Aktion leerer Schreibtisch

Lassen Sie uns das persönliche Optimierungsprogramm mit dem Nächstliegenden beginnen: Ihrem Arbeitsplatz. Wie groß ist die real verfügbare freie Arbeitsfläche auf Ihrem Schreibtisch? Ist sie kleiner als 80 x 60 cm, sollte Ihre Alarmglocke klingeln. Es wird Zeit für die Aktion „leerer Schreibtisch“. Falls beim Gedanken an einen leeren Schreibtisch ein „Das schaffe ich nie!“ in Ihnen Übermacht gewinnt, hilft nur eins: Anfangen.

Handeln ist in diesem Fall das beste Rezept. Wenn Sie sich erst einmal überwunden haben, werden Sie bald den Energieschub daraus genießen können. Motivieren Sie sich positiv. Stellen Sie sich die positiven Ergebnisse Ihres Handelns vor, die Freude am Gelingen. Stellen Sie sich vor, wie angenehm es ist, vor einem aufgeräumten Schreibtisch zu sitzen, Unterlagen schnell ablegen und sofort wiederfinden zu können und die Anerkennung zu spüren, die Sie für Ihren professionell und kompetent wirkenden Arbeitsplatz bekommen. Wenn die positiven Konsequenzen Ihres Vorhabens den mühsamen Weg dorthin aufwiegen, werden Sie hochmotiviert die Aktion „leerer Schreibtisch“ anpacken. Genießen Sie’s.

Wie Sie am besten auf Ihrem Schreibtisch „klar Schiff“ machen: Wenn Ihnen das Arbeiten mit der Eisenhower’schen Entscheidungsmatrix, die als Hilfestellung bei Prioritätensetzung beschrieben wurde, zusagt, können Sie diese Vier-Quadranten- Methode auch hier wunderbar einsetzen: Teilen Sie einen leeren Tisch, eine genügend große leere Fläche auf dem Sideboard oder notfalls auf dem Fußboden in vier Felder.

Besorgen Sie sich einen großen Papierkorb oder am besten gleich eine große Schachtel, die Sie gleich in den ersten Quadranten platzieren. Jetzt fangen Sie an einer Ecke Ihres Schreibtisches an, nehmen jedes (!) Stück Papier auf und entscheiden, auf welches der vier Felder es wandern soll. Schließen Sie mit sich selbst ein Abkommen, dass Sie bei dieser Aktion jedes Stück Papier von Ihrem Schreibtisch nur ein einziges Mal in die Hand nehmen, um es vom Schreibtisch wegzubringen und den Feldern zuzuordnen.

Feld 1: weg damit!
Hierhin kommt alles, was weggeworfen werden kann. Nutzen Sie ausgiebig den Papierkorb. Schmeißen Sie beherzt alles weg, was …

• Sie nicht täglich brauchen und unproblematisch wieder besorgen können,
• was für Sie von geringem Wert oder Inte-resse ist,
• was Sie nur „zur Kenntnis“ erhalten haben.

Es ist immer wieder erstaunlich, wie viel überflüssigen Ballast wir ohne zu überlegen mit uns herumschleppen. Erweitern Sie Ihren Freiraum und entlasten Sie sich, indem Sie Überflüssiges und Altes, das keine wirkliche Bedeutung mehr für Sie hat, loslassen. Hier eine Auflistung von Dingen, die alle weg können, ohne dass Sie hinterher irgendeinen Mangel spüren. Nehmen Sie die Liste als Anhaltspunkt und erweitern Sie freizügig die „Weg-damit“-Kategorie:

• Briefpapier mit alten Daten
• Unterlagen aus Schul- und Studienzeiten; Seminarunterlagen, in die Sie seit dem Seminar nicht mehr reingeschaut haben; davon, dass er Bücher herumliegen hat, ist noch keiner wirklich schlauer geworden
• Alte Weihnachts- und Ansichtsgrußkarten
• Kataloge älter als ein Jahr und alte Reiseprospekte
• Zeitungen älter als eine Woche
• Zeitschriften, die keine Artikel enthalten, die Sie langfristig brauchen
• Kochrezepte oder sonstige Anleitungen, die Sie doch nie ausprobieren werden
• die Hälfte aller Kinderzeichnungen; nur die schönsten und aktuellen aufheben, das steigert den Wert; oder immer nur eine „ausstellen“, die restlichen wirklich aufhebenswerten werden in einer Mappe gesammelt; wenn Ihnen das Wegwerfen schwer fällt, fragen Sie sich, ob Sie die Zeichnungen zum Beispiel beim Umzug ins Altersheim unbedingt dabeihaben wollen oder Ihr Kind Ihnen in 20 Jahren Vorwürfe machen wird, wenn Sie die Zeichnung nicht mehr haben.

