Gute Konzepte leben von den richtigen Fragen

Gute Präsentationen und gute Vorträge leben von guter konzeptioneller Vorarbeit. Hier unterscheidet sich der Profi vom Amateur. Doch wie bereiten Profis Präsentationen vor? Worauf kommt es an? Antworten darauf liefert Prof. Dr. Peter Daiser.

Der Profi stellt sich zu Beginn die wirklich wichtigen Fragen. Am besten in schriftlicher Form, denn Verschriftlichung führt zu Gedankenklarheit.
Einer der größten Fehler, den du beim Präsentieren machen kannst, wäre zu glauben, du brauchst kein Konzept: »Brauche ich nicht, ist doch alles klar.« Nein, das ist es nicht. Es gibt viele Situationen, da scheint dies der Fall zu sein. Doch die Erfahrung und vor allem die vielen schlechten Präsentationen, die wir täglich ertragen müssen, zeigen eines ganz deutlich: Auch wenn es manchmal auf den ersten Blick den Anschein hat, man bräuchte kein (extra) Konzept, dann bedenke: Ohne Konzept läufst du Gefahr, eine oder mehrere Todsünden des Präsentierens zu begehen. Ohne Konzept wirst du nicht die Wirkung erzielen, die du erzielen könntest. Ohne Konzept wirst du mehr Arbeit für ein schlechteres Ergebnis aufwenden. Effizienter und effektiver ist es, vorab die wirklich wichtigen und wesentlichen Inhalte zu erfassen und in ein stringentes Konzept einfließen zu lassen. Damit du von Anfang an weißt, worauf es ankommt und wie du dein Publikum überzeugst.

Idee oder Ergebnis?

Dein Vortrag beginnt entweder mit einer Idee, die du verkaufen, oder einem Ergebnis, das du vorstellen möchtest. Ich spreche bewusst davon, eine Idee zu verkaufen, da es bedeutend schwieriger ist, ein Publikum von einer Idee zu überzeugen, als Ursachen und Auswirkungen von Ergebnissen zu vermitteln.
Ergebnisse sind vertrauenswürdiger als Ideen, denn sie erscheinen quantifizierbar, vorzeigbar, nachvollziehbar und sind damit greifbarer. Gleichzeitig kannst du meist auf das bekannte Prinzip der Kausalität zurückgreifen: Wirkung »B« (Ergebnis) resultiert aus Ursache »A«. Falls du deine Zuhörer von einer Idee überzeugen möchtest, stehst du in der Regel vor einer größeren Herausforderung. Deine Lösung oder dein Konzept ist zwar beschreibbar, aber weniger greifbar als ein in Aussicht gestelltes Ergebnis. Dein Publikum muss für die Akzeptanz von Ideen eine deutlich höhere Vorstellungskraft mitbringen und Denkleistung erbringen, um konzeptionelle Zusammenhänge und Sachverhalte nachvollziehen zu können. Die folgende Abbildung stellt die Unterschiede nochmals zusammenfassend dar.
Was bedeutet das fürs Präsentieren? Sollen nur Ergebnisse statt Ideen vorgestellt werden? Nein. Aber die Unterscheidung zwischen dem Inhalt »Ergebnis« und dem Inhalt »Idee« ist überaus wichtig für den Aufbau der eigenen Argumentation oder Überzeugungsstrategie. Wenn deine Inhalte vor allem Ergebnisse sind, bietet sich ein pyramidaler oder trichterförmiger Aufbau für die Vorstellung deiner Argumente an. Ideen hingegen brauchen eine andere Vorgehensweise: Sie lassen sich einfacher mithilfe von Geschichten vermitteln. Ich gehe an dieser Stelle nur kurz auf diese drei grundlegenden Varianten für Vortragsstrukturen (Pyramide, Trichter und Storyline) ein (eine ausführlichere Darstellung dieser Varianten nehme ich im folgenden Abschnitt vor).
Als Erfinderin des pyramidalen Kommunikationsprinzips (Pyramide) gilt Barbara Minto. Sie hat nach ihrem Studium bei McKinsey gearbeitet. Dort wurde man schnell auf ihre Fähigkeit aufmerksam, Ergebnisse wirksam zu kommunizieren. Entgegen der in Studium oder Wissenschaft erlernten Trichtermethode, bottom-up (aus den Details) die Kernaussagen herzuleiten, stellte Barbara die Kernaussagen voran und nutzte die Details (Argumente), um die Kernaussagen zu untermauern. Diese Methode gilt heute unter Präsentationsexperten als Goldstandard der Kommunikation, da sie eine sehr effektive Kommunikation erlaubt und dem Sender eine Argumentationsstruktur an die Hand gibt, die ihre oder seine Aussagen nur schwer angreifbar machen. Während bei der Pyramide und dem Trichter auf die sachlichen inhaltlichen Argumente abgestellt wird, steht beim Storytelling eine Geschichte (Storyline) im Vordergrund, die die Zuhörer vor allem emotional gewinnen möchte. Obwohl sich Ideen grundsätzlich auch mit dem pyramidalen Prinzip oder wissenschaftlichen Trichter präsentieren lassen, ist das Storytelling hierfür in der Regel die effektivere Methode.

