Strukturen für effektive Gespräche und Verhandlungen

Unproduktive Gesprächsrunden und Verhandlungen sind für alle Beteiligten immer extrem unbefriedigend. Wenn sich der erhoffte Gedankenaustausch nicht einstellt, Ziele und Erwartungen unerreicht bleiben, dann handelt es sich letztendlich um eine Verschwendung von Zeit und Potenzialen.

Stufe 1: Planung

Die Gesprächsplanung beinhaltet einen direkten Bezug zur Gesprächsvorbereitung; entgegen der verbreiteten Meinung, dass es sich hierbei um ein und denselben Schritt handelt, bildet die Gesprächsplanung jedoch eine separate Stufe. Planung und Vorbereitung dürfen also nicht verwechselt oder vermischt werden. Erst durch eine sorgfältige Planung wird eine effektive Vorbereitung möglich. Beides zusammen bildet die Grundlage dafür, dass der spätere Gesprächs- oder Verhandlungspartner spürt, dass Sie sich der gemeinsamen Angelegenheit tatsächlich gewidmet haben und in der Sache sowie hinsichtlich der individuellen Bedürfnisse des Partners Bescheid wissen.

Die Planung erfolgt zeitlich getrennt von der Vorbereitung und sollte grundsätzlich möglichst frühzeitig stattfinden – am besten schon bald, nachdem bekannt wird, dass ein wichtiges Gespräch ansteht. In der Planungsphase geht es sowohl um Sie selbst als auch um Ihren späteren Gesprächs-/Verhandlungspartner, dabei werden mögliche Zielsetzungen beider Seiten und organisatorische Aspekte berücksichtigt.

Vergegenwärtigung der eigenen Zielsetzungen

• Realisierbarkeit der Zielvorstellungen
• Formulierung der Verhandlungsziele
• Argumente verdeutlichen
• Anschauungsmaterial
• Was wird von Ihnen erwartet?
• Informationen über den Gesprächspartner

Stufe 2: Vorbereitung/innere Einstellung

Schlecht oder gar nicht unvorbereitete Verhandlungen verlaufen selten erfolgreich. Natürlich kann kein Gespräch bis ins Detail geplant werden – insbesondere individuelle Reaktionen, die womöglich noch von einer spezifischen Stimmungslage abhängen, lassen sich kaum voraussehen. Doch lassen sich vorab durchaus klare Strukturen definieren, wichtige Inhalte bestimmen und relevante Eckpunkte markieren. Eine gute Vorbereitung wird damit zur Grundlage für einen reibungslosen Verlauf des Gesprächs. Es geht darum, Störfaktoren und Blockaden auszuschalten und einen fruchtbaren Boden für das Gespräch/die Verhandlung zu bereiten. Feste Strukturen bereiten so nicht nur die richtige Plattform für das Gespräch, sie ermöglichen zudem auch erst eine ungezwungene Spontaneität innerhalb der einzelnen Gesprächsabschnitte.

le Aspekte der Vorbereitung ergeben sich infolge der Gesprächsplanung. Wenn Sie sich wirklich gut vorbereiten wollen, beginnen Sie zunächst mit einer Überprüfung der einzelnen Elemente aus der Planung. Hie-raus ergibt sich ein fließender Übergang zur dezidierten Vorbereitung./p>

Stufe 3: Eröffnung/Einstieg

Vor der eigentlichen Verhandlung, in der es dann um die Sache selbst geht, wird von den Gesprächspartnern zunächst einmal das Terrain sondiert. Hierbei zeigt sich, ob es Ihnen gelingt, den Weg zu ebnen, um später erfolgreich operieren zu können. Interaktionshemmnisse, die während der Eröffnungsphase auftreten oder sich hier manifestieren, können kaum mehr aus dem Weg geschafft werden. Es gilt also, zunächst eine positive Atmosphäre zu schaffen, in der sich Ihr Gesprächspartner wohl fühlt. Gerade der erste Eindruck ist es, der sehr häufig über Erfolg oder Misserfolg der anstehenden Verhandlung entscheidet. Ein verpatzter Einstieg hat immer negative Auswirkungen auf das Gespräch. Und folgenschwere Fehler können schon auftreten, bevor auch nur ein einziges Wort zwischen den Verhandlungspartnern gewechselt wurde.

