Die Sprache erfolgreicher Projektleiter

Projektmanagement wir allzu oft rein organisatorisch betrachtet. Die Ansicht, ein Projekt sei ein fragiles Gebilde aus diversen Teilabschnitten, Meilensteinen und Deadlines greift aber viel zu kurz. Denn erfolgreiche Projekte leben vor allem von der Sprache: Sprache schafft Realität. Was in den Kommunikations- und Marketingabteilungen längst Usus ist, scheint anderen Abteilungen noch fremd. Andrea Ramscheidt erklärt, warum gerade ein gutes Sprachdesign für erfolgreiche Projekte unverzichtbar ist.

Verbess’re deine Sprache, deine Rede, damit sie nicht dein Glück verdirbt.«

William Shakespeare (1564 – 1616), englischer Dramatiker

Sprache schafft Realität. In der Sprachverwendung stecken gewaltige ungenutzte Reserven. Das ist in der Wirtschaft längst bekannt. Professionelles Sprachdesign wird vor allen Dingen im Marketing deutscher Unternehmen als ein unschätzbarer, geldwerter Erfolgsfaktor betrachtet. Experten schätzen, dass der Wirtschaft in Deutschland durch langweilige und schwer verständliche Sprache ein Umsatzpotenzial in Milliardenhöhe verloren geht (Sucharewicz 2001).

Und was im Marketing erfolgreich angewandt wird, hat auch für die Projektarbeit einen hohen Nutzen. Der richtige Sprachgebrauch schafft eine gute Beziehung zu anderen Menschen. Menschen, die uns von ihrer Einstellung, ihrem Verhalten, ihren äußeren Merkmalen und ihrer Sprache her ähneln, sind uns automatisch sympathisch. In zahlreichen Studien (Byrne 1971) wurde festgestellt, dass Menschen, die sich gut verstehen, unbewusst Ähnlichkeiten produzieren und sich angleichen. Durch die Wahl Ihrer Sprache schaffen Sie Realität. Formulieren Sie deshalb offen und klar. Viele Menschen entwickeln in ihrem Sprachgebrauch sogenannte verbale Weichspüler.

Beispiele für verbale Weichspüler:

• Konjunktive: Könnte, dürfte, müsste, sollte, wäre, hätte
• Entschuldigungen: Tut mir leid, aber …
• Unbeendete Aussagen: Eventuell, eigentlich, vielleicht, irgendwie, manchmal, ein bisschen
• Fragen statt Aussagen: Das geht so nicht in Ordnung? Wir entscheiden das jetzt?
• Falsche Bescheidenheit: Ich verstehe nicht viel davon, aber muss man nicht erst das Betriebssystem installieren?
• Unklare Aussagen: Die Projektplanung müsste mal wieder aktualisiert werden. Scheint schwierig zu sein, die Projektstundenbücher sofort durchzuführen.

Hinzu kommt, dass sich diese verbalen Weichspüler häufig unbewusst als ständig verwendete Lieblingswörter in unserem Sprachgebrauch etablieren. Oft ist es den Personen, die die verbalen Weichspüler in ihrem Sprachgebrauch nutzen, gar nicht bewusst, dass und wie oft sie das Lieblingswort verwenden. Häufig wird der verbale Weichspüler zusätzlich noch in Kombination mit dem Konjunktiv verwendet.

»Ich hätte vielleicht noch einen Vorschlag für die Planung des Projektes.«

Mit dieser Sprachverwendung schwächen Sie Fakten ab, weil Sie sich als Sprecher zurücknehmen. Formulieren Sie besser direkt.

»Ich habe noch einen Vorschlag für die Planung in unserem Projekt.«

Durch diese Aussage wirken Sie aktiv. Mit verbalen Weichspülern bewirken Sie das genaue Gegenteil von dem, was Sie möchten: Sie schwächen die Kraft Ihrer Aussagen.

Haben Sie keine Angst, dass Sie die Beziehung zu Ihrem Auftraggeber mit einer klaren Formulierung in Gefahr bringen. Das Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie ständig verbale Weichspüler nutzen, nimmt Ihr Gesprächspartner Ihre Aussagen unbewusst als eine Nebensache wahr.

Eine andere Variante des verbalen Weichspülers ist, wenn Sie Ihre Aussage mit einer Entschuldigung starten. Dabei ist es nicht einmal notwendig, dass Sie das Wort ›Entschuldigung‹ aussprechen.

