Endlich! Top 25 ist geschafft. Das Meeting ist zu Ende. Und dann passiert es. Der Müller hebt seine Hand und ruft in die Runde: “Eine Sache noch!” Und dann legt er los mit seinen Vorschlägen, Ideen und Repetitionen. Jeder von uns kennt den Herrn Müller. Doch wie zieht man ihm den Stecker? Die Moderationsexperten Michaela Stach verrät, wie wir diesem Phänomen konstruktiv und charmant begegenen.
„Eine Sache noch“ ist der absolute Meeting-Klassiker. Der Downturner. Und während die einen noch genervt die Augen verdrehen, haben die anderen gedanklich schon abgeschaltet. Denn von nun an kann es sich ziehen. Man kennt das ja… Es ist schon skurril: In den Unternehmen landauf, landab werden bahnbrechende Innovationen entwickelt, Patente eingereicht und Preise gewonnen. Aber Meetings sind in den seltensten Fällen preisverdächtig. Unabhängig von Unternehmen und Branche. Unfassbar? Unfassbar! Doch Jammern bringt keine Veränderung. Diese entsteht nur durchs Tun.
Sich allerdings an dieser Stelle direkt der Frage zu widmen, wie es den Kollegen Müller denn einzubremsen gilt, wäre eindeutig zu kurz gesprungen. Denn um diesen nervraubenden Klassiker nachhaltig in den Griff bekommen, ist es nötig, zunächst ein Stück zurückzugehen.
Der erste und wichtige Schritt in die richtige Richtung ist es, die eigenen Meetings einmal genauer in den Fokus zu nehmen. Schließlich sind sie weder ein unverrückbares Übel, noch haben sie einen Selbstzweck. Sie ergeben nur dann Sinn, wenn sie dabei unterstützen, die eigentlichen, unternehmensrelevanten Aufgaben zu lösen. Unnötige Meetings mutig zu streichen ist übrigens immer eine Alternative.
Als Fundament für ein konstruktives Miteinander empfehle ich jedem Team, von Zeit zu Zeit ein Meeting außerhalb der Reihe aufzusetzen, in dem nicht das „WAS“ – also die Inhalte, sondern vielmehr das „WIE“ im Fokus steht: „Wie wollen wir in unseren Meetings zusammenarbeiten, damit sie konstruktiv, effizient und sinnstiftend sind und uns bei unseren relevanten Aufgaben unterstützen?“
Und jetzt kommt wieder der Kollege Müller ins Spiel. Denn dieses bekannte Phänomen ist definitiv zu antizipieren und sollte deshalb unbedingt Teil eines solchen nach innen gerichteten Meetings sein. Wenn dann ein gemeinsames Verständnis darüber besteht, wie das Team künftig mit solchen Spätzündungen kurz vor Meetingende umgeht, dann kann dies auch im Ernstfall direkt eingefordert werden. Und zwar vom kompletten Team und nicht nur von der moderierenden Person. Also los geht’s – gemeinsam gegen den Meeting-Downturner!
Was jetzt vielleicht verwundern mag – ich empfehle es tatsächlich nicht, eine solche Wortmeldung kategorisch abzubügeln. Schließlich könnte es sich dabei ja wirklich um einen herbeigesehnte Geistesblitz oder einen ergebnisrelevanten Aspekt handeln, der bislang komplett außer Acht gelassen wurde. Alles ist möglich!
Aber klar, häufig sind es die typischen Monologe, die genau an dieser Stelle platziert werden. Also braucht es eine Herangehensweise, die effektiv dabei unterstützt, die Spreu vom Weizen zu trennen und dann auch konstruktiv mit dem Ergebnis umzugehen.
Die Frage die allem voran gehen sollte ist die, ob der genannte Punkt tatsächlich neu ist, oder er bereits besprochen wurde. Denn das gibt es auch – Themen die eigentlich schon abgehakt wurden, werden zum Schluss doch noch einmal hervorgekramt. Ist das der Fall, braucht es einen direkten Verweis auf den abgeschlossenen Sachverhalt.
Sollte der Punkt jedoch tatsächlich neu sein, empfehle ich für das weitere Vorgehen einen Wichtig-Dringend-Check: Dieser setzt sich aus folgenden Fragen zusammen:
Ist der Punkt…
- …für das Team und die Erreichung des Meeting-Ziels wichtig?
- …für alle Anwesenden relevant?
- …so dringend, dass er heute besprochen werden muss?
Je nach Ergebnis kann der vorgebrachte Punkt
- doch noch direkt ins Meeting integriert und zügig bearbeitet werden
- zu einem festzulegenden Zeitpunkt von den Personen bearbeitet werden, die es tatsächlich betrifft
- auf die Agenda des nächstes Meetings gesetzt werden
- komplett gestrichen werden
Der Wichtig-Dringend-Check eignet sich auch für alle Themen, die während der Besprechung spontan aufkommen, also nicht auf der Agenda stehen. Hilfreich ist es, die drei Fragen zu verschriftlichen und z.B. auf einer laminierten Karte oder einem Poster im Raum präsent zu haben.
Damit wäre also geklärt, ob der als Spätzünder ins Spiel gebrachte Punkt aufgenommen werden soll oder nicht. Bleibt dann noch die Frage, wie ausschweifend dieser vorgetragen wird.
Nachfolgend einige Tipps, die das Team in Meetings vor Monologen schützen und auf dem Weg zu effizienten Meetings unterstützen.
- Timeboxing – also Redezeit nach der Stopp-Uhr
- Neue Themen als Management Summery oder Pitch einbringen
- „ELMO“ als Codewort bei langen Monologen. ELMO ist ein Akronym und bedeutet: „Enough Let’s Move On!
- Gelbe und Rote Karte als optischer Hinweis
Unabhängig für welches Vorgehen Sie sich entscheiden – es sollte zu Ihnen und zum Team passen und im Vorfeld eingeführt werden. Denn erst wenn es ein gemeinsames Verständnis über die Regeln des kollektiven Miteinanders gibt, können diese auch eingefordert werden.
Michaela Stach ist seit 1995 Unternehmerin. Nach zahlreichen fundierten Ausbildungen im Bereich Coaching, Change Management, Moderation und Großgruppenmoderation spezialisierte sie sich auf die systemische Moderation und gründete 2011 die Akademie für Systemische Moderation. Hier finden 5-modulige Zertifikatsausbildungen und offene Aufbauseminare statt. Michaela Stach führt darüber hinaus selbst Moderationen und Großgruppenmoderationen durch und vermittelt ihr umfangreiches Know-how in Inhouseseminaren.