Hybride Teamarbeit ist kein Selbstläufer. Damit sie optimal gelingt, muss sie immer wieder eruiert und optimiert werden. Dabei lässt sich das Prinzip der Lernschleifen auf die Etablierung der hybriden Zusammenarbeit anwenden. Das folgende Szenario zeigt, wie das konkret in der Praxis funktioniert.
Viele kleine, konsequente Lerneinheiten bringen deutlich mehr als eine große.
Die Ausgangslage
Ihr macht eine Bestandsaufnahme eurer hybriden Team-Zentrale und stellt fest, dass euch noch ein digitales Whiteboard fehlt. Das erschwert das gemeinsame Brainstormen in hybriden Meetings, weil ihr keine gemeinsame Basis und damit keine Möglichkeit habt, gemeinsam Post-its zu beschreiben. Ihr möchtet, dass alle Teilnehmenden im Meeting unabhängig von Ort und Zeit die gleiche Chance haben, um sich zu beteiligen. Statt direkt ein digitales Whiteboard einzuführen, sammelt ihr in einer ersten Feedbackschleife erste Erfahrungen. Dadurch könnt ihr überprüfen, ob eure Grundannahme korrekt ist und es sich lohnt, weiter Zeit, Energie und Geld zu investieren.
Als nächstes beschreibt ihr eine erste Lernschleife, die im Kern aus dem besteht, was ihr sinnvollerweise machen könnt, um einen ersten kleinen Schritt Richtung definiertem Ziel zu gehen.
Erster Schritt: Vorbereiten
Zunächst definiert ihr ein realistisches Ziel für einen ersten kleinen Schritt Richtung Einführung eines digitalen Whiteboards. Euer Ziel lautet: »Wir identifizieren ein passendes Whiteboard und testen es in einem Hybrid-Meeting. Dabei wollen wir herausfinden, inwieweit es uns hilft, dass sich alle einbringen können und bessere Lösungen entstehen«.
Ihr entscheidet, anhand der folgenden Kriterien eure Erfahrungen zu bewerten:
- mit wenig Schulungsaufwand einfach nutzbar,
- von allen Geräten aus erreichbar,
- sorgt für bessere Arbeitsergebnisse,
- Ergebnisse lassen sich einfach auf zentraler Datenbasis sichern.
Eure Recherche hat ergeben, dass Miro, Mural und ConceptBoard die drei großen Anbieter sind. Eine Kollegin hat bereits Erfahrungen mit einem der Boards gemacht, deshalb startet ihr damit. Ihr organisiert ein Hybrid-Meeting und lasst alle wissen, was das Ziel ist. Ihr nutzt die Möglichkeit der asynchronen Meetingvorbereitung und lasst allen Beteiligten schon vorab ein Tutorial und einen Link zu einem Testboard zukommen.
Zweiter Schritt: Machen
Im Hybrid-Meeting nutzt ihr das Whiteboard in unterschiedlichen Varianten und typischen Aufgabenstellungen aus eurem Alltag. Ihr macht ein Silent Brainstorming und nutzt das Board, um Inhalte zu präsentieren, die ihr sonst in einer PowerPoint-Datei gezeigt hättet.
Dritter Schritt: Reflektieren
Am Ende des Meetings macht ihr eine kurze Runde, in der jede:r ihren/seinen ersten Eindruck schildert. Im Anschluss verschickt ihr ein Microsoft Forms Formular mit der Bitte, dort alle Kriterien zu bewerten. Zusätzlich gibt es noch vier Fragen, die euch die Bewertung erleichtern. Anschließend kommt ihr noch einmal in der Runde zusammen, die sich um das Thema Whiteboard kümmert, und reflektiert eure bisherigen Erfahrungen.
Vier beispielhafte Reflexionsfragen in einer Lernschleife
- Was haben wir erreicht?
- Was haben wir gelernt?
- Was fanden wir gut?
- Was hätten wir uns noch gewünscht?
Danach könnt ihr entscheiden, ob und wie ihr weitermacht. Vielleicht haben sich manche noch schwer getan mit der Nutzung, sodass das Kriterium »Mit wenig Schulung einfach nutzbar« nicht ausreichend erfüllt erscheint. Dann ist das das Thema, mit dem ihr in die nächste Phase, die Weiterentwicklung geht.
Vierter Schritt: Weiterentwickeln
Eine mögliche Weiterentwicklung der Lernschleife könnte so aussehen, dass ihr euch intensiver damit beschäftigt, wie es Nutzer:innen erleichtert werden kann, das Whiteboard zu nutzen. Beispielsweise durch eine einfachere Gestaltung, in dem Post-its von den Nutzer:innen nicht selbst angelegt werden müssen, sondern schon für sie vorbereitet bei der Aufgabenstellung bereitliegen, sodass sie nur noch angeklickt und direkt beschriftet werden können.
Ein anderer Weg könnte sein, im nächsten Meeting ein anderes Whiteboard auszuprobieren. In diesem Falle würdet ihr methodische Routine entwickeln und gleichzeitig ein weiteres Tool kennenlernen. Werden Lernschleifen zu groß gewählt, münden sie oft in Überforderung. Egal, ob ihr auf eurem Weg von Lernschleifen sprecht oder wie im agilen Projektmanagement von Sprints, entscheidend ist: ein klares Ziel zu haben, kleine Schritte zu machen, regelmäßig innezuhalten und die gemeinsamen Erkenntnisse zu reflektieren.
Lernschleifen, regelmäßiges Reflektieren und das entsprechende Anpassen des Tuns führen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg. Oder um es mit Darwins Worten zu sagen: zum Survival of the fittest.
Gesine Engelage-Meyer verbindet gerne Welten. Als technische Betriebswirtin ist sie Fan von smarten Prozessen und als erfahrene Changemanagerin weiß sie, dass es immer das Miteinander ist, das über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. In fünfzehn Jahren Berufspraxis als gefragte Moderatorin und Trainerin — intern in großen Unternehmen wie auch extern — hat sie gelernt, Komplexes einfach zu vermitteln und mit Freude das Verlassen von Komfortzonen zu unterstützen. » https://www.teamelephant.de
Sonja Hanau tut alles dafür, damit es weniger und dafür bessere Meetings gibt. Seit mehr als zehn Jahren sorgt die Wirtschaftsinformatikerin dafür, mithilfe von passender Technik und guten Strukturen einen Rahmen zu schaffen, in dem Menschen ihre Potenziale entfalten und ihre Ziele erreichen. Sie begleitet Unternehmen bei der Entwicklung einer neuen Meeting- und Zusammenarbeitskultur. In ihren Vorträgen und Workshops verbindet sie Moderations- und Technikkompetenz mit Leichtigkeit und Humor. Sie lebt mit ihrer Familie bei Frankfurt. » https://www.meetingschmiede.de