Worauf kommt es bei einer guten Präsentation an? Um das herauszufinden, lösen wir uns von den Details und betrachten die Aufgabe des Vortragenden aus einer Metaebene: Das Grundkonzept einer Präsentation besteht darin, dass ein Sender spezifische Signale und Zeichenfolgen in kodifizierter Form an einen Empfänger übermittelt, um ein konkretes Ziel zu erreichen.
Was bedeutet das konkret?
Das bedeutet, dass du in deiner Rolle als Vortragender Information hast, die du deinen Zuhörern zielgerichtet kommunizieren musst. Das entscheidende Wort in diesem Zusammenhang ist »zielgerichtet«. Denn der Empfänger ist bequem und hat keine Lust auf schwere Kost – und jetzt mal unter uns, es ist auch nicht die Aufgabe des Empfängers, sich übermäßig anzustrengen, um deine Message zu verstehen; das ist deine Aufgabe. Deine Ausführungen müssen leicht verständlich, einfach nachvollziehbar und überzeugend sein. Mit anderen Worten, du bist dafür zuständig, dass die Zuhörer dir folgen können.
In diesem Zusammenhang ist ein weiterer wichtiger Kommunikationsaspekt zu berücksichtigen, da jede deine Äußerungen stets mehr als eine Botschaft enthält. Wer sich dieser Situation nicht bewusst ist, riskiert Missverständnisse und Kommunikationskonflikte. Das erläutere ich kurz am Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun, das Nachrichten vier Kommunikationsaspekte zuschreibt: Sachinformation, Appell, Selbstoffenbarung und Beziehung (vergleiche im Folgenden Schulz von Thun 1981).
Das Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun schreibt Nachrichten insgesamt vier Kommunikationsaspekte zu: Sachinformation, Appell, Selbstoffenbarung und Beziehung:
Die Sachinformation beschreibt den Inhalt der Nachricht, sozusagen das, über das der Sender den Empfänger informieren möchte. Gleichzeitig gibt der Sender mit der Nachricht an den Empfänger etwas von sich preis. Hierbei handelt es sich um den Aspekt der Selbstoffenbarung. Der Aspekt des Appells beleuchtet die in der Nachricht enthaltene Aufforderung des Senders, den Empfänger zu etwas zu veranlassen. Der Sender kann beispielsweise einen Wunsch, einen Ratschlag oder eine Handlungsanweisung in der Nachricht transportieren. Abschließend offenbart der Aspekt der Beziehung einer Nachricht etwas über das Verhältnis zwischen Sender und Empfänger (zum Beispiel ob der Sender den Empfänger achtet und respektiert oder nicht). Dies gilt jedoch nicht nur für den Sender. Ebenfalls der Empfänger kann eine Nachricht auf diesen vier Ebenen wahrnehmen.
Ein häufig anzutreffendes Beispiel in diesem Zusammenhang beschreibt ein Ehepaar, das im Auto auf eine grüne Ampel zufährt. Während die Frau das Auto steuert, sagt der Mann: »Du, da vorne ist Grün«. Was sagt er damit aus? Handelt es sich lediglich um eine Sachinformation? Möchte der Mann, dass seine Frau schneller fährt (Appell)? Hat der Mann es eilig (Selbstoffenbarung)? Oder hält er sich für den besseren Autofahrer (Verhältnis)? Je nachdem wie seine Frau die Nachricht auffasst, wird eine entsprechende Antwort/Reaktion folgen. Gleiches gilt für deine Präsentation. Sei dir diesem Sachverhalt daher bitte stets bewusst: Jede deiner Äußerungen transportiert mehr als eine spezifische Botschaft.
»Der Ton macht die Musik.«
Zusammenfassend lautet die Gretchenfrage unseres Kommunikationsprozesses: Welche Botschaften kommunizieren wir unseren Empfängern auf welche Art und Weise, damit wir unser Präsentationsziel möglichst effizient erreichen?
Diese Frage weist vier Kernaspekte auf:
- Präsentationsziel: Welches konkrete Ziel verfolge ich mit der Präsentation? Aktion, Entscheidung und/oder Information?
- Empfänger: Wer sind die Empfänger? Welchen Kenntnisstand haben die Empfänger? Was motiviert die Empfänger?
- Botschaften: Welche Botschaften benötige ich, um mein Ziel zu erreichen? Was sind die Kernaussagen meiner Präsentation?
- Art und Weise: Wie möchte ich das Ziel erreichen? Welche Inhalte benötige ich? In welcher Form kommuniziere ich die Inhalte?
Die Effizienz der Kommunikation – damit ist das Verhältnis zwischen Ergebnis und Aufwand gemeint – sollte dabei möglichst hoch sein, da wir ansonsten mehr Zeit und Geld in das geplante Ergebnis investieren als notwendig. Die beschriebenen Kernaspekte sind in der folgenden Abbildung nochmals zusammenfassend dargestellt.
»Welche Botschaften kommunizieren wir unseren Empfängern auf welche Art und Weise, damit wir unser Präsentationsziel möglichst effizient erreichen?«
Wie gehen wir diese Sache am besten an?
In den letzten Jahren habe ich mir hierzu viele Gedanken gemacht und mich regelmäßig mit anderen Präsentationsprofis (zum Beispiel Management Consultants, Unternehmenslenker, PR-Berater, Marketingexperten, Rhetoriktrainer) ausgetauscht. Die Erkenntnisse aus den zahlreichen Gesprächen unterstreichen meine eigene Wahrnehmung und meine Erfahrungen: Im Grunde genommen lässt sich unsere Vorgehensweise zur Erstellung von Präsentationen auf eine einfache, stringente Methodik herunterbrechen. Sie folgt einem Ablauf, der aus drei Phasen besteht: Konzeption, Design und Kommunikation. Der Ablauf ist in der folgenden Abbildung schematisch dargestellt.
