Viele Präsentationen leiden an einem Information-Overload-Syndrom: Wir reden viel zu viel um den heißen Brei, anstatt auf den Punkt zu kommen, schaffen uns mit Formalismen ein künstliches Gefühl der Sicherheit, an-statt unsere Zuhörer mutig emotional abzuholen Doch wie machen wir es besser?
Viele Präsentationen leiden an einem Information-Overload-Syndrom: Wir reden viel zu viel um den heißen Brei, anstatt auf den Punkt zu kommen, schaffen uns mit Formalismen ein künstliches Gefühl der Sicherheit, an-statt unsere Zuhörer mutig emotional abzuholen und er-schlagen das Publikum mit vollgepackten Folien, anstatt sie mit spielerischer Leichtigkeit von unseren Argumen-ten zu überzeugen. Darüber hinaus machen uns oft auch kommunikationsunerfahrene Vorgesetzte sowie praxis-fremde Marketing- und PR-Abteilungen das Leben schwer, wenn sie uns in wenig hilfreiche Präsentations-master zwingen. Mit diesem Zustand dürfen wir uns nicht zufriedengeben; wir müssen es besser machen.
Doing better with less
Meine Grundphilosophie, um diesen Herausforderungen zu begegnen, entspringt dem Konzept des Minimalismus: »Weniger ist mehr«. Matthew E. May geht in seinem großartigen Buch »The Laws of Subtraction« noch einen Schritt weiter: Er bezeichnet diesen Ansatz als nicht zu Ende gedacht, da es nicht darum ginge, mehr mit weni-ger zu erreichen, sondern durch Reduzierung zu verbes-sern: »Doing better with less«. Das sollte auch unsere Devise sein.
Doch wie erreichen wir dieses Ziel bei unseren Präsenta-tionen? Indem wir die Zuhörer zu Zuschauern machen. Wir vermitteln ihnen unsere Inhalte mit klaren Botschaf-ten, schlüssigen Argumenten, eingängigen Visualisierun-gen und so wenigen Details wie möglich: Wir eliminieren das Offensichtliche und stellen das Aussagekräftige in den Mittelpunkt.
Keine Inhaltsverzeichnisse
Eine schlechte Angewohnheit, die sich heute wie ein Krebsgeschwür durch die Präsentationslandschaft frisst, ist das Anlegen von Inhaltsverzeichnissen in Präsentatio-nen. Welchen Sinn macht es, dass die Zuhörer wissen, wo wir uns in der Präsentation befinden? Alle kennen die Dauer des Vortrags und es liegt an uns, diese Zeit so zu füllen, dass keiner der Zuhörer auch nur auf die Idee kommt, wissen zu wollen, ob wir bald fertig sind. Also, raus damit.
Keine Inhaltsüberschriften
Eine konsequente Weiterführung der Inhaltsverzeich-nisangewohnheit ist, die Überschriften der Folien dazu zu missbrauchen, den jeweiligen Punkt aus dem Inhaltsver-zeichnis aufzuzeigen. Das ist unnötig, langweilig und ver-schwendet Platz auf der Folie. Falls sich auf der Folie noch eine umfangreiche Kopf- und Fußzeile, ein Slogan und ein auffällig positioniertes Unternehmenslogo befinden, ist wahrscheinlich schon ein Viertel der Folie mit Punkten gefüllt, die keinen Mehrwert für die Kommunikation lie-fern. Das macht keinen Sinn.
Kein wissenschaftlicher Trichter
Eine weitere Unart ist in meinen Augen der leider häufig genutzte Folienaufbau nach dem wissenschaftlichen Trich-ter. Die Zuhörer werden Schritt für Schritt durch die Folie geführt bis sie endlich – am Schluss der Folie – die Kern-aussage erhalten. Für den Folienaufbau eignet sich aber das pyramidale Prinzip deutlich besser. Der Vorteil ist, unsere Zuhörer müssen bei der pyramidalen Gestaltung nur die Kopfzeile jeder Folie lesen und haben damit die Kernaussage wahrgenommen. Das erhöht die Chancen, verstanden zu werden und unsere Botschaften beim Pub-likum nachhaltig zu verankern.
Keine unklaren Folien
Last but not least sind die Folien so zu gestalten, dass alle Zuhörer die Inhalte mühelos erkennen und lesen können. Dazu beherzigen wir die drei »S« der Foliener-stellung: Size, Sharpness & Style. Die Schrift muss groß genug sein, damit jeder Zuhörer die Folien problemlos lesen kann, Bilder müssen scharf sein und wir nutzen ausschließlich Schriftarten, die gut und einfach lesbar sind.
Reduzierung auf das Notwendige
Woran erkenne ich Folien, die noch nicht auf das Notwen-dige reduziert sind? Wie viel Information notwendig ist, um eine Botschaft zu transportieren, lässt sich naturge-mäß nicht pauschal beantworten. Das hängt vom Zielper-sonenkreis, der Situation und vom Sachverhalt ab. Hier-für sind ein bisschen Fingerspitzengefühl und Präsentati-onserfahrung erforderlich.
Mit Blick auf unsere Präsentationsfolien gibt es einige At-tribute, die wir schnell und einfach überprüfen können. Falls eines oder mehrere erfüllt sind, spricht einiges da-für, dass die betroffene Folie Optimierungspotenzial auf-weist: Die Folie enthält …
- mehr als eine Kernbotschaft,
- mehr als eine Abbildung oder Tabelle,
- eine Überschrift mit mehr als zwei Zeilen,
- mehr als zwei Gliederungspunkte und/oder
- der Leser benötigt länger als ein paar Sekunden, um die Kernbotschaft der Folie zu erkennen.
Ein weiterer hilfreicher Tipp zur Reduzierung auf das Notwendige ist das Nichts, das viele Vortragende oft vernachlässigen. Mit dem Nichts meine ich den Hintergrund unserer Folien. Wir sollten stets versuchen, dem Nichts viel Platz einzuräumen. Wahre Meisterstücke in der Erzielung großer Wirkung mit wenigen Kommunikationselementen sind beispielsweise Produktpräsentationen von Apple oder Werbebotschaften von Google oder Facebook. Diese Unternehmen verstehen es in der Regel, mit wenig viel Wirkung zu erzielen: »Doing better with less.«
Prof. Dr. Peter Daiser hat viele Jahre erfolgreich in der Krisen-, Strategie- und Managementberatung bei namhaften Consultingunternehmen gearbeitet. Mit seinen Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Probleme analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute lehrt und berät er zu den Themen »Digitale Transformation«, »Management« und »Rhetorik« und unterstützt Organisationen bei wichtigen Deals und Präsentationen sowie der Weiterentwicklung ihrer Fach- und Führungskräfte.