Schlechte Präsentationen resultieren aus einer Reihe von Kommunikationsfehlern. Doch diese Fehler lassen sich mit dem Konzept der LEAN Presentation gekonnt vermeiden.
Diese Kommunikationsfehler, ich nenne sie die sieben Todsünden des Präsentierens sind:
- Formmangel
- Defizite in der Empfängerorientierung
- Fehlen eines roten Fadens
- Aktivitätsfalle
- Informationsüberfluss
- Überzeugungsschwäche und mangelnde Einbindung von Entscheidungsträgern.
Bei Lean Presentation geht es im Wesentlichen um die gezielte Vermeidung dieser Fehler. Gleichzeitig unterstützt die zugrunde liegende dreistufige Vorgehensweise (Konzeption, Design und Kommunikation) eine systematische Erstellung guter, wirkungsvoller Präsentationen. Darüber hinaus werden die Konzepte der Schlichtheit, der Standardisierung und der kontinuierlichen Verbesserung berücksichtigt. Obwohl die Vorgehensweise auf den ersten Blick umfangreich erscheint, lassen sich damit in kürzerer Zeit bessere Präsentationen erstellen, da du zu Beginn klare Ziele definierst, Fehler, Änderungsschleifen und Verschwendung vermeidest, Informationsüberfluss reduzierst, deine Folienausbeute erhöhst, standardisierter sowie nachfrage- und empfängerorientierter arbeitest und deine Abläufe und Vorgehensweisen eine stetige, kontrollierte Verbesserung erfahren.
Aber ich möchte dir nichts vormachen: Die Umstellung erlernter und gelebter Arbeitsweisen verlangt von uns, dass wir gewohnte Routinen ablegen und bestehende Verhaltensmuster durchbrechen. Das erfordert Kraft und ist unbequem. Es bedarf Mut und Entschlossenheit – vor allem aber braucht es Disziplin und Willenskraft. Nur wenn du bereit bist, deine Komfortzone des Gewohnten zu verlassen und dich konsequent auf den Lean-Presentation-Weg machst, wirst du Erfolge sehen: Denn kein Meister fällt vom Himmel.
Das Konzept der Schlichtheit
Insbesondere das Konzept der Schlichtheit treibt uns oft an die Grenzen dessen, was wir als umsetzbar erachten, da es uns schwerfällt, das von beschreibenden Foliendetails künstlich erzeugte Gefühl der Sicherheit durch eine klare Message an die Zuhörer zu ersetzen. Halte dir jedoch stets vor Augen, dass sämtliche Aspekte, die keinen signifikanten Beitrag zur Kernaussage leisten, eliminiert werden sollten, da die Beseitigung störender Elemente dem Rest in Summe mehr Aussagekraft verleiht. Der Betrachter wird von den weniger relevanten Punkten nicht mehr abgelenkt und kann sich direkt auf die signifikanten Inhalte konzentrieren.
Trotz des sinnvollen Konzeptes der Schlichtheit darf man sich nicht dem Irrglauben hingeben, dass eine Präsentation nur wunderschöne, beeindruckende Folien enthalten darf, die mit tollen Bildern und knappen Punchlines ergreifende Emotionen transportieren. Das ist kein sinnvoller Maßstab. Entscheidend ist für mich, dass du die grundlegenden Konzepte ansprechender Folien durchdrungen hast und dir die in diesem Buch vorgestellten Empfehlungen zu Herzen nimmst. Bring den Mut auf, dich Stück für Stück der Schlichtheit ein bisschen zu nähern. Damit wirst du unterhaltsamer, fokussierter und wirkungsvoller präsentieren. Selbst wenn es zu Beginn nur kleine Schritte sind: Jeder dieser Schritte ist einer in die richtige Richtung – hin zu erfolgreicheren Präsentationen, mit denen du deine Zuhörer begeisterst.