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Wer sind meine Zielpersonen?

Der Dreh- und Angelpunkt deiner Präsentation sind die Empfänger. Ist doch klar, wirst du jetzt sagen. Wenn ich einem Handwerker etwas verkaufen möchte, werde ich ihn anders ansprechen als einen Kaufmann. Ein Kind ist anders zu überzeugen als ein Erwachsener. Doch worauf kommt es eigentlich an? Ein großer Denkfehler beim Präsentieren ist, dass der Präsentierende davon ausgeht, dass sein Publikum so denkt wie er. Die Psychologie lehrt uns das Gegenteil. Jeder Mensch hat seine eigenen Vorerfahrungen, Werte, Bedürfnisse, Interessen und weitere Prägungen. Dies führt dazu, dass wir zahlreiche Aspekte unterschiedlich wahrnehmen und bewerten, dass wir zu vielen Themen unterschiedlicher Meinung sind und dass uns unterschiedliche Themen und Inhalte motivieren. Falls du in einer Beziehung lebst, wirst du ein Lied davon singen können, wie oft dein Partner ganz anders denkt als du. Ähnliche Situationen wirst du auch im Freundes- oder Kollegenkreis erleben, wenn dein Gegenüber deine Ausführungen nicht nachvollziehen kann, weil sie oder er anderer Meinung ist.
Mit Präsentationen wollen wir überzeugen. Daher reicht es nicht, zu wissen, dass andere Menschen anders denken. Du solltest dir besser ein möglichst konkretes Bild davon machen, wer dein Publikum ist und wie es tickt. Dazu helfen folgende Fragen:

• Wer sind meine Zielpersonen und welche Erfahrungen und Kenntnisse bringen sie mit?
• Welchen Bedarf haben die Empfänger?
• Besteht überhaupt ein Handlungsbedarf aus Sicht der Empfänger?
• Welche Entscheidungsbefugnis besitzen die EmpfängerWer sind die Entscheider und Schlüsselpersonen
• Was motiviert die Zielpersonen und Schlüsselpersonen?

Meiner Erfahrung nach lassen sich Personen diesen Gruppen bereits mit relativ wenigen Informationen recht gut zuordnen. Diese grobe Kategorisierung reicht aus, damit du deine Argumente besser auf die Wünsche und Bedürfnisse der Empfänger zuschneiden kannst. Probiere es aus: es funktioniert!
Zusammenfassend helfen dir die aufgezeigten Fragen dabei, ein besseres Verständnis von deinen Zuhörern zu entwickeln. Auf dieser Grundlage kannst du deine Sprache, die Inhalte und den Aufbau deiner Präsentation sowie deiner Argumentation besser auf die Empfänger anpassen. Indem du die richtigen Worte und Argumente findest, die das Publikum überzeugen, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dein Kommunikationsziel zu erreichen. Und genau darum geht’s!

