Die Not-to-do-Liste

»Erfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen«, lautet ein Zitat des Schriftstellers Georges Simenon. Tja. Meine Ableitung lautet hingegen: »Erfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun.« Produktive Unternehmer entscheiden sich ganz bewusst gegen eine Vielzahl von Aufgaben, die sie ihren wesentlichen Zielen nicht näher bringen!

»Liegt es in unserer Macht, etwas zu tun, liegt es auch in unserer Macht, etwas zu unterlassen.«

Aristoteles (griechischer Philosoph, 384 v. Chr. bis 322 v. Chr.)

»Erfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen«, lautet ein Zitat des Schriftstellers Georges Simenon. Tja. Meine Ableitung lautet hingegen: »Erfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun.« Produktive Unternehmer entscheiden sich ganz bewusst gegen eine Vielzahl von Aufgaben, die sie ihren wesentlichen Zielen nicht näher bringen!

Unser Leben erschlägt uns mit einer Vielzahl von Aufgaben: Zeitung lesen, E-Mails beantworten, Videos auf YouTube ansehen, aufräumen, einkaufen, Auto waschen, Steuererklärung vorbereiten … Oft verlieren wir schon am Morgen den Überblick über unsere Tagesaufgaben. Deshalb führen wir mit Vorliebe To-do-Listen. Darauf notieren wir akribisch alle unsere Aufgaben, in der naiven Hoffnung sie eines Tages komplett abarbeiten zu können. Wahrscheinlich, weil es das Gewissen so schön beruhigt, das Unerledigte wenigstens schriftlich festgehalten zu haben.

Aber sehr bald müssen wir feststellen, dass unsere To-do-Liste schneller länger und länger wird, als wir die einzelnen Punkte abhacken können. Irgendwann erkennen wir, dass uns nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung stehen und wir nicht alle Aufgaben erledigen können. Also konzentrieren wir uns nur auf die vermeintlich wichtigsten. Tatsächlich wird unsere To-do-Liste vorübergehend etwas kürzer, bis sie nach einigen Wochen wieder die ursprüngliche Länge erreicht hat. Denn wir haben immer mehr Aufgaben als »wichtig« eingestuft – aber nach wie vor nur 24 Stunden, um sie zu bearbeiten. Sobald Sie die Frage stellen: »Wie kann ich das alles schaffen?«, sind Sie verloren. Sie bekommen ein schlechtes Gewissen und schlimmstenfalls Herzprobleme. Stellen Sie sich den Tatsachen. Der Druck ist immens und die Arbeitsmenge ist nicht zu bewältigen – auch nicht mit größter Anstrengung.

Ziehen Sie die notwendigen Konsequenzen: Streichen Sie Aktivitäten. Sie lesen richtig: Entscheiden Sie sich dazu, Dinge nicht zu erledigen – jetzt nicht und später auch nicht.

Der Grund ist einfach: Alles was Sie nicht tun, bestimmt darüber, was Sie stattdessen tun können. Denn jede Entscheidung für etwas, ist eine Entscheidung gegen etwas anderes. Deshalb sind Not-to-do-Listen für die Verbesserung Ihrer Arbeitsleistung häufig effektiver als To-do-Listen  (Timothy Ferriss: The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now. 16.08.07).

Es ist großartig, sich darauf zu konzentrieren, Aufgaben zu erledigen, aber dies ist nur möglich, wenn Sie alle unnötigen Ablenkungen ausschalten. Wir haben die Wahl: Entweder wir lassen uns ablenken oder wir erreichen unsere Ziele. Wenn Sie Probleme haben, sich zu fokussieren, sollten Sie sich im Zweifel besser dafür entscheiden, etwas nicht zu tun. Unsere Zeit ist einfach zu knapp bemessen, als dass wir allem unsere komplette Aufmerksamkeit schenken könnten.