Die Philosophie des Lean Presentation ist, mit weniger mehr zu erreichen. Dieses Ziel erreichen wir, indem wir die Zuhörer zu Zuschauern machen und ihnen unsere Inhalte mit klaren Botschaften, schlüssigen Argumenten, eingängigen Visualisierungen und so wenigen Details wie möglich präsentieren. Vor diesem Hintergrund trete ich der Auffassung entschieden entgegen, dass eine gute Präsentationsunterlage dem Anspruch auf Vollständigkeit gerecht werden muss. Wer einen vollständigen Überblick über ein Thema haben möchte, soll sich eine schriftliche Ausarbeitung geben lassen. Eine Präsentation ist die Zusammenfassung auf das Wesentliche, auf die Kernbotschaften und -argumente, die die Zuhörer abholen, überzeugen und motivieren.
Verinnerliche das dreistufige Konzept der Präsentationserstellung (Konzeption, Design und Kommunikation) und zwinge dich dazu, die Slideware erst einzusetzen, nachdem du das Präsentationskonzept fertiggestellt hast. Ich weiß, dass diese Vorgehensweise dem Habitus der meisten Menschen widerspricht und dass die Konzeptphase auf den ersten Blick wie eine lästige zusätzliche Aufgabe erscheint. Aber glaub mir: eine systematische Konzeptphase ist der Schlüssel zur effizienten und effektiven Präsentationserstellung! Ein Bauunternehmen würde ein Haus niemals ohne Planung und Skizze des Architekten bauen und ein Regisseur würde einen Film niemals ohne Drehbuch drehen. Das ist zwar theoretisch möglich, aber weder effizient noch effektiv – das sagt uns schon der normale Menschenverstand: Das Haus müsste viele Male auf-, ab- und umgebaut werden, bis es dem Häuslebauer gefällt, und der Film würde zur unendlichen Geschichte, weil es keinen zielführenden Handlungsstrang gäbe.
Erst das Konzept, dann die Präsentationserstellung
Wieso gehen dann so viele Menschen davon aus, dass es sinnvoll ist, direkt mit der Präsentationserstellung loszulegen, anstatt sich ein klares Konzept anzufertigen? Wahrscheinlich, weil wir es häufig so gelernt und in der Vergangenheit so gemacht haben. Darüber hinaus scheinen wir immer die Zeit zu finden, eine Sache zehnmal anzupacken, anstatt Sie beim ersten Mal richtig zu machen. Damit ist ab jetzt Schluss! Künftig erstellen wir Präsentationen wie die Profis.
Wir überlegen uns, ob wir eine Idee oder ein Ergebnis vorstellen und machen uns ein klares Bild von unseren Empfängern und unseren Zielen. Danach beurteilen wir die Vortragssituation und die dazugehörigen Rahmenbedingungen und überlegen uns die Kernbotschaften und -argumente, die wir unseren Zuhörern mitgeben möchten. Im Anschluss definieren wir die Inhalte, mit denen wir unsere Prämissen, Aussagen und Begründungen darstellen und fassen die Resultate der Konzeptphase in einem Präsentationsstoryboard zusammen. Erst wenn wir an diesem Punkt angekommen sind öffnen wir die Slideware und übertragen die Vortragsskizze in das Präsentationsformat. Dabei arbeiten wir mit Standards und beherzigen die Regeln zur Gestaltung ansprechender und aussagekräftiger Präsentationsfolien.
Die erstklassige Präsentationsunterlage, die wir auf diese Weise erstellen, wird nur noch von unserem grandiosen Vortrag übertroffen, bei dem wir unsere Zuhörer mit kurzweiligen Storys und stichhaltigen Argumenten wirkungsvoll abholen, überzeugen und motivieren. Fragen beantworten wir aufgrund unserer ziel- und empfängerorientierten Vorbereitung und Methoden kompetent und professionell und Einwände entkräften wir, indem wir sie systematisch konkretisieren und für unsere Ziele nutzen.
Prof. Dr. Peter Daiser hat viele Jahre erfolgreich in der Krisen-, Strategie- und Managementberatung bei namhaften Consultingunternehmen gearbeitet. Mit seinen Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Probleme analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute lehrt und berät er zu den Themen »Digitale Transformation«, »Management« und »Rhetorik« und unterstützt Organisationen bei wichtigen Deals und Präsentationen sowie der Weiterentwicklung ihrer Fach- und Führungskräfte.