Werden Sie misstrauisch, sobald der Gedanke „Vielleicht kann ich das irgendwann einmal noch brauchen.“ auftaucht. Wenn Sie nicht sofort eine konkrete Situation benennen können, bei der Sie das Schriftstück innerhalb der kommenden zwölf Monate mit Sicherheit brauchen werden, ist das ein deutlicher Hinweise dafür, dass Sie es beruhigt wegwerfen können. Wir leben in einer Informationsgesellschaft. Im Zeitalter des Internet können Sie (fast) alle allgemeinen Informationen, die Sie im Alltag oder für Ihre Arbeit benötigen, beschaffen.

Wenn Ihnen das Wegwerfen schwer fällt, hilft es, sich selbst mit der richtigen Fragestellung zu unterstützen. Auf die Frage: „Kann ich das noch mal gebrauchen?“ lautet die Antwort meist Ja. Besser ist daher die Frage: „Wenn ich diese Informationen noch mal bräuchte, woher bekäme ich sie dann?“

Feld 2: ablegen
Unterlagen und Informationen, die Sie kurz-, mittel- oder langfristig für Ihre Aufgaben brauchen oder die wichtig für die Dokumentation sind, kommen in die Ablage. Tipps und Infos zum Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur erhalten Sie gleich anschließend.

Gewöhnen Sie sich für die Zukunft an, Ablage möglichst sofort zu machen, mindestens jedoch am selben Tag. Meist brauchen Sie nicht mehr als fünf Minuten dazu und das „Parken“ von Informationen und Unterlagen gehört bekanntermaßen zu den schlimmsten Zeitfressern und Stapelproduzenten. Erfahrungsgemäß ist es für Ihre Motivation und Ihr Durchhaltevermögen bei der grundlegenden Aufräumaktion „leerer Schreibtisch“ am besten, wenn Sie die Ablage sofort machen. Legen Sie entsprechende Papiere, die Sie von Ihrem Schreibtisch aufgenommen haben, jetzt, hier und sofort in den richtigen Ordner oder das passende Fach Ihrer Hängeregistratur ab. Sie haben Recht — das Feld 2 bleibt deshalb leer!

 

Feld 3: weiterleiten und delegieren
Auf dieses Feld kommt alles, was Sie an andere zur Erledigung weitergeben können. Bringen Sie bei Bedarf entsprechende Vermerke an und verteilen Sie rigoros an die Personen, die hierfür zuständig sind. Warten Sie nicht erst lange auf eine „passende Gelegenheit“ — verteilen und delegieren Sie gleich.

Feld 4: selbst bearbeiten
In dieses Feld kommt alles, was zu Ihren wichtigen Aufgaben gehört, was Sie in der nächsten Zeit selbst erledigen müssen. Seien Sie mit den Papieren, die Sie hier ablegen, besonders geizig und prüfen Sie bei jedem Schriftstück, ob Sie vielleicht den „Zauberturbo“ einschalten können.

Und so funktioniert der Zauberturbo: Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von drei bis vier Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Vieles können Sie zum Beispiel genauso gut telefonisch wie schriftlich erledigen, oder faxen Sie Originalschreiben mit einer handschriftlichen Bemerkung an den Absender zurück. Wenn Sie den Zauberturbo nicht einschalten können, machen Sie sich klar, was der nächste Schritt bei dieser Aufgabe sein wird. Ordnen Sie der Aufgabe beziehungsweise dem nächsten Schritt einen Termin zu, wann Sie sich darum kümmern werden (Wiedervorlage).

Wenn Sie mit dieser Vorgehensweise Zug um Zug die Arbeitsplatte Ihres Schreibtisches freigelegt haben, fischen Sie sämtliche losen Papiere aus den Schubladen und behandeln Sie sie in gleicher Weise. Dann nehmen Sie sich die Papierstapel auf den Schränken, den Fensterbänken, Abstellflächen usw. vor …

Haben Sie das richtige Werkzeug?

Nachdem Sie alles Papier vom Schreibtisch geschafft haben, wenden Sie sich Ihren Arbeitsmitteln zu. Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, muss Ihr Werkzeug funktionsfähig und geordnet sein. Zu den elementaren Dingen, mit denen ein Schreibtischarbeiter jeden Tag zu tun hat, gehören Hefter, Kugelschreiber, Papier, Tesafilm, Büroklammern, Locher, Lampen, ein Stuhl, Computer, Disketten, Aktenordner und vieles mehr. Ein Büro, in dem all diese Sachen wild herumliegen, ist nichts Ungewöhnliches – deplatzierte Scheren, kaputte Hefter, leere Tesafilmrollen, Textmarker, die von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, und Locher, die mal beim Kopierer und mal auf dem Besprechungstisch stehen, verschlingen unnötig Zeit und Nerven.

