Ob die Welt nach Corona wirklich eine andere sein wird, steht in den Sternen. Was sich jedoch bereits verändert hat, ist die omnipräsente Nutzung von Videokonferenzsoftware. Die Konsequenz: Viele Präsentationen werden nicht mehr off- sondern online gehalten. Das neue Medium erfordert allerdings neue Ansätze, um das Online-Publikum zu begeistern. Der folgende Beitrag zeigt die wichtigsten To-dos für effektive virtuelle Präsentationen auf.
Virtuelle Präsentationen stellen die Vortragenden vor neue Herausforderungen; dabei ist es unerheblich mit welcher Software gearbeitet wird – sei es Adobe Connect, BigBlueButton, GoToMeeting, Jitsi, Microsoft Teams, Skype, Slack, Teamviewer, Swyx, WebEx oder Zoom. Die Rahmenbedingungen der Online-Präsentation unterscheiden sich in diversen Aspekten von der Offline-Präsentation und erfordern teilweise andere Vorgehensweisen, um die Zuhörenden abzuholen, mitzunehmen und zu überzeugen.
Aus einer Kommunikationsperspektive besteht der wesentliche Unterschied zwischen analoger und virtueller Umgebung in der geringeren physischen Präsenz der Vortragenden und den damit verbundenen Herausforderungen.
Die folgenden 12 Tipps für virtuelle Präsentationen beinhalten die Quintessenz für effektive Online-Präsentationen und verleihen dem kreativen Prozess der Präsentationserstellung eine klare Struktur. Zu Beginn des virtuellen Kommunikationsprozesses stehen Vortragende aus inhaltlich-konzeptioneller Sicht vor der gleichen Herausforderung wie in der analogen Welt; die Gretchenfrage lautet: Welche Botschaften kommunizieren wir unseren Empfängern auf welche Art und Weise, damit wir unser Präsentationsziel möglichst effizient erreichen? Aus dieser grundlegenden Frage leiten sich die ersten vier Tipps ab:
1. Definiere dein(e) Präsentationsziel(e)!
Am Anfang steht eine Idee oder ein Ergebnis, das die oder der Vortragende seinen Zuhörern kommunizieren
möchte. Von dieser Idee/diesem Ergebnis und dem Zuhörerkreis leitet sich das Ziel der Präsentation ab: Aktion anstoßen, Entscheidung initiieren und/oder informieren.
2. Beschreibe deine Empfänger!
Nachdem Klarheit über die Aufgabe beziehungsweise die Ziele vorliegen, ist es überaus wichtig, sich ein gutes Bild von den relevanten Zuhörenden zu verschaffen: Welchen Kenntnisstand haben sie? Was motiviert sie? Mit welchen Befugnissen sind sie ausgestattet? Natürlich ist es nicht möglich, diese Fragen zweifelsfrei zu beantworten. Es geht lediglich darum, eine Vorstellung davon zu entwickeln, wie das Publikum tickt.
3. Konkretisiere deine Botschaften!
Die Messages oder Kernbotschaften sind die zentralen Aussagen, die in der Präsentation transportiert werden sollen. Diese bilden den roten Faden der Präsentation und müssen bei den Empfängern einschlagen wie eine Bombe. Die Kernfragen zur Erstellung des Vortrags sind: (1) Was sind die Kernaussagen der Präsentation und (2) welche Botschaften werden benötigt, um das Ziel beziehungsweise die Ziele zu erreichen
4. Konkretisiere die Art und Weise!
Die Präsentation besteht nicht nur aus Kernbotschaften und Argumenten. Zur deren Vermittlung werden ebenfalls Inhalte benötigt, die die Story und Aussagen stützen. Das sind z. B. Analyseergebnisse, Statistiken, Abbildungen und Tabellen. Aus den Präsentationszielen, der Empfängerbeschreibung, der Kernbotschaften und den weiteren Inhalten, die transportiert werden sollen, ergibt sich die Form der Kommunikation (z. B. Slideshow, Video, Online-Vortrag etc.)
5. Fasse dich kurz!
Zeitvorgaben dürfen nicht überzogen werden und die Inhalte sind kurzweilig und unterhaltsam zu transportieren. Als Daumenregel lässt sich festhalten, dass die Kernbotschaften an die Zuhörenden in 10 Minuten auf den Punkt gebracht sein sollten; ansonsten ist für Abwechslung zu sorgen – dies gelingt z. B. über die Integration von interaktiven Elementen.
