Viele Menschen glauben nach wie vor, sie könnten andere allein durch ihre Fachkompetenz und ihre Sachargumente überzeugen. Das aber ist ein Irrtum. Genauso wichtig wie Kompetenz und Argumente sind nämlich Ihr Erscheinungsbild und Ihr Auftreten. Das können Sie bedauern, aber nicht ändern. Mit “Erscheinungsbild” ist nicht gemeint, dass Sie als Mister oder Miss Supermodel posieren sollen. Es geht nur darum, dass Sie Ihre Professionalität auch äußerlich ausdrücken…
Punkt 1: Angemessene Kleidung gibt Ihnen und den Zuhörern Sicherheit
Wählen Sie eine dem Anlass angemessene Kleidung, stimmen Sie Schuhe, Strümpfe und Tasche beziehungsweise Gürtel und Krawatte darauf ab und achten Sie darauf, dass alles tipptopp gepflegt ist. Abgelaufene oder verschmutzte Schuhe, eine vormoderne Krawatte oder auch zauselige Haare können einen Auftritt ruinieren. Die Sache mit dem professionellen Outfit und der Krawatte werden Sie vielleicht schwierig finden, wenn Sie normalerweise in Ihrer Arbeit keinen Kundenkontakt haben und deswegen mit Jeans und Pulli am Schreibtisch sitzen können. Ob Sie daran etwas ändern sollten, hängt von Ihrem Job und Ihrem Publikum ab: Wenn Sie als Jungunternehmer aus der Kreativbranche vor Gleichgesinnten sprechen, können Sie das natürlich in Jeans und Bluse beziehungsweise Hemd ohne Krawatte und Jackett tun. Hier würden Sie im grauen Anzug oder strengen Kostüm als overdressed empfunden werden.
Je etablierter und konservativer Ihr Präsentationspublikum ist, desto eher sollten Sie sich aber an den allgemeinen Geschäftskleidungsstandards orientieren. Es kann ja auch eine Kombination aus Hose und Jackett beziehungsweise Blazer sein – aber bitte an Ihre aktuelle Figur und die Mode der Jetztzeit angepasst.
Punkt 2: Auftritt heißt auch immer Auftreten
Wir haben nicht umsonst den Begriff »Auftritt« gewählt. Jemand, der etwas zu sagen hat und dem zuzuhören sich lohnt, huscht nicht unauffällig in den Raum, um sich während des Vortrags möglichst dezent in eine Ecke zurückzuziehen und leise nuschelnd die Charts »für sich sprechen« zu lassen. Nein, er tritt auf und ist damit Teil einer Inszenierung.
Da es sich ohnehin empfiehlt, vorab zu prüfen, ob die Ausstattung des Raums stimmt und die Technik funktioniert, sollten Sie einige Zeit vor der eigentlichen Präsentation eintreffen. Dann können Sie Ihr Publikum auch wie ein guter Gastgeber empfangen und jeden Eintretenden persönlich begrüßen. Mit einem Lächeln, einem Gruß und einem Händedruck stellen Sie bereits eine Verbindung her.
Sollte das nicht möglich sein, weil Sie selbst erst als Gast erscheinen, gehen Sie festen Schrittes ans Rednerpult beziehungsweise nach vorn und stellen sich mit gut hörbarer Stimme vor.
Falls Ihnen das unsympathisch ist: Sie sollen sich nicht verstellen, aber Sie sollen die Rolle spielen, die Ihnen bei Ihrer Präsentation notwendigerweise zukommt. Sie sind Experte für Ihr Thema und Ihr Konzept und damit jemand, der sich auskennt, auf dessen Rat man hören sollte und dem man vertrauen kann. Das soll man Ihnen ansehen und anhören.
Punkt 3: Professionelle Redner haben professionelle Unterlagen
Die Unterlagen, die Sie vor oder nach der Präsentation verteilen (lassen) sollten ebenfalls überzeugend wirken: ansprechend gestaltet, ohne Tipp- und Druckfehler, mit einwandfreiem Druckbild, sauber geheftet, gegebenenfalls in einer wertigen Mappe. Lieblose und billig wirkende Ausdrucke hinterlassen einen schlechten Eindruck, der zudem länger und nachhaltiger wirkt als Ihre eigentliche Präsentation – die Unterlagen werden schließlich noch Tage und Wochen danach in den Büros anderer Menschen liegen und gelesen werden.
