Anschaulich präsentieren

Reichen eine gute Struktur und bestens »polierte« Worte aus, um jeden zu überzeugen? Oftmals leider nicht, denn es gibt nicht nur unterschiedliche Denkstile, sondern auch unterschiedliche Präferenzen für auditive, visuelle und kinästhetische Botschaften. Doch wie bedient man diese Präferenzen? Anita Hermann-Ruess verrät wie wir mit einfachen Maßnahmen Botschaften multimedial veankern.

Nutzen Sie New PowerPoint

Wer kennt sie nicht, die PowerPoint-Bleiwüsten, bestehend nur aus Aufzählungszeichen und Text? Blutleer und unansehnlich bringen sie auch den letzten Zuhörer zum Einschlafen und unterstützen Sie definitiv nicht dabei, Ihre Idee zu verkaufen. Damit machen wir jetzt Schluss! Wenn wir jetzt über PowerPoint oder andere Präsentationssoftware reden, reden wir über New PowerPoint.

Sie werden sich jetzt sicher fragen, was dieses New PowerPoint ist und ob es Ihnen wirklich dabei helfen kann, in der Kürze der Zeit tolle Visualisierungen für Ihre Ad-hoc-Präsentation zu finden. Ich kann Ihnen aus unserer eigenen Erfahrung und den positiven Rückmeldungen unserer Kunden versichern, dass es das kann, wenn man es richtig angeht. New PowerPoint ist eine Mischung aus Grafikdesign, Gehirnforschung und Psychologie. Wir kombinieren dabei diese unterschiedlichen Disziplinen, um Inhalte bestmöglich aufzubereiten und darzustellen, um den größtmöglichen Effekt beim Gegenüber zu überzeugen. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei einfache Regeln vor, wie auch Sie schnell, einfach und wirkungsvoll New PowerPoint für Ihre Ad-hoc-Präsentation anwenden können.

Ihre Idee auf einer Folie

Wenn Sie für eine Ad-hoc-Präsentation PowerPoint-Folien zeigen – sei es ausgedruckt, projiziert oder direkt am Bildschirm – wird es sich um ein, zwei maximal drei oder vier Folien handeln. Die Folien werden nicht Ihre eigentliche Präsentation sein, sondern nur ein unterstützendes Hilfsmittel. Diese wenigen Folien haben es aber in sich, da sie maximal komprimiert und sehr verdichtet sein müssen, jedoch gleichzeitig gut verständlich und relevant.

Das wichtigste bei New PowerPoint ist die gedankliche Arbeit vor der Foliengestaltung. Fragen Sie sich, was Sie mit der Folie aussagen möchten, was die inhaltliche Kernaussage der Folie sein soll. Auch wenn es zum Schluss eine sehr verdichtete und inhaltsstarke Überblicksfolie, ein »Big Picture«, werden soll, sollte es keine widersprüchlichen, verwirrenden Aussagen geben. Versuchen Sie den Inhalt Ihrer Folie in einem Satz auszudrücken.

Wie Sie sehen können, wird es bei Ihren Visualisierungen – egal ob mit New PowerPoint, Flipchart, iPad und Co. – vor allem darum gehen, Ihrem Gegenüber die Problematik klarzumachen und ihm aufzuzeigen, dass Sie die passende Lösung schon parat haben. Versuchen Sie nicht, mit Ihrer Folie irgendwelche unwichtigen Details zu zeigen. Das können Sie immer noch später als Unterlage nachreichen. Jetzt geht es darum, überhaupt die Aufmerksamkeit für Ihr Thema zu bekommen.

Kompakt: Bevor Sie mit der Foliengestaltung anfangen, sollten Sie das »Ziel Ihrer Folie« in einem Satz auf den Punkt bringen. Eine erste Idee für eine Visualisierung kann jetzt noch nicht schaden, ist aber kein Muss!

(Bildquelle Max Ott)

Die passende Visualisierung finden

Aufbauend auf dem Ziel beziehungsweise der Zielsetzung Ihrer Folie, sollten Sie sich jetzt Gedanken für eine passende Visualisierung machen. Möchten Sie Aufmerksamkeit für Ihr Problem generieren? Zeigen Sie die Problematik mit Ihrer Folie auf und legen Sie den Finger in die Wunde. Zeigen Sie das »Big Picture« Ihres Unternehmens, Projekts, Konzepts, Kunden mit einem Ablauf- oder Übersichtsdiagramm, in dem Sie alle Einflüsse übersichtlich darstellen, und zeigen Sie die Problematik klar und deutlich auf. Möchten Sie Ihre Kompetenz, Ihre Expertise oder Ihre Erfahrung in den Vordergrund stellen, damit Sie den Termin bekommen? Stellen Sie eine kurze Case Study, eine Erfolgsgeschichte vor oder bringen Sie übersichtlich gestaltete Referenzen mit, bei denen Sie schon Ähnliches umgesetzt haben.