Habe immer ein erreichbares Präsentationziel!

Wir haben zuvor darüber gesprochen, dass das Grundkonzept einer Präsentation darin besteht, dass ein Sender spezifische Signale und Zeichenfolgen in kodifizierter Form an einen Empfänger übermittelt, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Vor diesem Hintergrund ist es unentbehrlich, sich zu Beginn ein realistisches Ziel zu setzen. »Was willst du mit deiner Präsentation erreichen?«
Falls du diese Frage noch nicht zweifelsfrei beantworten kannst, empfehle ich dir, dich nochmals deiner Kommunikationsaufgabe zu widmen. Was sind die Kernaspekte? Welche Kernfragen ergeben sich daraus? Was ist das zugrunde liegende Problem der Kommunikationsaufgabe? Du wirst feststellen, dass eine klare schriftliche Definition der Aufgabe beziehungsweise des Problems ein wesentlicher Schritt zur Lösung ist.

In welcher Situation präsentierst du?

Es ist hilfreich, sich ebenfalls einen Überblick über die vorliegende Situation zu verschaffen. Als Berater habe ich oft Konstellationen angetroffen, bei denen wir als Außenstehende erkannt haben, dass massiver Handlungsbedarf bestand, weil es für uns offenkundig war, dass etwas schieflief. Insbesondere in größeren Organisationen ist es jedoch häufig der Fall, dass Mitglieder – trotz offensichtlicher Probleme – keinen Handlungsbedarf sehen. Sie folgen lieber den bestehenden Werten und Prozessen, als eine Veränderung am Status quo vorzunehmen. Oder aber das Problem soll nicht thematisiert werden, da es einige Personen in ein schlechtes Licht rücken würde. Natürlich ist so ein Verhalten bei rationaler Betrachtung bedenklich, aber viel entscheidender ist, dass solche Situationen vorkommen. In dieser Situation sind Beteiligte zuerst noch zu überzeugen und dafür zu sensibilisieren, dass Handlungsbedarf besteht. Erst wenn die allgemeine Stimmung im Unternehmen den Umgang mit dem Problem unterstützt, kann man solche Themen oder Veränderungsprozesse explizit ansprechen. Ein gutes Zeichen in solchen Situationen ist beispielsweise, wenn das Unternehmen bereits erste Veränderungsaktivitäten angestoßen hat. Das ist ein klares Signal an dich, dass der Handlungsbedarf bekannt ist und du in das richtige Horn bläst. In diesem Fall – und entsprechende Ressourcen vorausgesetzt – sind die Beteiligten oft schnell zu überzeugen, entsprechende Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen einzuleiten.

Was sind meine Botschaften für die Anwesenden?

Die Messages oder Kernbotschaften sind die zentralen Aussagen deiner Präsentation. Diese gehören unbedingt ins Konzept, da sie den roten Faden für die Inhalte bilden. Es sind die Aussagen, die bei den Empfängern einschlagen müssen wie eine Bombe. Zu Ende gedacht, beantworten deine Messages oder Kernbotschaften zwei Fragen der Empfänger:

1. Why should I give a f***?
2. What the f*** do I have to do?

Entschuldige bitte die rüde Ausdrucksweise und dass ich an dieser Stelle ins Englische abdrifte – wie du dir vorstellen kannst, gibt es dafür einen guten Grund: Ich hatte einen durchaus cholerischen und alles andere als einfachen Vorgesetzten, der uns darauf gedrillt hat, stets diese beiden Fragen unmissverständlich für ihn zu beantworten. Wer das nicht lieferte, bekam eine gewaltige Abreibung, »because it wasn’t his f***ing job to do our job«. Ein echtes Unikat, das man im Originalton beschreiben muss. Dafür gibt es im Deutschen keine Worte. Und man kann von diesem Typen denken, was man möchte, aber er hat es mit seinen beiden Fragen auf den Punkt gebracht:

Du müsst deinen Zuhörern stets klarmachen,

•  dass es sich um ein für sie relevantes Thema handelt,
•  dass ein akuter Handlungsbedarf besteht und
•  was das für sie bedeutet.

