Delegieren oder durchdrehen

Führungskräfte klagen oft über Überlastung. Dabei sind diese oftmals selbst schuld. Anstatt Aufgaben sinnvoll zu delegieren,
versuchen sie alles selbst zu „stemmen“ oder betreiben nur Scheindelegation. Ein grundlegender Fehler. Denn wer delegieren kann, schafft sich den Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben …

Als Leader können Sie sich persönlich nur in dem Maße weiter entwickeln, wie Sie in der Lage sind Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Es ist wichtig, dass Sie sich klar machen, dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie übernehmen können, begrenzt ist, ganz egal wie hart sie arbeiten. Durch Delegieren schaffen Sie sich die Zeit-Ressourcen, um den Aufgaben nachzukommen, die nur Sie als Leader erfüllen können. Deshalb ist Ihre erste und wichtigste Frage als Leader: „Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?“ Neben der Notwendigkeit für Sie, sich zeitmäßig Freiraum zu schaffen, hat die Aufgabendelegation einen weiteren Vorteil, denn bedeutende und wichtige Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, heißt immer auch, ihnen mit Wertschätzung zu begegnen. Sie als Leader trauen Ihren Mitarbeitern etwas zu, Sie vertrauen Ihnen. Wenn Sie einem Mitarbeiter Aufgaben übertragen, die er lösen kann, fördert das auch umgekehrt das Vertrauen des Mitarbeiters in Sie als Leader.

Delegation beschreibt Ihre Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere abzugeben. Zu Beginn delegieren Sie einfach Aufgaben, wie z. B. eine Inventurliste zu erstellen, so kann Ihr Mitarbeiter Selbstvertrauen aufbauen. Wenn dies gut funktioniert, dann übergeben Sie eine Funktion, das ist dann eine etwas schwierigere Aufgabe, wie z. B. die Buchhaltung zu führen, für die Ihr Mitarbeiter dann auch die Verantwortung trägt und zuständig ist. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, dann gehen Sie zur nächsten Stufe über. Sie umfasst die Delegation noch größerer und komplexer Aufgaben, die in Form eines Projektes beispielsweise die vollverantwortliche Suche nach einer externen Buchhaltungsfirma umfasst. Lassen Sie Mitarbeiter also zunächst Aufgaben machen, dann Funktionen und danach Projekte. Damit ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, sich zu bewähren und zu verbessern.

Delegieren, also Aufgaben durch andere Menschen getan bekommen, klingt nach einem bequemen Weg selbst nichts machen zu müssen. Dem ist nicht so oder wie es im Englischen heißt: “Delegating work works, provided the one delegating works, too.”

Vieraugengespräch – Aufgabenklärung

Im zweiten Schritt führen Sie ein Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter, dem delegiert wird. Stellen Sie sicher, dass er die Aufgabe genau verstanden hat und er weiß, was von ihm erwartet wird. Wichtig ist, dass Sie klare, messbare Ergebnisse vorgeben und das wie, was und warum der Aufgabe besprechen.

Termine festlegen

Im dritten Schritt legen Sie die Fristen und Fälligkeitstermine fest. Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf realistische aber eher kurze Fristen, denn zu lang gedehnte Zeiträume helfen weder dem Mitarbeiter noch Ihnen und kurze Fristen lassen sich verlängern, längere Fristen aber in den meisten Fällen nicht verkürzen. Klären Sie was bis wann abgeschlossen sein soll, wann das Projekt fertig sein wird und wann Sie sich zu Etappenzielen treffen. Wichtig ist, dass Sie die Termine schriftlich festhalten.

Ressourcen klären   

Klären Sie mit dem Mitarbeiter im vierten Schritt ab, welche Ressourcen er benötigt, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist es wichtig dass Sie auch die Verfügungsgewalt über die notwendigen Mittel, dem Umfang entsprechend delegieren. Sagen Sie ihm, welche Mittel zur Verfügung stehen, damit er die Parameter der Aufgabe klar vor Augen hat.

Aufgabe übergeben – kein Rework

Übergeben Sie im fünften Schritt die gesamte Aufgabe, dies bedeutet übergeben und dann nicht mehr einmischen. Wenn Sie die Aufgabe einmal delegiert haben, dann lassen Sie die betreffende Person in Ruhe. Nehmen Sie die Aufgabe nicht wieder an sich, indem Sie einmischen oder Aspekte gar nachzuarbeiten. Bedenken Sie, Sie haben die Aufgabe übergeben. Wenn Ihr Mitarbeiter zu Ihnen kommt und um Hilfe bittet, dann können Sie Vorschläge machen wie, versuchen Sie es doch einmal so. Oder aber Sie vermitteln einen Ansprechpartner an den er sich wenden kann.

Vereinbarung von Fortschrittsberichten

Der sechste Schritt des effektiven Delegieren umfasst die Vereinbarung von Fortschrittsberichten. Einigen sie sich, wann und wie oft Fortschrittsberichte (Progress Reports) eingereicht werden sollen. Diese sind insbesondere bei größeren Aufgaben bzw. Projekten Standard beim Delegieren. Fortschrittsberichte ermöglichen zwei Dinge: Erstens, Sie können den Fortschritt des delegierten Projekts bzw. der delegierten Aufgabe verfolgen. Zweitens, der Mitarbeiter weiß, dass er auf dem richtigen Weg ist, wenn Sie seinem Report zustimmen.

Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Leaders besteht darin, andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen. Voraussetzung zum erfolgreichen Delegieren ist Vertrauen zu demjenigen, dem Sie die Aufgabe übertragen. Die Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten, zu motivieren und zu befähigen, dass diese dann erfolgreich Aufgaben übernehmen, ist eine wesentliche Grundlage für Ihren Erfolg als wirksamer Leader.