PDCA hat sich weltweit als Problemlösungsinstrument etabliert und ist mittlerweile Standard zur systematischen Problemlösung geworden. Dank ihrer Einfachheit ist diese Methode schnell zu erlernen und anzuwenden. Kurzum sie ist eine Allzweckwaffe zur systematsichen Problemlösung in Produktion und Administration.
Die Plan-Phase: Von der Problembeschreibung zum Lösungsansatz
Der PDCA-Zyklus mit seinen vier Phasen bildet die Grundlage für die Problemlösung mit PDCA. Der Zyklus beginnt mit der Plan-Phase, in deren Mittelpunkt die folgenden Aktivitäten stehen:
Probleme definieren und abgrenzen
Entscheidend ist, das Problem so exakt wie möglich zu beschreiben. Ist ein Problem gut beschrieben, ist ein großer Schritt in Richtung Problemlösung getan. Dabei werden Fragen diskutiert und beantwortet wie:
- Wie stellt sich die Ausgangslage dar?
- Warum wird das Thema bearbeitet? Und warum gerade jetzt?
- Was genau ist das Problem, wie lässt es sich abgrenzen?
- Was sind das Ziel und der Nutzen, die mit der Problemlösung erreicht werden sollen?
- Wer muss im Team sein, welche Teammitglieder werden benötigt, um zu einer optimalen Problemlösung zu gelangen?
- Was soll betrachtet, was soll ausgeschlossen werden?
Kundenanforderungen definieren und messen
Oberstes Ziel von Lean-Management und Lean Leadership, und damit auch von Shop Floor Management, ist die Kundenzufriedenheit. Darum ist es bei vielen Problemlösungen sinnvoll, sich an den Kundenerwartungen zu orientieren und die Kundenanforderungen zu ermitteln.
- Wer ist der Kunde? Dabei geht es nicht nur um die externen, sondern auch um die internen Kunden, also die Mitarbeiter, die als unternehmensinterne Kunden zum Beispiel von der Zuarbeit anderer Mitarbeiter abhängig sind.
- Was will der Kunde? Wie lassen sich die Erwartungen und Wünsche der Kunden spezifizieren und in messbare Parameter kleiden?
- Welche Daten zur Bewertung der Prozessleistung müssen erhoben werden, auch um zu prüfen, wie gut der Prozess die Kundenanforderungen erfüllt?
Messgrößen bestimmen
An dieser Stelle des PDCA-Zyklus wird bestimmt, welche Messgrößen notwendig sind, wie gemessen werden kann und wie sich die Datenqualität sicherstellen lässt.
Ursachen für das Problem ermitteln und priorisieren
In der Praxis leiden viele Versuche, Produktionsprobleme und andere Herausforderungen zu lösen, daran, dass letztendlich nur an den Symptomen herumgedoktert wird. Beim vorgestellten PDCA-Kreislauf wird daher viel Hirnschmalz auf die Ursachenfindung und die Analyse der wahren und wirklichen Ursachen verwendet.
Der Ist-Prozess wird hierzu meist gründlich auf den Prüfstand gestellt. Doch nicht immer gelingt es, Probleme wirklich grundlegend zu erfassen. Es geht darum, zu untersuchen, welchen Einfluss und welche konkreten Folgen die Ursachen haben. Danach wird eine Priorisierung vorgenommen, um die logischste und Erfolg versprechendste Ursache zu beseitigen.
Lösungen für die Ursachen definieren und bewerten
Jetzt geht es an die Erarbeitung von Lösungen und deren Bewertung: Welche Lösungen sind die besten? Wiederum geht es um die Frage der Priorisierung, dieses Mal der Lösungsvorschläge.
Die Maßnahmen zur Behebung der Ursachen definieren
Die Plan-Phase endet mit der Erarbeitung von Maßnahmen, mit denen die Ursachen des Problems abgestellt werden sollen. Um sicherzustellen, dass die Maßnahmen fristgerecht in die Umsetzung gelangen, kann der klassische Maßnahmenplan genutzt werden, also ein Formblatt, in dem alle Verbesserungsmaßnahmen und Aufgaben dokumentiert werden.
Umsetzung in der Do-Phase
In der Do-Phase des PDCA-Zyklus werden die Maßnahmen umgesetzt, die Testbereiche ausgewählt und vorbereitet sowie die eventuell erforderlichen Schulungsmaßnahmen durchgeführt, die die Mitarbeiter in die Lage versetzen, Probleme frühzeitig zu erkennen, Maßnahmen problemlösungsorientiert umzusetzen und neue Standards zu formulieren. Ein entscheidender Punkt ist in nicht wenigen Fällen, vorhandene Widerstände aufzuspüren und mit den Mitarbeitern, von denen diese Widerstände ausgehen, Gespräche zu führen, um sie von der Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit der Umsetzung und der damit verknüpften Veränderungsprozesse zu überzeugen.