Dazu brauchst du entsprechende Kernbotschaften und Argumente, die deine Aussagen untermauern. Krause hat das als »What’s in for me?« beschrieben (Krause 2004: 25): Wenn du deinem Empfänger nicht klar und überzeugend darstellst, wieso das Angebot für ihn relevant ist, dann interessiert es ihn nicht – und sei das Produkt, die Idee oder die Leistung noch so grandios.

Welche Inhalte stützen meine Botschaften?

Deine Präsentation besteht nicht nur aus Kernbotschaften und Argumenten. Du brauchst ebenfalls Inhalte, die deine Aussagen stützen. Das sind zum Beispiel Analyseergebnisse, Statistiken, Abbildungen, Tabellen und so weiter. Notiere dir daher im Konzept zu jeder Aussage und zu jedem Argument den Inhalt, anhand dessen du deine Argumentation aufbaust.
Achte bei deinen Argumenten darauf, dass diese dem MECE-Prinzip folgen (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive). Damit ist gemeint, dass die Argumente überschneidungsfrei und erschöpfend eine Aussage belegen sollen. Oft wirst du feststellen, dass sich eine Aussage nicht gänzlich erschöpfend belegen lässt. Darum geht es letzten Endes nicht. Behalte einfach im Hinterkopf, dass die Argumente gegenseitig klar abgegrenzt sein sollten und dass du wesentliche Aspekte beleuchtest. Am besten suchst du dir ein paar Bekannte, Freunde oder Kollegen, mit denen du deine Argumentation durchsprechen kannst – im Dialog finden sich Lücken und Ungereimtheiten leichter.

Wie wird die Präsentation ablaufen?

Abschließend gibt es eine Reihe von Fragen, die die Rahmenbedingungen einer Präsentation betreffen und für die Vorbereitung relevant sind. Diese sind eher technisch-organisatorischer Natur. Zur Orientierung dient die folgende Checkliste.

Verzichte auf sinnlose Anfängerfragen

Nur weil die folgenden Fragen häufig gestellt werden, sind diese nicht gut oder sinnvoll:

• Wie viele Folien habe ich zur Verfügung?
• Wie viel darf auf den Folien stehen?

Das sind zwei typische Beispiele für sinnlose Fragen bei der Vorbereitung einer Präsentation. Geht dir jetzt ein »Halt, aber …« durch den Kopf? »In unserer Firma haben wir die Vorgabe: Maximal zwanzig Folien pro Präsentation.« Ich muss dir da leider zustimmen, dass es solche Vorgaben immer noch gibt; nur machen sie leider keinen Sinn.

Lass mich das kurz an einem Beispiel erläutern – ich wähle bewusst zwei Extreme, damit der Unterschied direkt auffällt: Stell dir vor, zwei Abteilungen (Finanzen und Vertrieb) werden gebeten, unabhängig voneinander eine Präsentationsunterlage mit fünf Folien zu erstellen. Die Finanzabteilung bereitet eine Präsentation mit detaillierten Tabellen in Schriftgröße 7 vor, in der der geneigte Leser jede erdenkliche Information zur finanziellen Situation des Unternehmens findet. Der Vertrieb präsentiert fünf großflächige Bilder mit knappem Text, die vor allem Emotionen transportieren. Sind diese Präsentationsunterlagen miteinander vergleichbar? Nein. Was haben sie gemeinsam? Die Anzahl der Folien.

