Der Klassiker – Projekte als Vehikel der Veränderung. Der klassische Führungsfehler bei dieem Ansatz ist die die Aufwandsschätzung. Obwohl Projektmanagement als Profession bereits seit Jahrzehnten existiert und es reichlich Daten und Erfahrung gibt, stellt sich die Frage, warum Projekte trotzdem immer wieder zeitlich und finanziell aus dem Ruder laufen.
Ein Projekt ist eine temporäre Organisation zur Herbeiführung einer nutzenstiftenden Veränderung.
Es geht also um einen zukünftigen Nutzen, der durch eine zu definierende Aufbau- und Ablauforganisation realisiert wird. Die hierzu nötige Arbeit wird durch das Team erbracht und wird Zeit und Budget erfordern.
Warum Projekte trotz Erfahrung scheitern
Wenn wir berücksichtigen, dass Projektmanagement als Profession bereits seit Jahrzehnten existiert und es reichlich Daten und Erfahrung gibt, stellt sich die Frage, warum Projekte trotzdem immer wieder zeitlich und finanziell aus dem Ruder laufen. Dafür gibt es vielfältige Ursachen. Eine ist die unzureichende Aufwandsschätzung bei der Budgeterstellung. Regelmäßig werden Zeiten, Kosten et cetera deutlich niedriger angegeben, bewilligt und eingeplant, als es in der operativen Realität richtig ist.
Die „geschönte“ Planung
Hinter den Fehleinschätzungen können politische Erwägungen stecken, wenn beispielsweise Zahlen aus taktischen Erwägungen heraus verändert werden. So haben viel zu viele Projektmanager Angst davor, den Entscheidern die »wahre« Kalkulation zu zeigen, weil sie damit äußerst kritische Fragen erzeugen. Da wird dann einfach mal schöngerechnet. Wie ein PMO-Leiter in einem Automobilkonzern auf einer Konferenz so unfreiwillig naiv zugab: »Sie glauben gar nicht, wie schnell alle Projektampeln auf Grün springen, wenn sich der Vorstand ankündigt.« Noch eindeutiger kann Führungsversagen kaum zugegeben werden.
Aufgabenstellung und soziale Komplexität
Politik beiseite, ist die Aufwandsschätzung auch kein einfaches Geschäft, vor allem, wenn wir uns unterschiedliche Projektarten ansehen. Tun wir dies doch mal. Es gibt diverse Arten, Projekte zu sortieren, meine liebste ist die folgende. Zwei wesentliche Treiber von Aufwand sind die Aufgabenstellung und die soziale Komplexität des Projektes.
Die Planbarkeit des Ergebnisses
Bei der Aufgabenstellung fragen wir uns, ob diese klar oder offen ist. Eine klare Aufgabenstellung kann vorliegen, wenn wir ein technisches Gewerk wie einen Bau, ein Schiff oder eine Produktionsanlage realisieren wollen. Wie das Endprodukt aussehen wird, ist klar, das haben Architekten, Ingenieure und andere Experten vorab definiert. Schauen wir in den oben dargestellten Exkurs, gibt es jedoch Projekte, die dazu dienen, das Endprodukt zu entwickeln, das Ergebnis ist zunächst also undefiniert. Hier können wir logischerweise viel schwierigerer Aussagen zu den nötigen Arbeitsaufwänden treffen, wir wissen schlicht nicht, was genau zu tun ist.
Der Faktor Mensch: Kommunikation als unterschätzter Aufwand
Ähnlich verhält es sich mit der Komplexität des Projektes. Diese kann gering oder hoch sein. Ich verkürze hier auf die soziale Komplexität, da diese in der Regel der Haupttreiber von Komplexität ist. Ist der Sachverhalt eindeutig und die Stakeholder sind sich einig, ist die Komplexität gering. Bestehen dagegen Widersprüche beziehungsweise sind sehr viele Stakeholder mit konfliktären Interessen involviert, ist die Komplexität erheblich größer. Denken wir nur an Kraftwerke und Stromleitungen, Tempolimit oder …
Welchen Einfluss erleben wir nun in Bezug auf die Arbeitsaufwände? Dazu fragen wir uns, was im Fall hoher Komplexität beziehungsweise einer offenen Fragestellung deutlich mehr Aufwand nach sich zieht. Bei sozialer Komplexität ist dies einfach, hier steigt der Kommunikationsaufwand erheblich an. Ja, Kommunikation ist Aufwand. Wir sitzen in Meetings, müssen Bürgerversammlungen durchführen, Klagen abwehren, Schulungen durchführen und so weiter. Hand aufs Herz, wie berechnet ihr in deinem Unternehmen den Aufwand, der hier anfällt? Nach meiner Erfahrung werden nur die offensichtlichen Aufwände überschlagen und dann als pauschalisierter Aufwand prozentual aufgeschlagen.
Wenn die Realität den Zeitplan einholt
Das ist sicher zu wenig und ohne genauere Analyse erkenne ich auch nicht, wo die Engpässe (sehr oft die Verfügbarkeit relevanter Spezialisten) liegen. Damit ist der Zeitplan sofort hinfällig, da nicht nur die Menge nicht stimmt, sondern auch die Verzögerungen an Engpässen unberücksichtigt bleiben. Auch der motivierteste Spezialist hat am Tag nur vierundzwanzig Stunden zur Verfügung!
Bei der offenen Aufgabenstellung ist der zentrale Treiber der Aufwände ein anderer. Formulieren wir es mal extrem: Zu Beginn des Projektes wissen wir nicht, was wir erreichen wollen und damit auch nicht, wie wir dorthin kommen. Damit können wir auch nicht die Faktoren kennen, die unseren Fortschritt und Aufwand treiben. Unser Risiko steigt! Eine strukturierte und umfassende Risikoanalyse zu Beginn des Projektes ist somit überlebenswichtig und wird oft zeigen, dass die Risikoaufwände zeitlich und finanziell erheblich sein können. Nachvollziehbar? Wie handhabt ihr es im Unternehmen?
Ein kleiner Tipp: Das Projektportfolio
#1 Bitte erstelle eine Liste der aktuell laufenden und der anstehenden Projekte in deinem Unternehmen. Beginne mit den wichtigsten und stoppe, falls es mehr als zwanzig werden.
#2 Sortiere die Projekte in die 2×2-Matrix aus Abbildung 34 ein. Entscheidend sind die Elemente des Projektes, die für die »nutzenstiftende Veränderung« besonders relevant sind.
#3 Schätze ab, ob die Aufwände für die Projekte halbwegs richtig eingeschätzt wurden.
Welches Bild entsteht von eurem Projektportfolio? Erkennst du Verbesserungspotenzial?
Dr. Frank Edelkraut ist ein Wanderer zwischen den Welten. Als Interimsmanager begleitet er seit über zwei Jahrzehnten Transformationsprojekte in operativer Führungsfunktion. So kennt der Technische Chemiker die Welt des Projektmanagements, agile und klassische Arbeits- und Organisationsformen mit allen Aufs und Abs aus diversen Unternehmen und Branchen. Als Führungskräfte- und Personalentwickler unterstützt er in der persönlichen Weiterentwicklung auf allen Ebenen. Seine Erfahrung vermittelt er als Autor, Speaker und Mentor.