„Wer nicht weiß, wohin er will, darf sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt.“ Mark Twain hatte recht: Ohne klares Ziel verlieren wir uns oft in Nebensächlichkeiten und verschwenden wertvolle Energie. Der Schlüssel zu echter Effizienz liegt in der Präzision. Je schärfer dein Fokus, desto leichter der Weg. Martin Langmann und Michael Blümel illustrieren, wie du mit der bewährten SMART-Methode vage Vorsätze in greifbare Erfolge verwandelst und deine Ziele ab sofort mit Punktlandung erreichst.
SMART ist ein Akronym und steht für:
S – Spezifisch: Das Ziel sollte klar und präzise formuliert werden, denn allgemeine oder vage Zielformulierungen führen oft zu Unklarheit und fehlender Orientierung.
M – Messbar: Um herauszufinden, ob ein Ziel erreicht wurde, muss es, etwa durch Zahlen, überprüfbar sein.
A – Attraktiv (auch »ausführbar« oder »akzeptiert«): Das Ziel sollte für alle Beteiligten attraktiv und klar verständlich sein. Entscheidend ist, den Sinn und die Bedeutung des Ziels, etwa für ein Unternehmen, nachvollziehen zu können. Wenn das Warum hinter einem Ziel deutlich wird und von allen akzeptiert ist, steigt die Motivation, konsequent und mit voller Energie darauf hinzuarbeiten.
R – Realistisch: Das Ziel sollte realistisch, im Sinne von erreichbar, sein. Ist ein Ziel zu hochgesteckt oder womöglich gar nicht zu erreichen, führt das schnell zu Frustration. Die Frage sollte also lauten, ob das Ziel in der vorgegebenen Zeit und mit den vorhandenen Mitteln schaffbar ist.
T – Terminiert: Für jedes Ziel sollte ein Zeitpunkt festgelegt werden, bis zu dem es erreicht sein soll. Eine definierte Deadline hilft, Energie zu bündeln und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Die Salami-Taktik
Vielleicht ist dir diese Situation bekannt: Es wird ein großes Ziel gesteckt, doch im ersten Schritt scheint es unerreichbar, wie ein Marathon ohne Training. Ohne ausreichendes Training ist die volle Distanz eines Marathons kaum bewältigbar. Es ist sinnvoll, sich kleinere Etappenziele zu setzen, vielleicht mit fünf oder zehn Kilometern zu starten, um sich schrittweise an die Halbmarathon-Distanz anzunähern. Sobald diese erreicht ist, sind bereits viele Erfahrungen mit den eigenen Fähigkeiten gesammelt worden und der Weg zum Marathon erscheint deutlich realistischer.
Genau darum geht es bei der Methode mit dem genussvollen Namen »Salami-Taktik«. Niemand würde auf die Idee kommen, eine Salami als Ganzes zu essen. Sie wird in kleine Scheiben geschnitten. Die Salami-Taktik hilft, die Anfangshürde zu überwinden, indem Zwischenziele gesetzt werden. Die große Aufgabe wird in kleinere und dadurch lösbare Aufgaben aufgeteilt und »Scheibe für Scheibe« abgearbeitet, wie die nächste Abbildung »Salami-Taktik« veranschaulicht.
Diese Methode findet besonders im agilen Projektmanagement Anwendung, wo große Ziele in kleinere Aufgaben unterteilt werden. Durch iterative Prozesse, also wiederholende Zyklen, können Projekte schrittweise verfeinert und optimiert werden. Regelmäßige Meetings, sogenannte Retrospektiven, ermöglichen es den Teams, das bisher Erreichte zu reflektieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Dieser Ansatz fördert die Motivation, da Zwischenziele greifbar werden und das übergeordnete Ziel Schritt für Schritt näher rückt. Gleichzeitig bleibt die notwendige Flexibilität erhalten, um den Kurs bei Bedarf anzupassen.
Die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist eine klassische Zeitmanagement-Methode und basiert auf einem Zitat von Dwight D. Eisenhower, dem vierunddreißigsten amerikanischen Präsidenten, der in einer Rede sagte: »Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind selten wichtig, und die wichtigen sind selten dringend.«
Die Methode setzt an diesem Punkt an und soll bei der Priorisierung der Aufgaben helfen. Sie teilt diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Das Ziel ist es, die Arbeitszeit effektiver zu nutzen, indem der Fokus auf die wichtigen Aufgaben gelegt wird und dringende, aber unwichtige Aufgaben keine Ablenkung darstellen.
»Wichtig« bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufgaben für den eigenen Erfolg, den Erfolg des Teams, der Abteilung oder des Unternehmens entscheidend sind und zu einem eindeutigen Mehrwert führen.
»Dringend« bedeutet, dass bei Nichterledigung der Aufgabe Konsequenzen drohen, beispielsweise der Verlust eines wichtigen Kunden oder finanzieller Schaden für das Unternehmen. Sie benötigen also sofortige Aufmerksamkeit und können nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Die Unterteilung in »wichtige« und »dringende« Aufgaben führt zu vier Kategorien, die in der unten stehenden Abbildung »Eisenhower-Matrix« veranschaulicht werden.
