eine andere Form der Kommunikation zu wählen. Beispielsweise kann ein kurzes formloses Treffen in der Kaffeeküche ausreichen, um ein Thema in einer kleinen Gruppe zu klären.

Edward Tufte, einer der genialsten Köpfe unserer Zeit für die Aufbereitung und Vermittlung von Informationen, geht sogar noch einen Schritt weiter. Er kritisiert, dass Slideware einen schrittweisen Denkstil fördere (Folie für Folie), der zu einem signifikanten Informationsverlust führe (Tufte 2006). Mit seiner Analyse legt er den Finger in die Wunde: Slideware ist nicht dazu gedacht, Wissen und detaillierte Information zu vermitteln. Dafür gibt es entsprechende Dokumente, wie zum Beispiel Berichte oder Lehrbücher. Sie erlauben es, dem Leser tiefer gehende und/oder weiterreichende Gedankengänge in strukturierter Form zu vermitteln.

Der Amazon-Gründer Jeff Bezos glaubt ebenfalls, dass Slideware in Summe keine effektive Methode zur Kommunikation von Inhalten ist. Er untersagt daher den Einsatz im Unternehmen und weist seine Mitarbeiter an, Memos zu verfassen, die zu Beginn eines Meetings von allen Teilnehmern konzentriert gelesen werden. Anschließend diskutieren sie die Inhalte und suchen gemeinsam nach Lösungen (Standard 2018).

Auch wenn der Erfolg Amazon in vielen Dingen recht gibt, halte ich diese Vorgehensweise für zu drakonisch, da sich das Unternehmen mit dem generellen Verzicht auf Präsentationen eines in manchen Fällen hilfreichen Kommunikationsmittels beraubt. Doch Amazon macht deutlich, dass ein unreflektierter, übermäßiger Einsatz von Slideware, wie er in vielen Organisationen gepflegt wird, auch nicht der richtige Weg ist. Ich halte es für sinnvoller, die Menschen für den richtigen Einsatz von Slideware zu sensibilisieren und sie für die Anwendung von unterschiedlichen Kommunikationsmitteln zu qualifizieren, damit sie in der jeweiligen Situation das richtige Kommunikationsmedium bewusst auswählen. Denn für jemanden, der nur einen Hammer hat, sieht letzten Endes alles aus wie ein Nagel (Maslow 1966).

Gleiches gilt für Abbildungen, Tabellen und Medieneinsatz in Präsentationen. Wenn die Darstellung nicht zu den Aussagen passt, die transportiert werden sollen, dann ist das für die Zuhörer störend oder irreführend. Mach es deinen Zuhörern einfach, dir zu folgen. Setz die Mittel ein, die dich und deine Aussagen unterstützen. Alles, das dazu keinen Beitrag leistet, stört und ist fehl am Platz.

2. Defizite in der Empfängerorientierung

Viele Präsentationen leiden unter dem Problem, dass sie von jemandem ausgearbeitet wurden, der ein wahrer Kenner seines Faches ist, jedoch vergisst, dass seine Zuhörer keine Experten in der vorgestellten Thematik sind. Solche Situationen erlebe ich häufig, wenn beispielsweise Ärzte, Informatiker, Ingenieure oder Rechtsanwälte vor fachfremdem Publikum sprechen. Wenn das Publikum das Vokabular nicht kennt und die Folien nur so vor Fachwörter strotzen, ist der kommunikative Misserfolg vorprogrammiert. Gleiches gilt für Selbstdarsteller, die sich als Helden ihres Faches präsentieren möchten. Es geht nicht um den Vortragenden, sondern um die Zuhörer. Sie stehen im Fokus und an sie sind die Inhalte zu richten.

