Teamarbeit ist für moderne Unternehmen unerlässlich. Doch welche Faktoren begünstigen die Teamarbeit? Albert Hurtz illustriert, unter welchen Voraussetzungen funktionierende Teams entstehen.
Eine funktionierende Teamarbeit über alle Hierarchieebenen im Unternehmen hinweg ist unverzichtbar. Die Teamarbeit dient als Basis, aber auch als Katalysator für die Lean-Verbesserungsprozesse. Es ist etwas völlig anderes, ob Problemlösungen und Verbesserungen von Einzelnen umgesetzt werden oder ob dies die Aufgabe eines Teams ist. Die Ergebnisse sind nachhaltiger, breiter verankert – und zwar bei allen Teammitgliedern. Pointiert ausgedrückt: Funktionierende Teamarbeit stellt das Fundament für Lean dar. Im intelligent und effektiv arbeitenden Team lassen sich leane Denkweisen, Strukturen und Prinzipien am besten umsetzen. Grundlegend kann man fünf Prinzipien identifizieren.
Eigenverantwortung beschreibt die Identifikation des Teams mit seiner Aufgabe und seinen Zielen. Voraussetzung für Eigenverantwortung ist, dass das Team versteht, was in seinen Aufgabenbereich gehört und was davon die Teammitglieder selbst beeinflussen können.
Selbstorganisation ist die Fähigkeit der Teammitglieder, die zur Erledigung der Aufgaben notwendigen und vorhandenen Ressourcen einzuteilen und die Informationen und Materialien, die zur Aufgabenerledigung benötigt werden, zu organisieren. Hierzu gehört auch eine gute Urlaubsplanung und gegebenenfalls Arbeitsplatzeinteilung.
Kommunikation bedeutet, dass alle Teammitglieder über die Herausforderungen des Tages, über die zu erledigenden Aufgaben, Schwierigkeiten und Besonderheiten informiert sind. Diesen Informationsfluss stellt das Team selbst sicher.
Die Erfolgsformel gelungener Teamarbeit
Die Prinzipien der Teamarbeit hängen eng miteinander zusammen und bedingen sich gegenseitig. Klar ist, das Team braucht Zeit, um diese Prinzipien verwirklichen und umsetzen zu können. Damit die Teammitglieder die Teamarbeit aktiv leben können, ist eine klare Absprache mit ihrem Teamleiter über den Rahmen notwendig, in dem sie sich mit ihren freien Entscheidungen bewegen können.
Erfolg = Können x Wollen X Dürfen
Die Formel zeigt:
Ein Team benötigt die Kompetenz, die geforderte Eigenverantwortung zu entfalten, und die Fähigkeit zur Selbstorganisation (= Können).
Ein Team muss den Sinn und Zweck der Teamarbeit verstehen und ihre Vorteile erkennen, mithin die Motivation an den Tag legen, die gemeinsame Aufgabe gemeinsam bewältigen zu wollen (= Wollen).
Ein Team braucht die Freiheit, die geforderten Dinge eigenständig umzusetzen (= Dürfen).
Besonders der letzte Punkt ist entscheidend, denn er weist darauf hin, dass auch Fehler gemacht werden dürfen. Außerdem sollte der Teamleiter dem Team die Möglichkeit bieten, Dinge selbst auszuprobieren und zu gestalten, auch wenn er selbst die (nach seiner Meinung) beste Lösung kennt. Nur so können eigenständige Lernprozesse, Selbstbewusstsein und Erfolg entstehen.
Bei der Teamarbeit gilt: 1 + 1 = 3
Ein gut funktionierendes Team schafft mehr als die Summe der Einzelleistungen seiner Teammitglieder vermuten lässt, diese Erfahrung machen wir immer wieder. Ein treffender Buchtitel (Lubbers 2005) lautet: TeamIntelligenz: Ein intelligentes Team ist mehr als die Summe seiner Kompetenzen.
Warum ist das so?
Ein Team, dessen Mitglieder sich gut kennen, kann die Stärken von Teammitgliedern besser zur Geltung bringen und gleichzeitig die Schwächen ausgleichen. Die Stärken sind in der Regel sehr unterschiedlich verteilt: Manche Teammitglieder können gut organisieren, andere Entwicklungen antizipieren, andere haben immer eine kreative Idee, und wiederum andere sind stark in der konsequenten Umsetzung. Diese Stärken gilt es im Team zu kommunizieren und gezielt und bewusst zur Problemlösung einzusetzen.
Teammitglieder mit unterschiedlichen Erfahrungen und Kenntnissen kreieren durch die Verknüpfung verschiedener Ideen meist bessere Problemlösungen. Durch den Mix aus Älteren und Jüngeren, aber auch den Verbund unterschiedlicher Fachexpertisen entstehen oft Ideen, die kaum möglich gewesen wären, hätte jeder Mitarbeiter allein in seinem Kämmerlein vor sich hin gewerkelt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Teammitglieder offen miteinander umgehen, sich zuhören, andere Meinungen ernst nehmen und gemeinsam weiterkommen wollen. Kontraproduktiv sind Hahnenkämpfe und Streitigkeiten, wer denn nun im Recht ist – im effektiven Team siegt stets das bessere und konstruktivere Argument.