Punkt 4: Setzen Sie Ihre Stimme bewusst ein
Ob jemand Ihnen gern zuhört, ist nicht nur eine Frage Ihrer Stimmlage, sondern vor allem eine Frage der Sprechgeschwindigkeit, der Modulation der Stimme, ausreichender Sprechpausen und einer klaren Aussprache. Nur wenn Sie gut verstanden werden, können Sie überzeugen. Sprechen Sie daher laut und deutlich und vor allem nicht zu schnell. Nervosität und der Wunsch, es hinter sich zu bringen, führen oft zu hastigem Sprechen, deswegen sollten Sie sich bewusst darauf konzentrieren, langsam zu sprechen. Versuchen Sie, Ihre Sätze einfach und kurz zu halten. Lange und verschachtelte Satzmonster sind schon schwer zu lesen, für das Hörverstehen sind sie noch schwieriger.
Halten Sie sich aufrecht, sehen Sie Ihr Publikum an und unterstreichen Sie das Gesagte durch Ihre Gestik und gut platzierte Sprechpausen.
Sprechpausen sind übrigens ein Aspekt, der häufig unterschätzt wird: Es fällt fast jedem Menschen schwer, über einen längeren Zeitraum einem ununterbrochenen Redefluss zuzuhören. Das, was Sie sagen, muss erst einmal verarbeitet werden. Sie haben zudem bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation bereits aktivierende und unterstützende Elemente eingeplant. Diese brauchen Zeit, um zu wirken.
Deshalb sollten Sie immer wieder kleine Pausen machen, in denen Sie ins Publikum blicken und einige Sekunden lang nichts sagen. Es erleichtert das Zuhören und steigert die Spannung, wenn Sie die Pause nach der Ankündigung einer Lösung oder eines tollen Arguments machen.
Punkt 5: Machen Sie es dem Publikum leicht, Ihnen zu folgen
Wenn der Sachverhalt sehr komplex ist, erleichtert vielleicht ein – übersichtliches – Diagramm das Verständnis. Dann sprechen Sie es kurz durch und lassen dem Publikum genügend Zeit, es zu studieren. Gegebenenfalls fassen Sie jeweils am Ende eines Redeabschnitts die wichtigsten Punkte nochmals zusammen, damit die Teilnehmer sie wieder präsent haben (das tun Sie aber nicht, wenn es sich um drei einfache Punkte handelt, die Sie vorher schon acht Mal erklärt haben!).
Barbara Kettl-Römer ist Diplom-Kauffrau und arbeitet als freie Redakteurin, Autorin und Dozentin. Seit 1998 ist sie Lehrbeauftragte an der Hochschule Kempten, wo sie Grundlagen der BWL, Unternehmensführung und Moderne Korrespondenz unterrichtet. Daneben bietet sie BWL- und Korrespondenz-Seminare bei verschiedenen Weiterbildungsunternehmen und auch inhouse an, übernimmt Textdienstleistungen (www.diebriefprofis.de) und ist Autorin zahlreicher Fachbücher. Ihre Seminarkonzepte überzeugten schon viele Kunden, darunter die Universität Heidelberg, die MVV Energie AG und die Sparkasse Mittelfranken-Süd, ihre Ratgeberkonzepte mündeten in Bücher für den DUDEN Verlag, Cornelsen und Linde International. Daneben entwickelt sie für ihre Kunden aus der Verlags- und Agenturbranche Konzepte, aus denen Fernlehrgänge, Newsletter, Seminarprogramme und Kommunikationsmaßnahmen entstehen.
Cordula Natusch ist gelernte Bankkauffrau und Diplom-Germanistin. Nach ihrem Studium arbeitete sie mehrere Jahre in verschiedenen Verlagen als Redakteurin, insbesondere für Wirtschaftsthemen. 2006 machte sie sich mit einem Redaktionsbüro als freiberufliche Lektorin, Redakteurin und Texterin in Hamburg selbstständig. Für ihre Kunden, zu denen Unternehmen aus sämtlichen Wirtschaftsbereichen gehören, konzipiert und bearbeitet sie Publikationen aller Art – von Newslettern und Broschüren über Bücher bis hin zu kompletten Publikationsreihen. Dabei betreut sie Projekte über alle Phasen von der Konzeption bis zur Drucklegung. Zu ihren Kunden gehören unter anderem der DUDEN Verlag, Marco Polo, der Haufe Verlag, das PKV Informationszentrum und der Finanzbuch Verlag. Daneben ist sie als Autorin verschiedener Fachbücher tätig, etwa zur Kundenakquise oder – gemeinsam mit Barbara Kettl-Römer und Tanja Bögner – zur Protokollführung, und schreibt regelmäßig auf ihrem Blog www.arbeiten-im-sekretariat.de zu Korrespondenz-, Rechtschreib- und Office-Themen.