Unabhängig von der fachlichen Expertise, sind Präsentationen auch auf persönliche Vorlieben zu hinterfragen. Lass mich das an einem kurzen Beispiel erklären: Eine gute Bekannte von mir – es handelt sich um eine ausgesprochen attraktive Frau, die es wirklich versteht, sich in Szene zu setzen – ist der festen Überzeugung, sie wüsste ziemlich genau, was schön ist und was nicht. In Anbetracht des stets positiven Feedbacks, das sie aus ihrem Umfeld erhält, ist diese Einstellung wenig verwunderlich. Die Frage ist jedoch, ob dies außerhalb ihres persönlichen Bezugssystems gleichermaßen der Fall ist. Stell dir vor, dass sich diese durchgestylte, luxuriös gekleidete Dame, mit ihrem von Schlammpackungen, Fitnessstudioqualen und Dauerdiät gezeichneten makellosen Körper, mit einem von oben bis unten tätowierten Musiker zum Thema »Schönheit« unterhält. Ich denke, dass sich die beiden in zahlreichen Punkten uneinig wären. Daher ist es unerlässlich, sich ein Bild vom Publikum zu machen: Du musst dir klar darüber sein, wer dort sitzt und was diese Menschen bewegt.

In einem meiner Vorträge wurde ich an dieser Stelle darauf angesprochen, dass es sich um ein doch sehr konstruiertes Beispiel handele. Den gravierenden Unterschied zwischen den beiden Personen habe ich bewusst überzeichnet, um die mögliche Diskrepanz zwischen der Vorstellungswelt des Präsentierenden und der Vorstellungswelt des Publikums aufzuzeigen. Die Quintessenz ist: schließe niemals von dir auf andere.

Du glaubst, du kennst den Geschmack der anderen? Dann mach bitte beim nächsten Stadtbesuch folgendes Experiment: Gehe bewusst mit offenen Augen durch die Fußgängerzone, indem du versuchst, deine selektive Wahrnehmung auszuschalten. Zwinge dich dazu, dir alle Teile anzusehen, die im Schaufenster stehen. Frag dich bei jedem Fenster, wie viele Teile dir gefallen, welche dir nicht gefallen und welche du scheußlich findest – du wirst feststellen, dass dir meist nur ein kleiner Teil der ausgestellten Waren gefällt. Dennoch verkaufen sich auch die Teile, die dir nicht zusagen. Falls du dieses Experiment auf die Spitze treiben willst, wiederhole es auf einen Flohmarkt. Und ja, die Sachen, die dort liegen, haben Menschen einmal gekauft, weil sie sie gut fanden. Zusammenfassend: Nie von sich auf andere schließen – der Kölner würde sagen: »Jede Jeck is anders«.

3. Einsiedlersyndrom

Ein weiteres typisches Präsentationsproblem, auf das ich häufig stoße, ist das Einsiedlersyndrom. Der Vortragende schafft es einfach nicht, das Publikum abzuholen und seine Botschaften erreichen die Adressaten nicht. Entweder verlieren Vortragende ihr Publikum bereits zu Beginn, bei der Erläuterung der Ausgangssituation und der Problemstellung, oder der Zuhörer wird im Hauptteil der Präsentation abgehängt, weil die Vortragenden beispielsweise unzureichend oder zu kompliziert argumentieren – oder sie entledigen sich des Zuhörers gar am Schluss des Vortrags, weil essenzielle Kernbotschaften fehlen. Das Publikum verlässt den Raum und denkt sich: »So what?«

Wenn ich mit den Vortragenden anschließend ins Gespräch gehe, sind die Betroffenen meistens ratlos. Sie haben sehr viel Zeit in die Präsentation investiert, tolle Bilder und Beispiele herausgesucht und ansprechende Folien designt. Dennoch haben sie es nicht geschafft, ihre Inhalte dem Publikum zu vermitteln. Danach frage ich sie, wie sie bei der Vorbereitung und Erstellung der Präsentation vorgegangen sind. In der Regel erhalte ich dann als Antwort: »Ich habe mich sofort an die Präsentation gemacht und mich gut auf meinen Auftritt vorbereitet. Zuerst habe ich viele Informationen zum Thema gesucht und diese systematisch in meine Folien kopiert. Als ich der Meinung war, dass ich einen guten Überblick über das Thema hatte, habe ich die Informationen sortiert und die Story jeden Tag ein bisschen verbessert – so lange, bis ich damit voll und ganz zufrieden war. Zwei Wochen lang habe ich jetzt jeden Tag mehrere Stunden in meine Unterlagen gesteckt; und was ist dabei rausgekommen? Viel Arbeit für nichts.«

Fleiß ist nicht das Problem: Das Problem steckt im Arbeitsprozess. Die Vortragenden eignen sich im Rahmen der Informationsrecherche ein fundiertes Wissen über das Thema an und strukturieren die Informationen unterbewusst zu ihren Zwecken. Dabei gehen jedoch Ziel und Zweck der Präsentation unter und die Vortragenden verlieren die Informationsbedürfnisse der Zuhörer aus den Augen. Sie waren daher überzeugt, eine großartige Präsentation zu kreieren; für ihre persönlichen Bedürfnisse war sie das auch, jedoch haben sie de facto an den tatsächlichen Informationsbedürfnissen ihrer Zuhörer vorbeigearbeitet.