»Ich bin mir nicht sicher, ob es richtig ist …«

Mit dieser oder einer ähnlichen Formulierung geben Sie Ihrem Gesprächspartner das klare Signal, dass Sie Ihre Aussage selbst infrage stellen.

Verbale Weichspüler können aber auch bewusst und zielgerichtet eingesetzt werden. Beispielsweise dann, wenn Sie erfahren möchten, was Ihrem Auftraggeber wichtig ist. Formulieren Sie eine offene Frage, so bekommen Sie weitere Informationen über seine Erwartungen.

»Lieber Herr Projektauftraggeber, angenommen, das Projekt wird ein großer Erfolg – was wir uns beide wünschen. Woran würden Sie den Erfolg messen?«

Souverän argumentieren, verhandeln und überzeugen

»Man kann tief unten gar nicht mit Argumenten überzeugen – nur mit der Übertragung von Sympathie.«

Klaus Podak (*1943), deutscher Journalist

Wenn es darum geht, die Ziele Ihres Projektes zu verteidigen, werden Sie unweigerlich in Situationen kommen, in denen Sie sich durchsetzen müssen. Dazu sind gute Argumente erforderlich. Um die Interessen Ihres Projektes durchzusetzen, kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und Forderungen unumgänglich.

Doch das ist häufig einfacher gesagt als getan. Einerseits wollen Sie sich für das Projekt einsetzen. Andererseits fürchten Sie mehr oder weniger unbewusst Kritik, Zurückweisung und ein ›Nein‹. Stärken Sie Ihre Durchsetzungskraft nachhaltig durch eine Argumentation, die den eigenen Standpunkt mit wirkungsvollen Formulierungen untermauert und am Bezugsrahmen Ihres Gesprächspartners anknüpft.

Auch bei der Überzeugungskraft Ihrer Argumente gilt: Qualität schlägt Quantität. Ausschlaggebend für die Überzeugungskraft Ihrer Argumente ist nicht, wie viel Sie reden, sondern die Qualität dessen, was Sie sagen. Formulieren Sie Ihre Argumente deutlich und gezielt. Dann wird Ihr Gesprächspartner Ihre Aussagen sofort verstehen und positiver reagieren. Verwenden Sie kurze Sätze mit gebräuchlichen Wörtern. Sprechen Sie deutlich und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Weniger ist meistens mehr. Bauen Sie Ihren Gedankenablauf logisch auf, sodass ein roter Faden in allen Ihren Aussagen deutlich wird.

Hilfreich ist, die Gliederung Ihrer Argumente in zwei nachvollziehbare Schritte zu unterteilen.

Zuerst nennen Sie Ihre These. Dann folgen Argumente, die Ihre These begründen. Ihre These kann auch nach dem Argument stehen. Bei kontroversen Themen ist es günstiger, Ihre These erst nach den Argumenten zu nennen. Denn sobald Ihr Gesprächspartner Ihre Position kennt, sucht er in der Regel – unbewusst – nach Gegenargumenten und folgt Ihren Argumenten nur mit halbem Ohr.

Das klingt sehr theoretisch. Hier ist ein Beispiel:

»Lassen Sie uns gemeinsam eine Stakeholderanalyse erstellen, weil wir damit die Interessen der Stakeholder besser einschätzen können.«

Sehr wirkungsvoll sind auch positive Formulierungen. Steuern Sie in Ihrem Sinne, wie Ihr Gesprächspartner Ihre Aussagen wahrnimmt. Führen Sie sich vor Augen, dass Sie Ihren Gesprächspartner emotional und mental in eine schlechte Verfassung bringen, wenn Sie seine Aufmerksamkeit auf Einschränkungen und negative Aspekte lenken. Jedoch sind negative Inhalte im Rahmen von Projektbesprechungen nicht zu vermeiden, wenn Sie die Sachlage nicht verfälschen wollten. Doch die negativen Inhalte wirken sympathischer, wenn sie positiv formuliert sind. Das nutzen Sie.

Negative Formulierung: »Herr Auftraggeber, wir haben ein Problem, um das wir uns sofort kümmern müssen.«

Positive Formulierung: »Herr Auftraggeber, ich habe gemeinsam mit dem Projektteam eine kritische Situation identifiziert. Hierzu habe ich gemeinsam mit dem Team folgende Lösungsoptionen erarbeitet. Aus dem Projekt heraus empfehle ich Ihnen zur Lösung wie folgt vorzugehen …«

Steuern Sie die Meinung des Gesprächspartners, indem Sie ihn zu einer positiven Sichtweise führen. In Zusammenhang mit Forderungen (an jemanden), sind positive Formulierungen besonders wichtig, denn negative Aussagen bringen Sie nicht weiter. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Projektziele und formulieren Sie positiv. Sie begünstigen dadurch die Zustimmung des Gesprächspartners im Sinne Ihres Projektes, weil Sie seine Aufmerksamkeit lösungsorientiert auf das Ziel richten.