Beginnen Sie bei der Generalüberholung Ihres Arbeitsplatzes mit dem Grundlegenden: Haben Sie alle Werkzeuge und Hilfsmittel in Reichweite und sind diese funktionstüchtig?

Falls das nicht der Fall ist, besorgen Sie am besten gleich, was Ihnen noch fehlt, und ersetzen Sie kaputtes Arbeitsmaterial. Überlegen Sie, was unbedingt auf Ihrem Schreibtisch platziert sein muss und was Sie genauso gut aus der Schublade greifen können. Sorgen Sie dafür, dass alle Bürowerkzeuge, die Sie im Laufe eines Tages benötigen, vorhanden und in Ordnung sind. Achten Sie darauf, dass es leicht für Sie wird, alles sofort zu tun.

Entrümpeln Sie Ihre Schubladen nach dem schon beim Papier genannten Weg-damit-Prinzip: Alles, was Sie in den letzten sechs Monaten nicht benutzt haben, werden Sie nicht wirklich für ein effektives Arbeiten benötigen – Werbegeschenke, angebrochene Teepackungen, abgerissene Schlüsselanhänger und Knöpfe, Namensschilder vom letzten Kongress und dergleichen mehr.

Was noch auf dem Schreibtisch sein darf
Auf Ihrem Schreibtisch können Sie mit drei, maximal vier Ablagen beziehungsweise Körbchen auskommen, um die tägliche Papierflut zu bewältigen: ein Platz für die eingehenden Schriftstücke, einer für die ausgehenden Schriftstücke und einer für die laufenden Angelegenheiten. Diese Ablagen sind wohlgemerkt nicht für eine dauerhafte Aufbewahrung der Papiere gedacht.

Posteingang schnell im Griff
Um die tägliche Informationsflut einfach und wirkungsvoll zu beherrschen hat es sich bewährt, der Bearbeitung Ihres Eingangskorbes das folgende Entscheidungsraster zugrunde zu legen. Wichtig dabei ist, jedes Papier aus dem Korb nur einmal in die Hand zu nehmen und sofort an den Platz zu verfrachten, wo es im nächsten Schritt hingehört. Bauen Sie keine Zwischenlager-Stapel auf, damit würden Sie sich selbst sabotieren. Ich weiß, es ist zu verlockend, aus dem Postfach heraus einen Stapel „To Do“ aufzubauen und dort erst einmal alle Aufgaben zu sammeln, um dann vielleicht zu entscheiden, was Sie als Nächstes in Angriff nehmen wollen. Ein Stapel ist undurchsichtig. Bald wissen Sie nicht mehr genau, was er enthält, und müssen wieder jedes Blatt in die Hand nehmen, sich erneut damit beschäftigen usw. Das können Sie sich sparen. Gestalten Sie Ihre Arbeit einfach, das heißt Papier nur einmal in die Hand nehmen und gleich entscheiden und tun.

Papierstapel loswerden
Von der Vision des papierlosen Büros sind die meisten von uns immer noch meilenweit entfernt. Wahrscheinlich jeder Büroarbeiter muss oder will Schriftstücke, Texte, Arbeitsunterlagen in seinem Arbeitsumfeld aufbewahren und zu gegebener Zeit darauf zugreifen. Nicht alles lässt sich im Papierkorb entsorgen oder per Delegation loswerden. Bei vielen von uns liegt darin die Keimzelle für unzählige Papierstapel, die auf Schreibtisch und weiteren Ablageflächen im Büro langsam vor sich hin wachsen, hin- und hergeschoben werden und Frust produzieren, weil man immer mehr Zeit braucht, um darin etwas zu finden, und sie wortlos signalisieren „mich zwingst du nicht in die Knie – ich bin stärker als du“. Da türmen sich dann Notizzettel mit guten Ideen für Aktionen, interessante Broschüren der Konkurrenten, Ablage der letzten Tage und Wochen, Rundschreiben der Geschäftsleitung, die Gebrauchsanweisung des neuen Telefons und die Listen mit den Berechnungsgrundlagen für neue Angebote sowie Projektunterlagen, die erst in ein paar Wochen gebraucht werden.

Aus solchen Stapeln machen Sie transparente, übersichtliche Gebilde, indem Sie sie in eine Hängeregistratur verfrachten, das heißt Sie „kippen“ den Stapel einfach von der Senkrechten in die Waagerechte. So bekommt jedes Thema, jede Aufgabe in den nach oben offenen Mappen ein eigenes Fach. Das ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit, eine sinnvolle Ablagestruktur zu erstellen. Um eine perfekte Ablage zu organisieren, müssen Sie auf die folgenden Fragen die richtigen Antworten finden:

• Wo sollen die Unterlagen abgelegt werden?
• Was wird abgelegt?
• Wie lange wird abgelegt?
• Wie wird abgelegt?