Teams sind die flexibelste Arbeitsorganisation, die wir zurzeit kennen. Nur im Team ist es möglich, rasch und spontan für einen Kollegen einzuspringen. Häufig erleben wir, dass Teams potenzielle Problembereiche bereits erkennen, bevor das Problem überhaupt erst in Gänze auftritt. Beispielsweise führt das Schimpfen eines Kollegen über das fehlende Vormaterial dazu, dass ein Teammitglied dessen Anlage für 15 Minuten übernimmt, damit der Kollege mit dem Teamleiter absprechen kann, wie mit dieser Situation grundsätzlich und in Zukunft umzugehen ist. Eingespielte Teams agieren diesbezüglich sehr wachsam, sie spüren kleinste Veränderungen und können schon frühzeitig darauf reagieren.
Gemeinsames Arbeiten im Team fördert die Motivation und die Verantwortlichkeit des Einzelnen für den ganzen Arbeitsbereich. Ein Team, das zusammengewachsen ist, erkennt die Möglichkeiten und auch die Grenzen seiner Einflussnahme. Neben der einzelnen Fachaufgabe müssen immer wieder die Teamleistung und das Teamergebnis im Mittelpunkt stehen. Jedes Teammitglied lernt, seine persönliche Leistung der Teamleistung unterzuordnen. Das fördert die gemeinsame Ausrichtung und ermöglicht ein enges Zusammenspiel im Team.
Teams sind gelebtes Wissensmanagement, denn es findet permanent ein Erfahrungsaustausch statt, bei dem die Teammitglieder ihr Wissen weitergeben. So finden Lernprozesse statt, bei denen die Teammitglieder ständig ihre Kompetenzen ausweiten. Hinzu kommt: Damit Flexibilität und Selbstorganisation möglich sind, ist es erforderlich, dass die Teammitglieder ihr – oft jahrzehntelang angesammeltes – Wissen austauschen. Hierzu gehört, sich auch auf dem informellen Weg – etwa in der Mittagspause beim informellen Gespräch – Tipps und Tricks zu verraten und öfter mal laut zu denken.
Wie aus Einzelpersonen ein echtes Team entsteht
Von der Definition mehrerer Mitarbeiter zu einem reifen Team ist es ein weiter Entwicklungsweg. Allzu oft kommt es zu einer Art Etikettenschwindel: Einer Gruppe von Mitarbeitern, die jeweils sehr unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen haben, wird fälschlicherweise das Logo ›Team‹ angeheftet – in der Erwartung, dass sie nun im Sinne eines solchen handeln.
Das führt uns zu der Frage, welche Voraussetzungen gegeben sein oder geschaffen werden müssen, damit sich in Ihrem Verantwortungsbereich und in Ihrem Unternehmen aus einer Anzahl von Einzelpersonen ein echtes Team bilden kann:
- Es gibt mehrere Personen (mindestens drei, höchstens zwölf).
- Die Menschen verbindet eine gemeinsame Ausrichtung, eine gemeinsame Aufgabe und eine gemeinsame Zielstellung.
- Es existieren Spielregeln, also Verhaltensnormen, an die sich alle halten und deren Einhaltung von den Teammitgliedern eventuell durch Sanktionen kontrolliert wird.
- Die Teammitglieder arbeiten eng zusammen und organisieren sich beispielsweise bei ungeplanten Störungen des Arbeitsprozesses, bei Urlaub und Freizeit selbst und finden mithilfe guter Kommunikation eigenständig Lösungen.
Dr. Albert Hurtz ist einer der Gründer der Unternehmensberatung PTA Praxis für teamorientierte Arbeitsgestaltung GmbH und hat 1995 zu dem Thema handlungsorientiertes Lernen in der Maschinentechnik promoviert. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der PTA und Projektleiter in zahlreichen Kundenprojekten. Seine Arbeitsschwerpunkte sind: Shop Floor-Management, Verbesserungsmanagement, KVP, Teamarbeit, Coaching und Training für Führungskräfte, Begleitung von Unternehmenszusammenschlüssen, Kultur- und Leitbildentwicklung und die Begleitung beim Aufbau von Produktionssystemen.
Daniela Best ist Diplom-Psychologin und seit 1998 Beraterin für Personal- und Organisationsentwicklung. Sie ist Partnerin der Unternehmensberatung PTA Praxis für teamorientierte Arbeitsgestaltung GmbH und leitet den Standort Herford.
Als Projektleiterin in zahlreichen Kundenprojekten betreut sie die Themenschwerpunkte Lean, Teamarbeit und Führungskräfteentwicklung. Verbesserungsprozesse sowie die Einführung von Shop Floor-Management und Produktionssystemen sind dabei Schwerpunkte ihrer Arbeit.