Wenn Sie sich durchsetzen wollen, ist eine starke Position wichtig. Indem Sie Ihre Angelegenheiten in vorauseilender Bescheidenheit sprachlich verkleinern und abwerten, sabotieren Sie sich selbst.

Schwache Verpackung	Starke Verpackung
Ich bin am Montag nicht für das Projekt verfügbar.	Ich bin ab Dienstag zu erreichen.
So funktioniert das nicht.	Was halten Sie von diesem Vorgehen?
Die Aufgabe ist in der Zeit nicht zu schaffen.	Ich kann/werde die Aufgabe in der geforderten Qualität erledigen, wenn ich einen Tag mehr Zeit bekomme.
Ich habe keine Ahnung, damit kenne mich noch nicht aus.	Damit Sie eine gesicherte Antwort bekommen, möchte ich mich erst genau informieren.
Dafür bin ich nicht verantwortlich.	Das liegt in der Zuständigkeit von Herrn Experte.
Das Projekt ist nicht schlecht gelaufen.	Das Projekt habe ich mit dem Team erfolgreich abgeschlossen.
Die Besprechungsteilnehmer waren einigermaßen mit dem Ergebnis der Besprechung zufrieden.	Das Besprechungsergebnis hat die Teilnehmer weitgehend überzeugt, und Folgendes sollten wir noch ergänzen …

Zum erfolgreichen Durchsetzen und Argumentieren gehört die Fähigkeit, das Wort ›ich‹ zu benutzen. Damit positionieren Sie sich klar und zeigen den anderen Projektbeteiligten, dass Sie hinter Ihrer Aussage stehen. Ihre Aussagen gewinnen an Gewicht. Gleichzeitig betonen Sie die Subjektivität Ihrer Worte und schieben Ihren Gesprächspartnern keine Aussagen unter. Wenn Sie Ihren Gesprächspartnern Aussagen unterschieben, besteht die Gefahr, dass Sie dadurch unbeabsichtigt Widerstand erzeugen.

Geht es um die Interessen in Ihrem Projekt, setzen Sie sich mit klaren Ich-Botschaften durch. Vermeiden Sie Wischiwaschi-Aussagen und achten Sie darauf, auch den Standpunkt des anderen zu erfragen. Wer ausschließlich ›ich‹ verwendet, gerät zu Recht in den Ruf eines Egozentrikers.

Eine häufig eingesetzte, aber wenig wirksame Strategie ist das sogenannte Bombardieren mit Argumenten. Nicht selten kommt der Gesprächspartner kaum oder gar nicht zu Wort. Hier handelt der Dauerredner nach dem Prinzip ›Viele Argumente wirken gut‹ und hofft, dass eines davon sein Gegenüber überzeugen wird. Doch das genaue Gegenteil ist der Fall. Je mehr Sie auf Ihren Gesprächspartner einreden, desto mehr wird er sich Ihren Argumenten verschließen.

Hinzu kommt der sogenannte Geber-Effekt. Er besagt, dass wenige starke Argumente mehr bewirken. Unser Gehirn addiert unbewusst die Wirkkraft der Argumente und bildet einen Mittelwert. Konkret bedeutet das: Wird ein starkes Argument gemeinsam mit drei schwächeren Argumenten vorgebracht, wirken sie eben weniger wirksam als ein bis zwei starke Argumente (Kitz/Tusch 2014).

Immer wieder beobachte ich auch die Durchsetzungsstrategie, nach der der Gesprächspartner durch Schmeicheleien, Unterordnung oder Zugeständnisse gnädig gestimmt werden soll, um die eigenen Projektziele durchzusetzen. Anstatt sich über die schmeichelnden Worte zu freuen, reagiert der Gesprächspartner abwehrend, weil der Schmeichler versäumt hat, sich wirklich auf seinen Gesprächspartner einzustellen. Trainieren Sie die Fähigkeit, sich auf Ihren Gesprächspartner einzustellen. Erst wenn Sie den anderen als Person wahrnehmen, werden Sie die nötigen individuellen Ansätze finden, um ihn wirklich zu überzeugen.