Nicht schon wieder so ein nerviges Online-Meeting

In Zeiten von Homeoffice und Homeschooling ist die zentrale Frage in vielen Familien die, ob das Internet hält. Wenn nicht, wird’s unangenehm. Doch das ist nur ein Aspekt. Viel wichtiger ist es, den Menschen hinter der Kamera in den Blick zu nehmen. Wie motiviert man virtuell? Wie gelingt ein Miteinander trotz Distanz?

In Zeiten von Homeoffice und Homescooling ist die zentrale Frage in vielen Familien die, ob das Internet hält. Wenn nicht, wird’s unangenehm. Besonders dann, wenn man selbst zum Meeting eingeladen hat.

Nachvollziehbar also, dass sich erstmal viel um die Technik dreht, wenn wir uns der Frage widmen, was ein Onlinemeetings erfolgreich macht. Auf der anderen Seite ist weder das stabile Netz, noch das angesagte Kollaborationstool der Erfolgsgarant des virtuellen Miteinanders. Besprechungsraum und Flipchart reichen hierfür in der physischen Welt ja auch nicht aus. Darüber hinaus ziehen spannende Tools der Onlinewelt schnell den Fokus auf sich und überdecken dabei mitunter die elementare Frage nach dem Sinn und Ziel der virtuellen Besprechung. Da siegt dann der Spieltrieb.

Online-Meetings müssen Sinn machen

Ein Meeting wird aber erst dann zum erfolgreichen Meeting, wenn es Sinn macht. Und zwar für alle Beteiligten. Bevor sich Einladende der Ausgestaltung ihrer Onlinemeetings zuwenden, sollten sie sich zunächst die Frage stellen, welches Ziel sie damit erreichen möchten, wen es hierzu tatsächlich braucht und wie sie Schritt für Schritt vorgehen wollen.
Das ist nichts Neues? Da haben Sie Recht! Doch das Wissen darüber wie es eigentlich gehen sollte nützt erst dann etwas, wenn es auch in der Praxis umgesetzt wird. Die intrinsische Motivation der Teilnehmer*innen ist ein elementarer Erfolgsparameter partizipativer Arbeit. Und untrennbar mit der Sinnhaftigkeit und der persönlichen Einflussmöglichkeit verbunden. Und da ist in der virtuellen Welt da draußen durchaus noch Luft nach oben…

Auch irrelvantes Gedöns kann wichtig sein

Sind die grundlegenden Fragen nach dem WAS und WER beantwortet, erfährt das WIE in der virtuellen Welt eine besondere Bedeutung. Stichwort: fehlende Nähe. Kein Plausch über die Fußballergebnisse des letzten Wochenendes, kein Kompliment für die neue Handtasche der Kollegin und auch kein Run auf die wenigen Schoko-Kekse inmitten der ansonsten ziemlich trockenen Krümelvarianten.
Was man möglicherweise als für die Sache irrelevantes – vielleicht sogar störendes – „privates Gedöns“ abtun mag, ist aber in der Tat wichtig für das gemeinsame Miteinander. Studien haben gezeigt, dass die Kreativität zur Lösungsfindung in Teams in hohem Maße von sozialer Sensitivität und Empathie abhängt.
Nur – kann es denn überhaupt gelingen, Nähe im virtuellen Raum herzustellen, wo doch alle nur vor dem Bildschirm sitzen?


Die gute Nachricht zuerst: Es geht. Und nun die – naja sagen wir einmal fast gute – es braucht entsprechende Aufmerksamkeit und Planung.

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Apropos Planung: Ein Grund weshalb Teilnehmer*innen häufig zu spät ins Meeting kommen oder dieses früher verlassen ist die Meeting-Taktung. Meetings dauern in der Regel 60 Minuten und beginnen zur vollen Stunde. Das hat aber zur Folge, dass das übergangslose switchen von einem ins andere weder die Zeit lässt, seinen eigenen Bedürfnissen kurz Raum zu geben, noch sich auf das neue Thema einzustimmen, um von Beginn an aktiv und konstruktiv mitzuarbeiten. Ein Lösungsansatz hierfür ist es, die Meetings a) kürzer zu halten und b) zu untypischen Zeiten anzuberaumen. Laden Sie zu Ihrem nächstes Meeting doch einfach einmal um 10:05 Uhr an. Früher ist die Runde doch meist sowieso noch nicht vollständig, oder? Doch auf diese Weise nehmen Sie den Teilnehmenden jede Menge Druck – was sich natürlich auch direkt auf die Atmosphäre auswirkt. Und eine entspannte Atmosphäre ist die beste Basis, um die schon zuvor angesprochene Nähe in den virtuellen Raum zu holen.

Und auch der Willkommenskaffee aus dem Besprechungszimmer lässt sich im virtuellen Raum umsetzen! Laden Sie bei einem größeren Meeting beispielsweise 15 Minuten vor dem offiziellen Start hierzu ein und geben Sie dem informellen Ankommen und dem privaten Small-Talk ganz bewusst einen Raum. Wichtig ist es hier allerdings, dies entsprechend zu kommunizieren. Perfekt wird es, wenn Sie die Teilnehmer*innen ab und an mit einem Care-Paket versorgen. Ein ausgefallener Kaffeebecher, leckere Müsliriegel oder auch einmal ein Piccolo, wenn gemeinsam auf das erfolgreiche Quartal angestoßen werden darf.

Da Empathie durch unsere Spiegelneuronen aktiviert wird, ist es wichtig, dass die Teilnehmer*innen sich auch tatsächlich sehen. Darum gilt: „Kamera an!“ Zusätzlich hilft es, Gestik im Sichtfeld der Kamera aktiv zu nutzen. Dies kann beispielsweise durch ein „Daumen hoch“, ein Anzeigen des Energielevels mit der Hand oder ein Abschiedswinken am Ende des Meetings sein.

Ein wertvolles Ritual, um Nähe herzustellen, ist der Check-in zu Beginn. Mit der Frage: „Wie geht’s mir gerade?“ kann zunächst das persönliche Befinden thematisiert werden. Es hilft, wenn die Kolleg*innen wissen, dass ich Zahnschmerzen habe und meine nicht ganz so freudvolle Mimik nichts mit ihnen zu tun hat. Mit der Anschlussfrage: „Welche Erwartungen habe ich an das heutige Meeting?“ kann dann die Brücke zur inhaltlichen bzw. methodischen Ausprägung gebaut und gleichzeitig das gemeinsame Verständnis sicher gestellt werden. Wichtig hierbei ist die Einhaltung der Zeit. Rund eine Minute sollte das jeweilige Statement in der Regel dauern.

Die Bedürfnisse in virtuellen Meetings entscheiden sich gar nicht so sehr von denen im tatsächlichen Konferenzraum. Lediglich die Umsetzung ist anders. Und die gilt es bewusst zu durchdenken und im Vorfeld zu planen.

#1 – Sinn und Ziel entscheiden über den Erfolg virtueller Meetings
#2 – Nähe im Meeting ist ausschlaggebend für kreative Lösungsfindung im Team
#3 – Meeting-Zeiten abseits der Norm: unter 60 Minuten und nie zur vollen Stunde
#4 – Willkommen-Kaffee bewusst einplanen und durch Care-Pakete aufpeppen
#5 – Aktive Kamera und Gestik im Sichtfeld lassen Empathie entstehen
#6 – Der kurze Check-in bringt Nähe ins Team

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