Ob Maschinenbau oder IT, die Auftragsbücher sind immer noch gut gefüllt, doch die Perspektiven werden zunehmend ungewisser. Passen Sie jetzt Ihre Strukturen und Prozesse an und bauen Sie Kundenbindung auf. Nehmen Sie Ablauf- und Aufbauorganisation unter die Lupe und analysieren Sie Ihre Aufträge und Ihre Kundenbeziehungen. Mit schlanken Geschäftsprozessen haben Sie Ihr Ohr immer nahe am Markt und können schnell auf Turbulenzen reagieren.
Um Ihre Geschäftsprozesse zu entschlacken und zu optimieren, sollten Sie sich mit folgenden Überlegungen beschäftigen.
1. Was bringt die Ablauforganisation ins Rotieren?
Die wenigsten Unternehmen waren auf den großen Nachfrageschub vorbereitet. Plötzlich häufen sich Beschwerden über doppelte Dateneingaben und das mühsame Rückversichern bei Entscheidungen. Der Controlling-Prozess findet nur noch über die Buchhaltung statt, Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern kommen zu kurz. Es wird nicht mehr kontrolliert, ob das Prinzip Selbstverantwortung funktioniert. Vorkommnisse dieser Art sind deutliche Anzeichen, dass die Geschäftsprozesse vereinfacht werden sollten.
2. Hält die Aufbau-Organisation mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt?
Genau jetzt könnte der richtige Zeitpunkt sein, das Rad größer zu drehen und aus mehreren Einzelanfragen neue Geschäftsfelder zu definieren. Mit eigenen Businessplänen, Mitarbeitern, die sich auf das neue Projekt konzentrieren, und einer Infrastruktur, die sie dabei unterstützt. Stattdessen wird oftmals auf eine Büroerweiterung und einen ruhigeren Zeitpunkt gesetzt. Doch dann ist meist die Nachfrage wieder niedriger. Die Marktbearbeitung erfolgt nicht mehr aus der Stärke heraus. Auch diesen Aspekt sollten Sie bei der Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse berücksichtigen.
3. Auftragsanalyse – Wohin geht der Trend?
In den aktuellen Aufträgen stecken viele Informationen über den Markt. Sie geben Aufschluss über die großen Trends, die vorherrschen. Dabei ist der Blick auf folgende Fragen gerichtet: Was wird momentan nachgefragt? Wie stark ist die Fokussierung auf das Kernprodukt? Welche Produkte und Leistungen werden nachgefragt, die über das übliche Portfolio hinausgehen? Aus der Beantwortung dieser Fragen lassen sich nützliche Antworten für die strategische Positionierung des Unternehmens ableiten, die dann Eingang in Ihre Geschäftsprozesse finden sollten.
4. Kundenanalyse – Wie ticken die Kunden?
Ähnliche Informationen lassen sich aus der Struktur der Kunden entnehmen. Dabei interessiert vor allem, wie sich die Kunden zusammensetzen. Welche Kunden zählen zu den Stammkunden, welche zu den Neukunden? Wie stark unterscheiden sich die Stammkunden in ihrem Verhalten? Wie ist das Verhältnis der Stammkunden zu den Neukunden? Nehmen die Neukunden zu? Wer sind die Kunden und woher kommen sie? Wie werden sie auf Ihr Unternehmen aufmerksam? Warum entscheiden sie sich für Sie? Wohin entwickeln sie sich? Aus diesen Antworten lassen sich Schlüsse ziehen, wie das momentane Kundenverhalten auch für die Zukunft am Leben gehalten und dauerhaft in die Geschäftsprozesse eingebunden werden kann.
5. Nicht-Kunden-Analyse – Wer findet den Weg zum Unternehmen nicht?
Der bisherige Ablauf der Geschäftsprozesse ließ meist eine Gruppe zu kurz kommen: die Kunden, die trotz anfänglichen Interesses im Unternehmen keinen Auftrag platzieren – aus welchen Gründen auch immer. Hier gilt es, Näheres zu erfahren: Für welche Kunden und welche Marktbearbeitung fehlt momentan die Zeit? Wie wichtig wären diese für die Zukunft des Unternehmens? Wie stark leidet generell die Neukundengewinnung? Welche Aufträge und Kunden werden momentan eher geschoben als bevorzugt behandelt? Wie groß ist der entstandene Umsatzverlust, weil der Markt nicht umfassend bearbeitet werden kann? Aus diesen Antworten resultieren Maßnahmen, die ein kleines Vertriebsteam anschließend umsetzen kann.
Um für die Turbulenzen in der globalen Wirtschaft gerüstet zu sein, empfiehlt es sich, jetzt umsichtig zu handeln: Die Ablauf- und die Aufbauorganisation sollten jetzt angepasst werden. Aufträge, Kunden und Nicht-Kunden sollten sorgfältig analysiert und die Ergebnisse dazu verwendet werden, die Kundenbeziehungen zu festigen. Denn ein Unternehmen mit schlanken Geschäftsprozessen kann auf Veränderungen wesentlich schneller reagieren.
Prof. Dr. rer. pol. Roland Alter sammelte umfangreiche Konzernerfahrungen in Führungsfunktionen, unter anderem international in den USA und China. Seit Herbst 2008 hat er die Professur für Organisation und Allgemeine Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule Heilbronn inne.
Dipl.-Kfm. (univ.) Christian Kalkbrenner hat sich darauf spezialisiert, Unternehmen in Wachstumsfragen zu beraten und die gemeinsam entwickelten Konzepte umzusetzen. Er ist Autor der wachstumsorientierten Bücher „Der Bambus-Code“ und „High-Speed-Marketing“.