4. Aktivitätsfalle

Immer wieder höre ich die Aussage, dass die Präsentation doch nicht so schlecht gewesen sein kann; man hätte so viel Arbeit in den Vortrag investiert. Hierbei handelt es sich um die Aktivitätsfälle. Mit anderen Worten: Die Vortragenden bewerten die Qualität ihres Vortrags nach dem Umfang der in die Präsentation investierten Arbeit. Sie sind aufgrund des enormen von ihnen betriebenen Aufwands davon überzeugt, eine großartige Unterlage erstellt zu haben. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um den sogenannten Trugschluss der versenkten Kosten, der uns Menschen dazu verleitet, die Kosten und Mühen der Vergangenheit als Maßstab für eine Leistung in der Gegenwart heranzuziehen. Anstatt unsere Leistung rational zu hinterfragen, rechtfertigen wir das Ergebnis unterbewusst mit dem bereits investierten Aufwand. Wenn beispielsweise eine Person wochenlang intensiv an einer Präsentation arbeitet, fällt es ihr in der Regel mit jedem investierten Tag schwerer, Kritik daran zuzulassen, da sie sich eingestehen müsste, viel Arbeit umsonst investiert zu haben. So hilfreich diese unterbewusste Funktion unserer Psyche für unser tägliches Leben ist, so schädlich kann sie leider bei der Präsentationsvorbereitung sein.

Vor diesem Hintergrund ist es unerlässlich, den Denkprozess vom Arbeitsschritt der Folienerstellung zu trennen (Hackenberg, Leminsky & Schulz-Wolfgramm 2017). Beim Denkprozess geht es darum, sich intensiv in das Thema einzuarbeiten und es zunächst selbst sachlogisch zu durchdringen, ohne in Präsentationsstrukturen zu denken. Wie bei einer Hausarbeit in der Schule oder im Studium werden die relevanten Informationen gesucht, gefiltert und sortiert. Auf dieser Grundlage werden die wesentlichen Argumente, Botschaften und Erkenntnisse abgeleitet und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht.

Während des Denkprozesses solltest du dich von jeglicher Slideware fernhalten. Ich durfte in den letzten Jahren mit vielen herausragenden Vortragsrednern zusammenarbeiten und sie alle hatten eines gemeinsam: Sie benutzten für den Denkprozess die Hilfsmittel der alten Schule (zum Beispiel Bleistift, Papier, Buntstifte, Highlighter, Kärtchen, Pinnwand, Haftnotizen, Tafel, Whiteboard). Auf diese Weise stellten sie sicher, dass ihr Denk- vom Folienerstellungsprozess getrennt war.

5. Informationsüberfluss

Kennst du die Volksweisheit »Die Menge macht das Gift«? Zahlreiche Präsentationen leiden an einem Überfluss an Information. Das gilt natürlich auch für andere Kommunikationsmittel wie Reden, Berichte oder Studien. Es ist typisch für unsere Zeit, dass wir als Empfänger von Informationen in Inhalten ertrinken. Relevantes geht in der Masse unter und die Zuhörer erliegen einem Information Overkill.

Im schlimmsten Fall sind die Folien im Medikamenten-Beipackzettel-Stil verfasst, sodass selbst bei den Strebern aus der ersten Reihe der Tilt-Mechanismus einsetzt, weil sie der Versuchung nicht widerstehen können, sämtliche Inhalte aufzunehmen und zu verarbeiten. Der Rest des Publikums hat schon lange abgeschaltet und wartet sehnlichst auf die Abschlussfolie »Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit« sowie den mehrseitigen Haftungsausschluss, der ein für alle Mal das Ende der Chartokalypse einläutet. Ein echtes Worst-Case-Szenario.

