Arbeitsverdichtung und geringe Präsenzzeiten durch Homeoffice-Regelungen sowie die ganz normale operative Hektik sprechen dafür: Die Zeit für Mitarbeitergespräche ist knapp und muss anderen Anforderungen weichen. Die Forschung zeigt, dass ein gutes Mitarbeitergespräch die Zeit achtfach einspart. Die Arbeit an der Beziehung zu Mitarbeitenden ist der Schlüssel zur Bewältigung der heutigen Führungsanforderungen.
Was das Mitarbeitergespräch (nicht) ist
Wenn die Rede von Mitarbeitergesprächen ist, dann meint man meist „das“ Jahresgespräch. In diesem einen Gespräch wird dann alles an Themen abgearbeitet, was anfällt. Die drei großen Themenblöcke sind dabei Leistungsbeurteilung, Zielvereinbarung und Entwicklungsplanung. In einigen Fällen bedeutet dies allerdings eine Überfrachtung des Gesprächs. So zeigen Praxisberichte, dass Entwicklungsdialoge eher gehemmt ablaufen, wenn den Beteiligten noch die Leistungsbeurteilung bevorsteht. Anders herum brauchen Führungskraft und Mitarbeitende manchmal Zeit zum Verdauen des Gesagten nach Beurteilungsgesprächen. Je nach formalen Dokumentationsanforderungen und der Themenvielzahl gerät dabei natürlich ein solches Gespräch zu einem (zeitlichen) Monstrum. Insgesamt ist es heute eher untypisch und auch ungünstig, wenn dieses eine Mitarbeitergespräch behandelt wird wie der Jahrestag in mancher Beziehung. Die Einen versuchen auf den letzten Drücker noch Blumen an der Tankstelle zu besorgen, um zu zeigen, dass man diesen Anlass nicht vergessen hat. Die Anderen hingegen legen die Wertschätzung für ein ganzes Jahr in dieses eine Treffen. Beides wird der Situation nicht gerecht. Das Personal Management Interview zeigt, wie Sie mit zwei Gesprächsarten Zeit sparen können.
Das erste Personalmanagement-Interview
Untersuchungen des Gallup-Instituts belegen, dass durch den kontinuierlichen Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter die emotionale Bindung am Arbeitsplatz besonders gut gefördert werden kann. Wenn es weitere Argumente dafür braucht, dass Führungskräfte die Kommunikation mit Mitarbeitenden hoch priorisieren, so lohnt ein Blick auf die Forschung von Prof. Dr. Kim Cameron zum Personal Management Interview (PMI). Kim Cameron ist ein renommierter Professor auf dem Gebiet der Positiven Führung. Bei dem Instrument des PMI handelt es sich um eine Art positives Mitarbeitergespräch, einen Jour Fixe mit klaren Regeln. Am Beginn steht ein Grundlagengespräch, nach dem PMI-Ansatz der Gesprächstyp 1. Hierbei geht es um die Rollenverhandlung, Erwartungsklärung sowie Absprachen zum Ablauf der weiteren Gespräche, die wöchentlich bis monatlich stattfinden und etwa 45 Minuten in Anspruch nehmen. Interessanterweise zeigt sich in der Praxis wiederholt, dass etwa neue Führungskräfte berichten, sie hätten nie ein solches Erwartungsklärungsgespräch mit Ihrer Führungskraft nach Antritt der Führungsrolle erlebt (aber auch nicht eingefordert). Eine nicht repräsentative Umfrage bei Seminarteilnehmern ergab hier eine Quote von mehr als 50 Prozent.
Weitere Positive Mitarbeitergespräche und die Effekte des PMI
Nach der grundsätzlichen Klärung, die immer dann sinnvoll ist, wenn man neu zusammenfindet oder sich grundlegende Änderungen der Rollen ergeben haben, folgt der Regelbetrieb mit dem Gesprächstyp 2. Die primären Ziele sind dabei stets die kontinuierliche Verbesserung, Teambuilding sowie die Entwicklung der Persönlichkeit des Mitarbeiten durch Feedback und Entwicklungsplanung. Dazu kommen die vereinbarten und im operativen Geschäft notwendigen Inhalte wie Informationsaustausch, Meilensteine sowie jobbezogene Aspekte.
Die regelmäßige Durchführung der PMIs führt zu deutlicher Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz. Die Untersuchungen zeigen, dass diese Effekte konstant bleiben, solange die PMIs beibehalten werden. Vergleichsgruppenstudien zeigen allerdings, dass das Einstellen der regelmäßigen Mitarbeitergespräche nach dem Motto „jetzt ist ja langsam alles gesagt“ die Leistung negativ beeinflussen. Das Beibehalten führt langfristig hingegen zu weiteren Effizienzgewinnen. Kim Cameron konnte zeigen, dass durch jede gesparte Stunde Mitarbeitergespräch darüber hinaus bis zu acht Stunden Arbeitszeit eingespart werden konnten, die üblicherweise für Fehlermanagement, Abstimmungen und Verzögerungen in der Kommunikation verloren gehen.
Fazit: Die vielen kleinen Gespräche mit Mitarbeitenden sind echte Beziehungsarbeit, die sich auszahlt. In diesem Sinne: Lassen Sie sich Zeit, dann geht’s schneller!
Marcus Schweighart begleitet als Berater, Coach und Redner Führungskräfte in Lern- und Veränderungsprozessen. Auf dem Weg zu Wertschöpfung durch Wertschätzung stehen die Fragen, wie Potenziale genutzt und Menschen in Organisationen Bestleistungen auf gesunde Weise erreichen können, in seinem Fokus. Seine Freizeit verbringt der Familienvater aus Quickborn als Weltenbummler, Genussmensch und Rennradler.