Es gehört zu den wichtigsten Motivationsimpulsen einer Führungskraft: das Jahresgespräch. Denn hier sprechen Führungskräfte und Mitarbeiter ganz offen über ihre Zusammenarbeit. Der Mitarbeiter bekommt Feedback für seine Leistungen und sein Verhalten der letzten Monate. Auf dieser Grundlage vereinbaren Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam neue Ziele. Das Jahresgespräch ist ein entscheidender Faktor, wenn es um den Erfolg eines ganzen Unternehmens geht. Doch was ist dabei besonders wichtig? Und wie führt man Mitarbeitergespräche auf Champions League-Niveau?
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Ein Jahresgespräch sollte niemals zwischen Tür und Angel stattfinden. Die Vorbereitung entscheidet darüber, wie erfolgreich das Gespräch verläuft. Überlegen Sie, welche Themen Sie mit dem jeweiligen Mitarbeiter besprechen möchten, machen Sie sich Notizen und informieren Sie Ihren Gesprächspartner rechtzeitig über den Termin, damit auch er sich vorbereiten kann. Es bietet es sich an, mit einem einheitlichen Leitfaden zu arbeiten, damit sich keiner unfair behandelt fühlt. Zweiter Pluspunkt: Ein Leitfaden gibt Ihnen Struktur, sodass sie keine wichtigen Punkte vergessen.
So funktioniert der Leitfaden
In drei Kategorien unterteilt, deckt der Leitfaden die Bereiche Leistungsfähigkeit (Können), Leistungsbereitschaft (Wollen) und Sozialkompetenz (Verhalten) ab. Jede einzelne der Hauptkategorien besteht aus mehreren Unterpunkten. Unter jedem dieser Punkte befindet sich ein Notizfeld, in dem Ihre Mitarbeiter persönliche Anmerkungen zum Thema machen können. Anhand von Skalen zwischen 0 und 10 können sie ihre Leistungen und ihr Verhalten bewerten. 0 steht dabei immer für „trifft gar nicht zu“ und 10 für „trifft sehr zu“. Der Mitarbeiter schätzt sich selbst ein und bringt die Einschätzung zum Gespräch mit. Im Jahresgespräch werden beide Wahrnehmungen verglichen. Das ist Ihre Steilvorlage für die Definition neuer Ziele.
Über Können, Wollen und Verhalten
Die Differenz zwischen Selbstwahrnehmung und Fremdwahrnehmung ist eigentlich ein alter Hut – und sorgt dennoch nach wie vor für reichlich Gesprächsstoff. Der Leitfaden zum Jahresgespräch ist an dieser Stelle ein wertvolles Tool. Er gibt Ihnen Orientierung, wenn es darum geht, die Punkte Können, Wollen und Verhalten mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen. Jeder einzelnen dieser Kategorien sollten Sie im Jahresgespräch genügend Zeit einräumen, liefern diese Ihnen doch nützliche Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter. Diese können Sie gemeinsam dafür gebrauchen, um realistische Ziele zu definieren.
Besprechen Sie zum Thema Leistungsfähigkeit/Können in jedem Fall die fachliche Kompetenz des Mitarbeiters, seine Fähigkeit zur Organisation, seine Work-Life-Balance sowie Verbesserungsvorschläge. Gerade in Bezug auf letztere sollten Sie Ihrem Mitarbeiter klar kommunizieren, dass seine Ideen und seine Kreativität absolut erwünscht sind und dass Sie im Sinne des Unternehmens viel Wert auf seine Meinung legen. So geben Sie jedem einzelnen Mitarbeiter das Gefühl, wirklich gebraucht zu werden und mitgestalten zu können.
Die richtige Motivation ist entscheidend
Ebenfalls wichtig im Zusammenhang mit den Punkten Wollen und Verhalten ist die Mitarbeitermotivation. Schon im Jahresgespräch können Sie als Führungskraft die Basis für eine erfolgreiche Motivation Ihrer Mitarbeiter legen. Finden Sie gemeinsam heraus, wie sehr sich ein Mitarbeiter für das Unternehmen einsetzt, ob er alle Standards beherzigt und wie groß seine Bereitschaft zur Weiterbildung und -entwicklung ist.
Reden Sie im Jahresgespräch darüber, wie ein Mitarbeiter gegenüber Kunden auftritt und wie er sich im Team verhält. Gibt er Know-How an jüngere Kollegen weiter und unterstützt er andere Mitarbeiter mit seinem Können? Wie präsentiert er das Unternehmen nach außen?
Vergleichen Sie gemeinsam Ihre Bewertung der einzelnen Unterpunkte und die des Mitarbeiters und besprechen Sie Differenzen. Ist ein Punkt abgehandelt, der eine Zielvereinbarung erfordert, formulieren Sie das Ziel direkt und nicht erst am Ende des Jahresgesprächs. So können Sie sicher sein, dass wirklich alle für die Zieldefinition wichtigen Faktoren berücksichtigt sind.
Thomas Pütter – ist Experte für Führung 4.0 und Changemanagement. Mit seinem außergewöhnlichen Mix aus Kreativität, Spirit und pragmatischer Denke entzündet er als Vortragsredner Unternehmer und Führungskräfte dazu, Führung neu zu denken. Über zwanzig Jahre hinweg entwickelte er als Geschäftsführer ein mittelständisches Unternehmen zu einem Leuchtturm der Branche und erhielt für seine Unternehmensführung zahlreiche Auszeichnungen.