Ich habe mich schon oft gefragt, wie es zu diesen tragischen Situationen kommt. Wie meist in der Soziologie handelt es sich wahrscheinlich um mehrere Faktoren, die dazu beitragen. Ein Faktor kann das Streben nach vollständiger Information sein. In Schule und Studium wird die Mantra gelebt, dass gute Entscheidungen nur unter vollständiger Information getroffen werden können. Das ist eine Illusion: Es gibt keine vollständigen Informationen. Was dadurch ins Hintertreffen gerät ist die Gewichtung und Bewertung verfügbarer Informationen. Es wird viel zu wenig und viel zu selten hinterfragt, welches Wissen für die anstehende Aufgabe tatsächlich relevant ist. Die Folge ist ein Information Overkill, bei dem die Zuhörer den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen.

Ein guter Indikator für solche Situationen sind Präsentationen, die nicht mehr zu überblickende Anhänge und/oder mehrseitige Haftungsausschlüsse aufweisen. Dann liegt der Schluss nahe, dass es sich um eine Absicherungsstrategie handelt. Der Vortragende möchte auf jeden erdenklichen Fall vorbereitet sein und eine »beschützende Folie« an die Wand werfen, die einer mentalen Geh-aus-dem-Gefängnis-Karte beim Monopolyspiel gleichkommt.

Die Frage, die ich mir bei dieser Strategie stelle: »Welche Wirkung soll damit beim Publikum erzeugt werden?« Ein Vortragender, der sich hinter seinen Folien verstecken muss, kann keine Wirkung erzielen. Schlimmer noch: Die informationsüberladenen Folien zwingen die Zuhörer zum Lesen und lenken damit die Aufmerksamkeit – weg vom Vortragenden – auf die hell erleuchtete Leinwand. Vermutlich machen sich die Ersteller solcher Präsentationen einfach wenig Gedanken zur Wirkung ihrer Präsentationen, da das subjektive Angstempfinden, irgendetwas könnte in der Unterlage fehlen, alles überschattet.

Neben meiner wissenschaftlichen Tätigkeit berate ich seit vielen Jahren auch private und öffentliche Organisationen. Einer meiner Mandanten hatte einmal ein derartiges Problem. Im Laufe der Zeit hatte sich in seinem Unternehmen die Angst breitgemacht, dass ein Kunde Informationen aus der Verkaufspräsentation missverstehen und daraus Ansprüche geltend machen könnte. Diese Situation führte dazu, dass der Umfang des in der Präsentation enthaltenen Haftungsausschlusses von Woche zu Woche zunahm. Zwischenzeitlich beschwerten sich die Kunden meines Mandanten, da sie keine Lust hatten, seitenlange Haftungsausschlüsse in Schriftgröße acht durchzuarbeiten. Gleichzeitig litt die Glaubwürdigkeit des Unternehmens, da sie in der Branche schon als »Angsthasen« wahrgenommen wurden. Sprüche wie »Diese Kaulquappennummerierer brauchst du nur zu fragen, falls du mal wissen möchtest, wie etwas nicht geht« machten die Runde.

Wie du dir sicherlich vorstellen kannst, hatte dieses Image eine geschäftsschädigende Wirkung auf das Unternehmen, die mit Werbung und PR allein nicht mehr in den Griff zu bekommen war. Die Geschäftsführung entschied sich zu einem umfassenden Transformationsprojekt, um die über Jahre gewachsene Angstkultur von innen heraus zu wandeln.

Ein wichtiger Baustein dieses Projektes war die Neukonzeption des Haftungsausschlusses. An diesem Punkt beschritten wir ganz neue Wege und haben die bisherige Vorgehensweise auf den Kopf gestellt. Anstelle eines Haftungsausschlusses, der Anspruch auf Vollständigkeit erhebt und jeden erdenklichen missverständlichen Fall abdeckt, wurden die Folienvorlagen auf die wesentlichen Kernbotschaften reduziert und das Statement »Diese Unterlage ist ohne unsere mündlichen Erläuterungen nicht vollständig« ersetzte fortan den Haftungsausschluss in der Präsentation. Die Details erhielten die Kunden mit dem dazugehörigen schriftlichen Angebot.