Vielleicht sagst du jetzt gerade zu dir selbst: »Das ist doch klar. So muss man vorgehen.« Jetzt mal Hand aufs Herz, dürfte der letzte Satz nicht eher lauten: »Ja, so müsste man vorgehen«? Meiner Erfahrung nach ist eine unstrukturierte Arbeitsweise der häufigste Fehler, den meine Studenten und Klienten bei der Erstellung von Präsentationen machen. Die Ursache der meisten schlechten Präsentationen, die mir unterkommen, liegt darin, dass die Konzeptions- und Designphase herrlich durcheinanderlaufen. Dieses Durcheinander bei der Erstellung von Präsentationen hat mich unter anderem veranlasst, dieses Buch zu schreiben. Wer lean präsentieren möchte, kommt an einer disziplinierten Einhaltung der wesentlichen drei Schritte des Präsentierens nicht vorbei.
Die Phase der Konzeption dient der Präsentationsentwicklung. Sie ist abgeschlossen, wenn ein fertiger Entwurf des Handlungsstrangs (das Drehbuch oder Storyboard der Präsentation) vorliegt, in dem die wesentlichen Argumente, Botschaften, Beispiele, Ergebnisse und Illustrationen im zeitlichen Ablauf dargestellt sind.
Mit Abschluss der Konzeptionsphase ist das Ziel, eine gute, wirkungsvolle Präsentation auszuarbeiten, fast schon erreicht. Die restlichen Schritte sind eigentlich nur noch Fleißarbeit. In der Designphase werden lediglich noch die Inhalte, die im Präsentationsstoryboard definiert wurden, in der Slideware umgesetzt. Falls du auf eine gute Folienbibliothek mit unterschiedlichen Vorlagen zurückgreifen und/oder die Erstellung der Präsentation an einen Mitarbeiter oder Grafiker delegieren kannst, ist diese Phase mit sehr überschaubarem Aufwand durchführbar. Mit Fertigstellung der Präsentationsunterlagen bist du bereit für die Kommunikationsphase, in der die Präsentation vor dem Publikum erfolgt.
Memo
Falls die Möglichkeit besteht, die Folien von einem Dritten erstellen zu lassen, dann nutze sie. Das schenkt dir Zeit für wichtige Tätigkeiten. Gleichzeitig wirst du nicht »folienblind«. In Unterlagen, die man nicht selbst erstellt hat, erkennt man Schwächen, Inkonsistenzen und Fehler viel besser.
Diese Vorgehensweise erscheint dir aufwendig? Das war ebenfalls mein Eindruck, als mir diese zum ersten Mal gezeigt wurde. Ich musste mich jedoch schnell eines Besseren belehren lassen. Seit ich mich an diese Methodik halte, erstelle ich in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand deutlich bessere Präsentationen.
Warum ist das so? Meiner Meinung nach handelt es sich um eine Reihe von Gründen, die diese Vorgehensweise so effektiv und effizient macht. Der zentrale Vorteil besteht darin, dass diese Methodik alle Aktivitäten, die zur Erstellung einer wirkungsvollen Präsentation erforderlich sind, optimal und zielorientiert aufeinander abstimmt. Sie gibt dir einen konkreten Plan an die Hand, der deine Arbeit konsequent auf die Empfänger und das Ziel ausrichtet. Ferner ist diese Vorgehensweise geeignet, um unnötigen Aufwand zu vermeiden, der sich aus Fehlern, Änderungen, Korrekturschleifen sowie der Erstellung von Informationsausschuss und -überproduktion ergibt. Im Grunde genommen handelt es sich um die Übertragung der Lean-Management-Gestaltungsprinzipien auf die Erstellung von Präsentationen. Diese Aspekte führen im Zusammenspiel zu einer effektiveren und effizienteren Arbeitsweise:
| Vermeidung von Verschwendung | Sache beim ersten Mal richtig machen und Änderungs- und Korrekturschleifen sowie Informationsausschuss und -überproduktion vermeiden |
| Standardisierung | Schaffung einheitlicher, standardisierter Arbeitsweisen und Anwendung stabiler, planbarer Prozesse für systematisches, zielorientiertes Arbeiten und Rückgriff auf Standards |
| Kontinuierliche Verbesserung | Standardisierung erlaubt eine Verbesserung bestehender Abläufe |
| Null-Fehler-Prinzip | Vermeidung von Fehlern ist ein inhärentes Prinzip des Lean-Presentation-Konzeptes |
| Fließprinzip | Optimale Abstimmung von Abläufen für einen schnellen und turbulenzarmen Informationsfluss |
| Pull-Prinzip | Nachfrage-/Empfängerorientierte Aufbereitung der Informationen beziehungsweise der Präsentation |
| Unternehmens-kultur | Schaffung einer Kultur der Fehler- und Verschwendungsvermeidung |
| Visualisierung | Darstellung der Informationen in systematischer Art und Weise |
Prof. Dr. Peter Daiser hat viele Jahre erfolgreich in der Krisen-, Strategie- und Managementberatung bei namhaften Consultingunternehmen gearbeitet. Mit seinen Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Probleme analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute lehrt und berät er zu den Themen »Digitale Transformation«, »Management« und »Rhetorik« und unterstützt Organisationen bei wichtigen Deals und Präsentationen sowie der Weiterentwicklung ihrer Fach- und Führungskräfte.