Insbesondere dann, wenn der Gesprächspartner zu Ihnen kommt, dürfen Sie nicht nur an die Verhandlung selbst denken, sondern auch an die Eindrücke, die Ihr Gesprächspartner sammelt, bevor Sie sich überhaupt gegenübertreten. – Wenn Ihr Verhandlungspartner beispielsweise schon bei der Anfahrt Probleme hat, Ihr Unternehmen oder den Eingang nicht findet, es anschließend mit einer unhöflichen Sekretärin zu tun bekommt und sich dann im Labyrinth der Bürozimmer erneut verirrt, dann findet die Verhandlung unter denkbar schlechten Vorzeichen statt. Es kann nicht oft genug wiederholt werden: Die Eröffnungsphase (und sie beginnt eigentlich schon bei der Anfahrt, wenn nicht sogar früher) ist die Basis für spätere Verhandlungserfolge! Jeder Gesprächspartner kommt mit gewissen Erwartungen, positiven wie negativen, zum Gespräch – und mit den ersten Eindrücken werden diese bestätigt oder widerlegt. Vorurteile werden vertieft oder aber abgebaut. Hier geht es noch lange nicht um die Sache, sondern zunächst um die emotionale Ebene. Jeder Mensch macht sich zuerst einmal ein bestimmtes Bild und will sich über den Gesprächspartner (und sein Unternehmen) klar werden. Hierbei werden zahlreiche Signale (dazu gehört durchaus sogar eine quietschende Tür) verarbeitet, die letztendlich über die Grundeinstellung zum Gesprächspartner entscheiden.

Stufe 4: Durchführung

In Gesprächen und Verhandlungen wollen und müssen Sie Ihre Zielsetzungen erreichen und Ihren Partner mit triftigen Argumenten von der Richtigkeit Ihrer Vorstellungen überzeugen. Eines der konstruktivsten Mittel dafür lässt sich jedoch weder planen noch erlernen: die eigene Überzeugung und Begeisterung. Nichts hilft Ihnen mehr, ist glaubwürdiger und macht authentischer als der eigene Enthusiasmus. Wenn Sie von den eigenen Ideen und Zielen wirklich überzeugt sind, werden auch andere ihre Zweifel schnell vergessen und Ihnen bereitwillig zustimmen.

Beispiel private Urlaubsplanung:
Wie ansteckend echte Begeisterung wirkt, haben Sie sicher selbst im privaten Umfeld schon oftmals erlebt. Denken Sie nur an die letzte Urlaubsplanung. Wenn Ihr Partner beispielsweise unmotiviert sagt: „Wir könnten ja dieses Jahr eventuell in die Bretagne fahren“, werden Sie sicher viele Gründe finden, die dagegen sprechen, und auch noch andere Urlaubsziele ins Visier fassen. Bekommen Sie jedoch mit einem strahlenden Lächeln und leuchtenden Augen direkt einige Prospekte voll verlockender Bilder vorgelegt, sieht die Sache schon anders aus. Und wenn Sie dann noch eine warme Stimme enthusiastisch schwärmen hören: „Schau nur, das Meer, die felsige Küste – und dann noch das milde Klima, da müssen wir hin!“, dann wird sich die Begeisterung zweifellos übertragen und Sie werden schnell das gemeinsame Ziel haben, den nächsten Urlaub in der Bretagne zu verbringen.

Ihre Geschäftspartner sind hier letztendlich auch nicht anders gestrickt als Ihr Parnter im Beispiel Urlaubsplanung. Wenn Sie also leidenschaftlich von einer Sache überzeugt sind, gibt es keinen Grund, diesen Enthusiasmus zu verbergen. Die eigene Begeisterung hat geradezu magische Wirkungen, denen sich auch Verhandlungspartner kaum entziehen können. – Gleichzeitig verfehlen auch grundsätzlich einleuchtende Argumente meistens ihr Ziel, wenn sie ohne Überzeugungskraft und ohne rechten Elan vorgetragen werden.

Stufe 5: Abschluss/Verabschiedung/ Nachbearbeitung

Kein Gespräch endet abrupt und kann nach der Durchführung sofort zu den Akten gelegt werden. Häufig wird vergessen, dass die Phasen nach der eigentlichen Verhandlung ebenso zum Erfolg beitragen wie ein gut verlaufendes Gespräch selbst. Erst mit der Einbeziehung der fünften Stufe nutzen Sie das ganze Potenzial einer tatsächlich effektiven Gesprächsführung.

Abschluss
Nachdem Sie alle Inhalte der Verhandlung besprochen haben, gilt es in der Abschlussphase, die wichtigsten Aspekte nochmals zusammenzufassen. Die Zusammenfassung ist dabei der Übergang zum Gesprächsabschluss. Indem Sie das Geschehen mit prägnanten Worten resümieren, stellen Sie sicher, dass keine Missverständnisse auftreten und dass alle Beteiligten die Kernaussagen gleichermaßen verstanden haben.

Verabschiedung
Grundsätzlich sollte jedes Gespräch so enden, wie es auch begonnen hat: mit positiven Gefühlen! Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie gerne mit ihm gesprochen haben und sich auch auf die weitere Zusammenarbeit freuen. Machen Sie deutlich, dass die erzielten Ergebnisse für Sie beide einen Gewinn darstellen.

Nachbearbeitung
Ausgerechnet der Auswertung von Gesprächen und Verhandlungen wird häufig eine zu geringe Beachtung geschenkt. Dabei ist eine gründliche Auswertung nicht nur für das stattgefundene, sondern auch für künftige Gespräche sehr aufschlussreich. Die Nachbearbeitung sollte dabei immer möglichst zeitnah stattfinden.