Beim Planen komplexer Projekte gilt es meist, viele Bereiche und Menschen mit teils unterschiedlichen Interessen zu integrieren. Projekte planen fast ohne Computer gelingt mit der Roadmap-Methode für alle einfach und anschaulich.
Wie können wir unser Projekt so konzipieren, dass wir bei Bedarf unser geplantes Vorgehen sehr kurzfristig ändern können? Wie können wir es so durchführen, dass es möglich wenig unser Alltagsgeschäft stört? Vor solchen Fragen stehen Projektmanager immer wieder. Einfach zu beantworten sind sie in der Regel nicht. Vor allem weil bei der Projektplanung häufig außer vielen Wechselwirkungen auch die Interessen vieler Beteiligter zu berücksichtigen sind.
Um bei komplexen Projekten nicht den Überblick zu verlieren, benutzen Projektmanager für das Projektmanagement meist Softwareprogramme, mit denen sich die verschiedenen Projektschritte gut dokumentieren lassen. Nur bedingt eignen sich diese Programme jedoch meist dafür, Projekte mit den Beteiligten zu planen. Nicht nur, weil sich dann alle um einen Bildschirm scharen müssten, sondern auch weil den Beteiligten der mögliche Verlauf nicht bildhaft genug vor Augen geführt wird. Deshalb werden Versäumnisse und Engpässe oft zu spät erkannt.
Projekte planen fast ohne Computer
Darum suchen Unternehmen häufig nach Möglichkeiten, Projekte ohne Computer zu planen. Eine solche ist die Roadmap-Methode. Mit ihr lassen sich komplexe Projekte (fast) ohne Computer planen. Ein paar Tapetenbahnen und Tischkärtchen sowie einige dicke Stifte und Krepp-Papier genügen als Hilfsmittel.
Die Methode funktioniert wie folgt: Wenn ein Projekt ansteht, lädt der Projektleiter alle betroffenen Bereiche oder Personen zu einem Workshop ein. Zu Beginn des Workshops erläutert er oder ein Moderator, wozu das Treffen dient: Der Weg zum Ziel des Projekts – also zum Beispiel zur „Neustrukturierung der Produktion“ – soll gemeinsam definiert werden. Dann schreibt der Moderator den Ausgangspunkt ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er zuvor mit Krepp-Papier zusammengeklebt und auf den Tisch oder Fußboden gelegt hat.
Zum Beispiel: „Januar 2022: Die Produktion stoppt“. Am unteren Ende notiert er das Ziel, zum Beispiel: „Mitte März 2022: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder – reibungslos.“ Anschließend bittet er die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie häufig bei Festtafeln verwendet werden. Die Teilnehmer schreiben nun jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit Enddatum und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf die eine Seite „Leitung xy bis 10. Februar verlegen“ und auf die andere Seite „Werkstatt, Herr Müller“. Jeder Beteiligte benennt also den Beitrag, den er oder sein Bereich zum Erreichen des großen Ziels leistet, selbst.
Während die Teilnehmer die Tischkärtchen ausfüllen, zeichnet der Moderator mehrere „Spuren“ (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche – zum Beispiel „Elektroarbeiten“, „Schlosserarbeiten“, „IT“, „Buchhaltung“. Danach stellen die Workshopteilnehmer ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die betreffende Spur. Gemeinsam haben sie so in kurzer Zeit einen groben Ablaufplan für das Projekt, eine vorläufige „Roadmap“, erstellt – und vor Augen.
Nach der Grobplanung folgt das „Feintuning“
Dann erfolgt die Feinarbeit: Die Beteiligten überprüfen anhand der „Roadmap“, ob Aufgaben vergessen wurden. Ist dies der Fall, wird ein weiteres Kärtchen aufgestellt. Gemeinsam prüfen sie zudem, ob bestimmte Tätigkeiten verschoben oder vorgezogen werden sollten, damit das Ziel erreicht wird. Kommen die Teilnehmer zum Beispiel überein „Diese Leitung brauchen wir schon früher, damit …“ Dann wird das Kärtchen umgestellt. Die (Grob-)Planung kann also im Handumdrehen geändert werden – ohne erst den PC hochzufahren und die Änderungen im Projektmanagement-Programm vorzunehmen. Und noch ein Plus: Jeder Teilnehmer kann mit ein, zwei Handgriffen seine Vorstellung vom Ablauf den anderen verdeutlichen – indem er einfach ein paar Kärtchen auf der Roadmap verschiebt. Entsprechend niedrig ist die Hemmschwelle, Ideen einzubringen – auch für Mitarbeiter ohne Projektmanagement-Erfahrung. Nach dem Treffen muss der Moderator nur noch die Teilaufgaben in eine Excel-Tabelle übertragen – und schon haben alle Projektbeteiligten den Projektplan zur Hand.
Schnell und verbindlich, flexibel und agil
Doch die Methode ist nicht nur schnell. Sie hat auch den Vorteil, dass alle gemeinsam den Plan erarbeiten. Also fühlen sie sich eingebunden. Und weil die Roadmap sich auch visuell gut einprägt, bleibt das Beschlossene gut im Gedächtnis aller Beteiligten haften.
Bewährt hat es sich, die Roadmap während des Projekts in einem Besprechungsraum stehen zu lassen. Oder die Tischkärtchen durch entsprechend beschriftete Moderationskärtchen zu ersetzen, die mit Klebeband zunächst auf die Tapetenbahnen fixiert werden, bevor die Roadmap an die Wand gehängt wird. Denn dann haben bei Projektmeetings alle stets den Gesamtprozess vor Augen und sehen sofort „Wo stehen wir gerade?“ und „Was gilt es als nächstes zu tun?“. Zeigt sich dabei, dass zurzeit da oder dort etwas hakt, lässt sich der Projektplan zudem sofort korrigieren – indem weitere „Aufgaben-Kärtchen“ hinzugefügt oder bereits vorhandene verschoben werden.
Entsprechend positiv ist die Reaktion auf diese simple, aber smarte Projektmanagement-Methode gerade bei komplexen Projekten, bei denen im Projektverlauf das Vorgehen im Team immer wieder überdacht und neu justiert werden muss. Entsprechend hoch ist, wie die Erfahrung zeigt, auch die Akzeptanz dieser Methode nicht nur bei Werkern, sondern auch Mitarbeitern, die ansonsten – gefühlt – den ganzen Tag am PC sitzen. Für sie ist diese Arbeitsweise eine willkommene Abwechslung. Außerdem fördert das gemeinsame Sich-beugen über den Projektplan die Kommunikation und den Teamspirit. Entsprechend stark ist in der Regel auch das Commitment auf das gemeinsam geplante Vorgehen.
Stefan Bald ist Senior-Berater bei der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner. Er ist unter anderem auf die Themen Führung, Projekt- und Changemanagement spezialisiert.