Die Anzahl der Folien vorzugeben ist wie der Vergleich von Äpfel mit Birnen. Eine gute Präsentation muss nicht zwingend aus wenigen Folien bestehen. Zehn Folien mit wenig Inhalt sind zwar meist hilfreicher als eine Folie mit viel Inhalt. Trotzdem hängt es letzten Endes von den jeweiligen Gegebenheiten und Anforderungen ab. Für die Konzeption ist die Frage nach der Anzahl der Folien ohne Relevanz – du sollst nicht in Folien denken. Die einzige Person, die die Fragen »Wie viele Folien darfst du verwenden?« und »Wie viel darf auf deinen Folien stehen?« beantworten kann, bist du. Wenn für deinen Inhalt eine Folie mehr Sinn macht als drei Folien, weil bei drei Folien der Gesamtzusammenhang verloren geht, machst du eine Folie. Falls es umgekehrt sein sollte, machst du drei. Gleiches gilt für die erforderliche Redezeit pro Folie: Daumenregeln wie »Man muss zwei Minuten pro Folie einplanen« machen den Äpfel-Birnen-Fehler. Es kommt immer auf den Inhalt der visuellen Hilfsmittel an!

Wie sieht deine Handlung aus?Pyramide, Trichter oder Linie?

Wie ich dir im vorangegangenen Abschnitt bereits erläutert habe, kannst du dich grundsätzlich zwischen drei Vorgehensweisen zum Aufbau deines Handlungsstrangs entscheiden: der Pyramide, dem Trichter und der Linie. Viele Präsentationsratgeber favorisieren eine spezifische Vorgehensweise. Ich vertrete die Ansicht, dass die Methode eingesetzt werden sollte, mit der du dein Ziel am einfachsten erreichst. Damit meine ich: Falls du bei der Vorbereitung feststellst, dass sich das pyramidale Prinzip am besten dafür eignet, nutze die Pyramide. Falls du zu dem Ergebnis kommst, dass eine gute Story die Methode der Wahl ist, setze dieses Instrument ein. Alle diese Methoden sind nur Werkzeuge – benutze das Werkzeug, das für die jeweilige Aufgabe geeignet ist.
Natürlich ist es auch möglich, unterschiedliche Vorgehensweisen in einer Präsentation zu kombinieren. Beispielsweise könntest du die Ausgangssituation mithilfe des pyramidalen Prinzips aufzeigen. Anschließend setzt du auf das Mittel des Storytellings, um deine Zuhörer emotional abzuholen und auf diese Weise deine Idee zu verkaufen. Allerdings muss eine Vermischung der Methoden bewusst und gekonnt erfolgen, andernfalls läufst du Gefahr, deine Zuhörer abzuhängen.

Werfen wir einen Blick auf den häufig anzutreffenden vierstufigen Handlungsstrang von Präsentationen. Ich greife regelmäßig auf diese Struktur zurück, um die Inhalte meiner Präsentationen in einem ersten Schritt systematisch zu ordnen und sie in eine sinnvolle logische Abfolge zu bringen. Falls ich anschließend feststelle, dass sich ein anderer Handlungsstrang besser für die jeweilige Situation eignet, ist es ein Leichtes, die Inhalte neu zu sortieren.

Der erste Teil des Handlungsstrangs ist die Beschreibung der Ausgangssituation. Hier geht es konkret um die Fragen, was passiert ist und welche Situation vorliegt. Der nächste Teil dient der Erklärung beziehungsweise dem Aufzeigen des Handlungsbedarfs. An dieser Stelle werden die Fragen erläutert, warum die Situation eingetreten ist und warum ein Handlungsbedarf besteht.

Wenn sich alle Zuhörer der Situation und des Handlungsbedarfes bewusst sind, dann ist der Zeitpunkt gekommen, um Ansätze vorzubringen, wie darauf zu reagieren ist. Den letzten Teil des Handlungsstrangs nutzen wir zur Konkretisierung der Ansätze. Mit anderen Worten: Wir stellen den Plan vor, wie diese umzusetzen sind. Dazu liefern wir Antworten auf die Fragen, wer welche Aufgabe übernimmt und bis wann die Aufgaben umzusetzen sind.