6. Doing better with less!
Was für den Aufbau und das Layout für Offline-Präsentationen gilt, gilt insbesondere für virtuelle Präsentationen. Einfach ist gut, einfacher ist besser. Mit anderen Worten: große Schrift, kurze Sätze, klare Aussagen und übersichtliche Visualisierungen.
7. Nutze die Technologie!
Die neue Multimediaumgebung bringt einige Vorteile mit sich, die sinnvoll eingesetzt werden sollten. So lassen sich Inhalte wie Fotos oder Videos problemlos mit anderen teilen oder interaktiv gestalten und die Teilnehmenden können über Kollaborationstools direkt in den Vortrag eingebunden werden.
8. Kopf hoch, Brust raus!
Viele verfallen gerne dem Irrglauben, man sehe bei Videokonferenzen nur, was sich im Kamerabild abspielt. Das ist eine sehr kurzsichtige Betrachtung. Unterbewusst nehmen die anderen Teilnehmenden zahlreiche Details wahr, die einen entscheidenden Beitrag zur Wirkung der Vortragenden bei den Zuhörenden leistet. Daher folgende Empfehlungen: Aufrecht sitzen, direkt in die Kamera schauen, auf angemessene Kleidung und Beleuchtung achten, adäquaten Hintergrund sicherstellen und Stimme und Tempo auf die Situation, Inhalte und Zuhörenden anpassen.
9. Übung macht den Meister!
Kein Meister fällt vom Himmel; daher ist es wichtig, die Präsentation vor der virtuellen Live-Performance zu üben. Idealerweise sollten Vortragende sich in der jeweiligen Onlineumgebung aufzeichnen und das Video ansehen, um auf Aspekte aufmerksam zu werden, die sich verbessern lassen.
10. Die Technik machts!
Bei der virtuellen Präsentation besteht eine noch höhere Abhängigkeit von der Technik als bei der Offline-Präsentation. Vor diesem Hintergrund sollten Vortragende in gute Technik investieren. Denn ein schlechtes Mikrofon, eine miserable Kamera und/oder eine langsame Internetverbindung behindern die Wirkung der Vortragenden massiv.
11. Keine Ablenkungen!
Vortragende sollten während der Videokonferenz nur erforderliche Anwendungen offen haben: Weder E-Mails, Termine, eingehende Calls oder sonstige digitale Kommunikationsschnittstellen sollten die Konzentration stören. Das Smartphone bleibt aus oder ist zumindest auf lautlos gestellt und alle anwesenden Personen wissen Bescheid, dass die oder der Vortragende in einer wichtigen Online-Präsentation steckt.
12. Online-Konferenzen brauchen klare Regeln!
Dem Mangel an physischer Präsenz in virtuellen Meetings sollte durch klare Regeln und Strukturen entgegengewirkt werden. Die Vortragenden sollten von Anfang an das Ruder in die Hand, indem sie das Meeting führen und die damit verbundenen Regeln und Rahmenbedingungen klarstellen.
Zusammenfassend bieten virtuelle Präsentationen den Vortragenden neue technische Möglichkeiten. Allerdings konfrontiert sie die zugrundeliegende Technologie auch mit neuen Herausforderungen. Bei Berücksichtigung der vorgestellten Tipps für virtuelle Präsentationen sollten Vortragende die Herausforderungen problemlos meistern und ihre Empfänger auch in der virtuellen Umgebung wirkungsvoll begeistern können.
Prof. Dr. Peter Daiser hat viele Jahre erfolgreich in der Krisen-, Strategie- und Managementberatung bei namhaften Consultingunternehmen gearbeitet. Mit seinen Teams musste er stets in kurzer Zeit komplexe Probleme analysieren, kreative Lösungen finden, wirkungsvolle Storys entwickeln und überzeugend präsentieren. Heute lehrt und berät er zu den Themen »Digitale Transformation«, »Management« und »Rhetorik« und unterstützt Organisationen bei wichtigen Deals und Präsentationen sowie der Weiterentwicklung ihrer Fach- und Führungskräfte.