Mögliche Visualisierungen, geordnet nach den unterschiedlichen Denkstilen, stellen wir Ihnen nun kurz vor. Wichtig dabei ist die Relevanz der Visualisierung für Ihr Gegenüber. Auch wenn Ihnen beispielsweise ausdrucksstarke Fotos gefallen, mag Ihr Chef vielleicht nur nüchterne, reduzierte Ablaufdiagramme. Gestalten Sie also die Visualisierungen für Ihren Entscheider und nicht für sich selbst.

(Bildquelle Max Ott)

Verdichten und reduzieren

Im dritten und letzten Schritt müssen Sie Ihre wenigen, aber inhaltsstarken Folien weiter verdichten und gleichzeitig reduzieren. Dies fällt vielen unserer Kunden sehr schwer, wenn wir bei ihnen an diesem Schritt angelangen. Oft sagen sie dann, dass es doch unmöglich sei, dies zu tun, weil sich beides doch widerspreche, doch das tut es nicht! Zuerst müssen Sie Ihre Folien weiter verdichten. Sind auch wirklich alle Inhalte auf den Folien, um den Zusammenhang zu verstehen? Sind alle wichtigen Begriffe und Abläufe klar, verständlich und einleuchtend für mein Gegenüber?

Wenn nicht, müssen Sie noch nachbessern und weitere Informationen, Infokästen, Fußnoten oder Verweise anfügen. Doch genau hier kommen wir zur Reduktion: »Müllen« Sie nicht Ihre Folien mit belanglosen Details zu. Ordnung und Übersicht sind hier wichtiger als kleine Details und Randnoten. Reduzieren Sie Grafiken, Diagramme, Abläufe, Bilder auf das Wesentliche, um hier die Störfaktoren so gering wie möglich zu halten. Nun können Sie beispielsweise mit dem gewonnenen Platz weitere sinnvolle und wesentliche Informationen auf Ihren Folien hinzufügen.

Streichen Sie Wiederholungen und Redundanzen, diese können Sie sich bei der begrenzten Zahl an Folien und Platz nicht erlauben. Wiederholen Sie diesen dritten Schritt so oft, bis Sie keine visuelle Störungen wie Schatten, 3D-Effekte, unnötige Verläufe, Redundanzen und sonstige Spielereien auf Ihren Folien haben und die Prägnanz Ihrer Inhalte durch maximale inhaltliche Verdichtung verstärkt wurde. Jetzt sind Sie gewappnet für Ihre nächste Ad-hoc-Präsentation und haben auch noch ein paar mächtige Folien dabei, die Sie visuell unterstützen werden.

(Bildquelle Max Ott)

Mixen Sie die Medien

Verlassen Sie sich aber nicht nur auf (New)PowerPoint oder andere Präsentationsprogramme. Beim Medieneinsatz im Allgemeinen verhält es sich ähnlich wie bei den Visualisierungen: Sprechen Sie visuell in der Sprache Ihrer Mitmenschen. Wenn Ihre Chefin PowerPoint bevorzugt, überzeugen Sie sie mit ein paar eindrucksvollen New PowerPoint-Folien, mag Ihr Chef jedoch lieber ein gutes Diagramm auf dem Flipchart, überzeugen Sie ihn damit! Denn nur wer den richtigen Medienmix wählt, kann sein Gegenüber auch überzeugen. In diesem kurzen Abschnitt möchten wir Ihnen ein paar Möglichkeiten neben PowerPoint vorstellen.

Mit dem Flipchart oder einem Whiteboard können Sie Ihren Entscheider wesentlich stärker miteinbeziehen, die Aufmerksamkeit stetig aufrechterhalten und die Medien darüber hinaus noch als dramaturgische Mittel einsetzen. Mit einer Zeichnung am Flipchart oder Whiteboard können Sie anstatt nur zu reden auch aktiv etwas schreiben, markieren, zeichnen, umblättern oder abreißen und bringen damit etwas mehr Abwechslung in Ihre Ad-hoc-Präsentation. Außerdem können Sie damit gleich etwas Bleibendes bei Ihrer Chefin hinterlassen, ohne mit großem Aufwand etwas vorbereiten zu müssen.