Sicherlich gibt es zahlreiche weitere Gründe, die ihren Beitrag zu informationsüberladenen Präsentationen leisten. Aber ich denke, dass an dieser Stelle klar sein dürfte, auf was ich hinaus möchte: Eine Präsentation, die zu lang, zu detailliert, zu kompliziert und/oder zu umfassend ist, kann keine Wirkung beim Publikum entfalten. Das betrifft insbesondere textlastige und kleinteilige Präsentationen. Denke immer daran: Du hältst eine Präsentation und keine Vor- oder Buchlesung.

6. Überzeugungsschwäche

Vortragende, die es nicht schaffen, die Inhalte einer Präsentation überzeugend darzustellen, sind ein weiteres fundamentales Hindernis auf dem Weg zu einem wirkungsvollen Vortrag. Bitte versteh mich nicht falsch. Ich stelle nicht den Anspruch, dass alle Vortragenden geborene Redner sein müssen, die es schaffen, die Massen zu begeistern. Du musst kein John F. Kennedy, Martin Luther King oder Steve Jobs sein, um dein Publikum abzuholen und zu begeistern. Eine gute Vorbereitung, ein professioneller Auftritt und das Umschiffen der gröbsten Fehler reichen in der Regel völlig aus, um die gewünschte Wirkung bei den Zuhörern zu entfalten.

Ein weiterer wichtiger Schritt zu mehr Wirkung ist die Erkenntnis, dass Inhalt alleine nicht ausreicht: Stimme, Körpersprache, Haltung und äußeres Erscheinungsbild verkaufen unsere Gedanken mit. Mit anderen Worten: Sprich so, dass du verstanden wirst. Steh auf, zeig Haltung, lies deine Rede nicht ab und versteck dich nicht hinter einem Rednerpult. Stell dich dorthin, wo das Publikum dich sieht, du deine Folien nicht verdeckst und achte auf adäquate Kleidung. Last but not least, bleib ungekünstelt: Die Zuhörer merken es sofort, wenn du anfängst zu schauspielern und vorgeben willst, jemand zu sein, der du nicht bist.

7. Mangelnde Einbindung von Entscheidern

Wenn Präsentationen Entscheidungen herbeiführen sollen, steigt das Risiko des Vortragenden. Das ergibt sich aus der besonderen Situation. Denn wenn du mit deinen Argumenten einen Entscheider vor dem versammelten Publikum in Zugzwang bringst, kann dies zu unschönen Reaktionen führen. Ein Fehler, den ich bei Präsentationen häufig beobachte, ist, dass die oder der Vortragende die Entscheidungsträger im Vorfeld der Präsentation nicht ausreichend einbinden. Die Vortragenden sind offensichtlich so mit der Vorbereitung ihrer Präsentation beschäftigt, dass sie nicht daran denken, die für die Entscheidung verantwortliche Person frühzeitig mit an Bord zu nehmen. Das kann zu bösen Überraschungen führen. Professionelle Presenter werden keine Präsentation halten, die eine Aktion oder Entscheidung von einem der Empfänger einfordert, ohne dass dieses im Vorfeld abgestimmt ist. Das Credo der Präsentationsprofis lautet: »Design to Result«.

Vielleicht fragst du dich jetzt, welchen Sinn eine Präsentation überhaupt noch hat, wenn die Inhalte bereits im Vorfeld abgestimmt sind? Die Präsentation ist ein Hilfsmittel, das dir oder den Entscheidern dabei hilft, eine Entscheidung offiziell in die Organisation zu tragen. Wenn du daher mit deiner Präsentation eine oder mehrere Entscheidungen herbeiführen möchtest, ist es sehr empfehlenswert, die Entscheider frühzeitig einzubinden, um negativen Reaktionen vorzubeugen. Die Konsequenz, dass deine Präsentation für einige der Teilnehmer in diesem Fall nur noch Makulatur ist, sollte dich nicht weiter stören. Es geht darum, dein Ziel zu erreichen.

Falls du keine Möglichkeit hast, Schlüsselpersonen und Entscheider vorab in die Präsentation einzubinden, dann versuch zumindest, so viel Information wie möglich über diese Personen in Erfahrung zu bringen. Auf diese Weise kannst du in der Regel viel über deren Interessen und Befindlichkeiten lernen und deine Ausführungen nach bestem Wissen und Gewissen darauf ausrichten.