Projekterfolg ist menschengemacht

Der Projektleiter ist maßgeblich für den Erfolg eines Projekts verantwortlich. Für hochkomplexe Projekte, deren Ausgang immer ungewiss ist, braucht es deshalb nicht nur gute Projektleiter, sondern exzellente. Doch was unterscheidet einen guten von einem exzellenten Projektleiter?

Zunächst einmal geht es um Fachkompetenz. Für jedes Projekt, erst recht für die anspruchsvollen, ist Fachkompetenz notwendig. Der Projektleiter muss nicht nur über solides Wissen auf dem jeweiligen Fachgebiet verfügen, sondern vor allem Erfahrung haben. Nur diese hilft ihm, bei den unbekannten Herausforderungen, auf die er in einem komplexen Projekt unweigerlich trifft, die richtigen Einschätzungen vorzunehmen. In unüberschaubaren und überraschenden Situationen muss er in der Lage sein, auch jenseits der Grenze seines Wissens und dem seiner Mitarbeiter schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dazu braucht er Entschlusskraft und eben Erfahrung im Fachgebiet.

Fachkompetenz ist also notwendige Voraussetzung für die Exzellenz eines Projektleiters, aber sie ist nicht hinreichend. Er muss exzellent kommunizieren können.

Es gilt die Faustregel:

Je komplexer ein Projekt, desto größer muss die
Kommunikationsfähigkeit des Projektleiters sein.

Was heißt das konkret?

1. Die Basis ist, dass der Projektleiter dafür sorgt, dass die nötigen Sachinformationen in der erforderlichen Menge und Qualität genau zum richtigen Zeitpunkt bei allen Beteiligten vorliegen. Das klingt leichter, als es in der Praxis zu machen ist. Es braucht dafür drei Dinge:
2. Einen exakten Plan, aus dem die Informationserfordernisse hervorgehen.
3. Ressourcen und Disziplin bei der Umsetzung dieses Plans.
4. Ein System der Rückversicherung, also die Klärung der Fragen: Ist das angekommen? Was hast du genau verstanden? Bekommst du das so hin?

Dieser Basis-Teil der Projektkommunikation kann durch eine gute Projektassistenz sichergestellt werden.

• Die Kommunikation des Projektleiters muss Vertrauen erzeugen. Das gelingt am besten, wenn sie zuverlässig ist, sachbezogen und sich alle darauf verlassen können, stets gut informiert zu sein. Es darf keine widersprüchlichen Aussagen geben, kein ständiges Hü und Hott und kein Aussitzen schwieriger Themen. Hier ist der Projektleiter persönlich gefordert. Eine funktionierende Basis-Kommunikation (siehe oben) ist zwar Voraussetzung, aber die persönlichen Aussagen des Projektleiters haben hier ein besonderes Gewicht.
• Die Kommunikation des Projektleiters muss motivieren. Das bedeutet, dass er gegenüber Mitarbeitern und Kooperationspartnern das Warum einzelner Maßnahmen erläutert, dass er immer den Sinnzusammenhang mit der größeren Aufgabenstellung klarmacht. Vor allem bedeutet dies aber, dass er mit seiner Art zu kommunizieren Gestaltungsspielräume für die Gesprächspartner öffnet. Das kann durch die einfache Frage „Wie wollen wir das machen?“ geschehen, anstatt einfach nur eine Vorgabe zu machen. Das kann erreicht werden, indem Mitarbeiter mit der Ausarbeitung von Details beauftragt werden und die Ergebnisse dann selbst präsentieren. Mitunter reicht aber auch ein kurzes Mutmachen oder ein Lob und die Bestätigung der Fähigkeiten des Gegenübers.

Eine besondere Herausforderung für den Projektleiter ist die Kommunikation in Krisensituationen, wenn das Projekt in einer schwierigen Lage ist oder Fehler und Versäumnisse passiert sind. Häufig werden dann Meetings einberufen, in denen alle Beteiligten analysieren und Lösungen finden sollen.

Das ist absolut kontraproduktiv! Warum?

Weil in solchen kritischen Projektsituationen jeder vorsichtig ist und mit Meinungen in der Öffentlichkeit – und Projektmeetings sind Öffentlichkeit – hinter dem Berg hält, Nebelkerzen wirft, eigenes Verhalten beschönigt, Fehler vertuscht. Das spricht nicht gegen den Charakter der Beteiligten, sondern sind natürlich Schutzmechanismen, die sich kaum auflösen lassen. Der exzellente Projektleiter wird deshalb Einzelgespräche führen und sich aus dem Gehörten am Ende ein Bild zusammensetzen. Das bedeutet für ihn natürlich höheren Aufwand, bringt ihn aber einerseits näher an die Wirklichkeit in seinem Projekt heran und fördert andererseits eine positive Stimmung in der Truppe beziehungsweise verhindert negative Entwicklungen.

Unterm Strich: Notwendige Voraussetzung für einen exzellenten Projektleiter ist Fachkompetenz, maßgeblich Erfahrung, hinreichende Voraussetzung ist eine exzellente Kommunikationsfähigkeit.

Hier noch einmal die Faustregel:

Je komplexer ein Projekt, desto größer muss die
Kommunikationsfähigkeit des Projektleiters sein.

Ich wiederhole das deshalb immer und immer wieder, weil ich leider die Erfahrung gemacht habe, dass genau dieser Aspekt in vielen Projekten unterentwickelt ist. Bereits bei der Auswahl der Projektleiter werden hier häufig grundlegende Fehler gemacht. Und oft passiert es auch, dass ein Projektleiter trotz aller guten Kommunikationsvorsätze im Tagesgeschäft so untergeht, dass er für das Wichtigste, nämlich für die Gespräche, keine Zeit mehr hat.

Nun ist es leider so, dass exzellente Projektleiter, solche mit Facherfahrung und überragender Kommunikationsfähigkeit, selten sind. Jedes Unternehmen sucht nach solchen Personen, die wenigsten jedoch werden fündig.

Mit Co-Leading gibt es eine interessante Alternative

Ein überragendes externes Kommunikationstalent leitet das Projekt gemeinsam mit einem erfahrenen internen Fachmann. Bei guter Abstimmung zwischen diesen beiden Akteuren kann man damit sehr gute Erfahrungen machen. Es lohnt sich in jedem Falle für ein Unternehmen, für komplexe Projekte den Leitungspart sorgfältig auszuwählen und gegebenenfalls auch auf einen Externen zurückgreifen. Der Mehraufwand wird sich lohnen.