Auswertungsarbeit in der Check-Phase
Kommen wir zur Check-Phase, in der die Auswertung der Testergebnisse im Mittelpunkt steht. Neben der Festlegung des Soll-Prozesses kommt es eventuell zur Einführung eines neuen Standards, also zum Beispiel eines Arbeitsschrittes oder Prozesses, der den alten Standard ablöst, weil dieser der Verursacher des Problems ist. Auch die Überwachung der Standards mithilfe der Kennzahlen gehört hierher, wobei aus dieser Überprüfung vielleicht die Konsequenz gezogen werden muss, dass eine weitere Optimierung des Standards notwendig ist.
Die Act-Phase
Die Act-Phase des PDCA-Zyklus gestaltet sich wie folgt:
- Falls sich die Maßnahmen in der Check-Phase bewährt haben, wird die gefundene Lösung nun endgültig zum Standard gemacht. Alle Beteiligten werden darüber informiert.
- Haben sich die eingeleiteten Maßnahmen nicht bewährt, erfolgt ein erneuter Durchgang des PDCA mit der Frage, warum die Maßnahmen nicht zu dem gewünschten Erfolg geführt haben.
Zur Durchführung eines PDCA gehört immer auch eine Dokumentation. Das unterscheidet PDCA von anderen Methoden. Die Dokumentation macht die Problemlösung auch für andere nachvollziehbar und die Ergebnisse machen auch bisher unbeteiligten Mitarbeitern Mut, ebenfalls den anstrengenden Weg der systematischen Problemlösung einzuschlagen. Für die Dokumentation hat sich das sogenannte PDCA-A3-Formular bewährt.
Das Beispiel zeigt die wesentlichen Aspekte bei der Arbeit mit PDCA:
- Es ist wichtig, dranzubleiben und in die Tiefe zu bohren; man darf sich nie mit kurzfristigen Lösungen zufriedengeben, sondern muss alle verfügbare Energie daran setzen, nachhaltige Lösungen zu finden.
- Die konsequente Umsetzung und Erprobung führt letztendlich dazu, die optimale Problemlösung zu finden.
Nach unserer Erfahrung ist vor allem die Check-Phase von großer Bedeutung, weil die Mitarbeiter hier die Möglichkeit haben, verschiedene Lösungen zu erproben. Und wenn sich Lösungen nicht bewähren, können sie so lange weitersuchen, bis es für alle Beteiligten eine zufriedenstellende Lösung gibt. Wir stellen oft fest, dass die Mitarbeiter beim richtigen Einsatz der Problemlösungsmethode einen geradezu detektivischen Spürsinn entwickeln und es ihnen Spaß macht, so lange mit den Lösungsalternativen zu arbeiten, bis sie die wirklich optimale Lösung gefunden haben.
Hinter der PDCA-Methodik steht eine besondere Grundhaltung, nämlich systematisch mit Problemen umzugehen und nach immer weiteren Verbesserungen zu streben, anstatt aufzuhören, sobald ein Problem gelöst erscheint. Führungskräfte und Mitarbeiter, die mit PDCA arbeiten, bauen Schritt für Schritt die Haltung auf, dass es sich lohnt, mit einer systematischen Vorgehensweise einen kontinuierlichen und nie abgeschlossenen Verbesserungsprozess zu etablieren, der zu dauerhaften und nachhaltigen Erfolgen führt.
Dr. Albert Hurtz ist einer der Gründer der Unternehmensberatung PTA Praxis für teamorientierte Arbeitsgestaltung GmbH und hat 1995 zu dem Thema handlungsorientiertes Lernen in der Maschinentechnik promoviert. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der PTA und Projektleiter in zahlreichen Kundenprojekten. Seine Arbeitsschwerpunkte sind: Shop Floor-Management, Verbesserungsmanagement, KVP, Teamarbeit, Coaching und Training für Führungskräfte, Begleitung von Unternehmenszusammenschlüssen, Kultur- und Leitbildentwicklung und die Begleitung beim Aufbau von Produktionssystemen.
Daniela Best ist Diplom-Psychologin und seit 1998 Beraterin für Personal- und Organisationsentwicklung. Sie ist Partnerin der Unternehmensberatung PTA Praxis für teamorientierte Arbeitsgestaltung GmbH und leitet den Standort Herford.
Als Projektleiterin in zahlreichen Kundenprojekten betreut sie die Themenschwerpunkte Lean, Teamarbeit und Führungskräfteentwicklung. Verbesserungsprozesse sowie die Einführung von Shop Floor-Management und Produktionssystemen sind dabei Schwerpunkte ihrer Arbeit.