Wichtig und dringend: Vielleicht etwas überspitzt formuliert, sind dies »Feuerwehr-Aktivitäten«. Diese Aufgaben sind akut und sollten sofort und persönlich erledigt werden. Längerfristig geht es darum, die Aufgaben in diesem Quadranten zu reduzieren, da sie eine weitere Planung erschweren. Beispiel: Ein wichtiger Kunde meldet, dass ein kritisches Produkt oder eine Dienstleistung nicht funktioniert, und droht mit Vertragskündigung, wenn das Problem nicht sofort behoben wird.
Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sollten ebenso persönlich erledigt werden. Das Gute ist, dass sie planbar sind, wodurch strategisches Handeln ermöglicht wird. Ein kleines Risiko besteht darin, sich zu lange Zeit zu nehmen, wodurch diese Aufgaben plötzlich in Kategorie A fallen. Beispiel: die Vorbereitung auf eine wichtige Präsentation in zwei Wochen.
Nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgaben sind oft die wahren Zeitfresser. Wenn möglich, sollten sie delegiert oder durch externe Unterstützung erledigt werden, damit der Fokus auf den wirklich wichtigen Aufgaben bleibt. Doch wenn Delegieren keine Option ist, gibt es andere Strategien: Versuche, solche Aufgaben zu automatisieren, zu vereinfachen oder sie gebündelt zu einem festen Zeitpunkt abzuarbeiten. Alternativ kannst du sie in Phasen erledigen, in denen deine Leistungsfähigkeit ohnehin geringer ist, So bleiben deine Energie und Konzentration für die Aufgaben reserviert, die wirklich zählen. Beispiel: Beantworten von E-Mails oder Anrufen, die dringend erscheinen, aber für deine Prioritäten keine Relevanz haben.
Nicht wichtig und nicht dringend: Bei diesen Aufgaben stellt sich die Frage, ob sie nicht bereits überflüssig geworden sind. Diese Aufgaben sollten kritisch hinterfragt werden und es ist wichtig, auch einmal mutig »Nein« zu sagen. Wenn keine Folgen oder Konsequenzen zu erwarten sind, können sie getrost im Papierkorb landen. Beispiel: Teilnahme an einem Meeting, das keinen Mehrwert für dich und dein Team bringt.
Mit etwas Übung kann diese Methode eine hervorragende Unterstützung sein und lädt dazu ein, die Liste an Aufgaben zu hinterfragen. Wichtig ist, nicht in die Falle zu tappen, die meisten Aufgaben als wichtig und dringend zu kategorisieren, was dazu führen kann, abermals vor der Herausforderung zu stehen, nicht zu wissen, womit gestartet werden soll.
Ebenso sollte darauf geachtet werden, Aufgaben, die schnell erledigt werden können, nicht höher zu priorisieren, als es angemessen ist. Nur weil sie weniger Zeit und Energie erfordern, sind sie nicht automatisch wichtiger oder dringender.
Tom: Versuche, deine aktuelle Aufgabenliste mit der Eisenhower-Matrix zu sortieren. Oft wird dabei sofort sichtbar, wo eigentlich dein Fokus liegen sollte. So kannst du effektiv Prioritäten setzen und deine Zeit sinnvoll nutzen.
Die Not-to-do-Liste
Diese Methode soll vor allem eines bewirken: schlechte Gewohnheiten abzulegen und Klarheit darüber zu finden, welche Aufgaben keinen Mehrwert bringen.
Die meisten Menschen haben irgendeine Art von To-do-Liste, sei es im Kopf, analog auf einem Blatt Papier, auf mehrere Post-its verteilt oder digital am Computer. Doch es ist genauso wichtig, bewusst zu entscheiden, was man nicht mehr tun möchte. Manche Tätigkeiten sind zur Gewohnheit geworden, bringen aber keinen echten Nutzen. Entscheidungen lassen sich in beide Richtungen fällen: für etwas und gegen etwas. Dinge loszulassen, die dem eigenen Ziel nicht dienen, kann befreiend sein.
Beispiele für die Not-to-do-Liste
- uständig erreichbar sein,
- unklare Aufgaben annehmen,
- zu allem »Ja« sagen,
- auf Pausen verzichten,
- sofort auf E-Mails oder Chats antworten,
- bereits beim Frühstück E-Mails checken.
Michael begleitet als Agile Coach Menschen und Organisationen durch Veränderung. Er glaubt an die Fähigkeit von Menschen, sich im Wandel zu orientieren, Verantwortung zu übernehmen und neue Wege zu gestalten. Mit psychologischem Know-how, klarer Struktur und ehrlichem Dialog öffnet er Räume für Entwicklung, Sinn und Zusammenarbeit. Denn echte Wirksamkeit entsteht dort, wo Kopf, Herz und Hand zusammenspielen.
Martin ist Coach, Teamentwickler und Change Agent – vor allem aber ein Mensch, der überzeugt ist, dass Arbeit mehr ist als nur ein Mittel zum Zweck. Seine Mission ist es, Arbeitsumfelder zu schaffen, in denen Menschen wachsen und Teams sich entfalten können. Dabei geht es ihm nicht nur um Effizienz, sondern vor allem um Authentizität. Gute Zusammenarbeit lebt von Leichtigkeit, ehrlichen Momenten und dem Mut, über sich hinauszuwachsen.