Der »Sinn« einer Ablenkung ist es, unsere Aufmerksamkeit auf etwas anderes zu lenken. Dabei sind alle Ablenkungen grundsätzlich gleich: Sie verhindern, dass ein bestimmtes Ergebnis zustande kommt. Schlimmer noch: Die Wirtschaftswoche zitiert in ihrem Aufmacher Rettung vor dem Info-Stress in Heft 13/2008 eine Serie von Studien die Gloria Mark und Victor Gonzalez an der Universität von Kalifornien durchgeführt haben. Danach können wir uns im Durchschnitt noch genau elf Minuten einer Aufgabe widmen, bevor wir abgelenkt werden. Danach dauert es ganze 25 Minuten, bis wir wieder im gleichen Maße konzentriert sind, wie vor dieser Ablenkung. Das nennt man den sogenannten Sägeblatteffekt. Durch diesen gehen rund zwei Drittel unserer Arbeitszeit verloren  (Claudia Wallis; Sonja Steptoe: Staying Sharp: Help! I´ve lost my focus. Time Magazine 10.01.06).

Zu allem Überfluss sind die meisten Ablenkungen, die unsere Produktivität und Effizienz ausbremsen, auch noch selbst verschuldet. Denn häufig sind es nicht die Aufgaben selbst, sondern schlechte Angewohnheiten, die uns von unseren Zielen ablenken. Hier gilt es, entsprechende Filter einzurichten.

Wie wirksam Filter sein können, zeigen unsere Computer: Virenscanner schützen uns vor unerwünschten »Besuchern«, Spamfilter werfen Mails aus unserem Postfach, Firewalls kontrollieren den Zugang zu unserem Rechner.

Lassen Sie sich durch Ablenkungen nicht dazu verleiten, ihre Ziele zu verpassen

Erfolgreiche Unternehmer entscheiden sich häufig ganz bewusst gegen eine ganze Reihe von Dingen. Sie analysieren, wo ihre Stärken liegen und was sie lieber bleiben lassen sollten. Das ist allerdings nur möglich, weil sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Ziele sie erreichen wollen. Und alles, was sie daran hindern könnte, diese Ziele zu erreichen, wird bewusst gestrichen und vermieden.

Entscheiden auch Sie sich dafür, gewisse Aufgaben oder Gewohnheiten nicht mehr zu tun. Genau darum geht es bei der Not-to-do-Liste. Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um zu überlegen, wie Sie einen normalen acht-, zehn- oder zwölfstündigen Arbeitstag verbringen. Womit verschwenden Sie am meisten Zeit? Überlegen Sie auch, wie viel Zeit damit jeden Tag verloren geht.

Bei den Punkten dieser Liste sollte es sich um Dinge handeln, die Sie bewusst nicht mehr tun wollen, weil sie Ihnen keinen Nutzen bringen, weil sie Ihnen Energie rauben und Sie damit Ihre Zeit verschwenden.

Hier ein Beispiel für eine »klassische« Not-to-do-Liste. Darauf befinden sich einige unproduktive Gewohnheiten, die Sie als Unternehmer unbedingt abstellen sollten. Also alles, wovon wir zu oft zu viel tun.

Beantworten Sie eingehende Anrufe nie direkt

Jeder eingehende Anruf führt zu einer unerwünschten Unterbrechung der Tätigkeit, an der Sie gerade arbeiten. Lassen Sie Ihren Anrufbeantworter aktiv werden oder leiten Sie eingehende Anrufe an einen Mitarbeiter um. Wenn Ihnen hierfür keiner zur Verfügung steht, engagieren Sie einen Büroservice, um zumindest Ihre eingehenden Anrufe entgegenzunehmen. Das gilt in erhöhtem Masse für anonyme Anrufe, also Anrufe, bei denen keine Rufnummer angezeigt wird.

Machen Sie sich deshalb ab sofort folgende Grundsätze zur eisernen Regel: Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden nicht angezeigt wird. Mittlerweile sollte es jedem, der ernsthaft erwartet, dass Sie ein Gespräch mit ihm führen, möglich sein, seine Rufnummer zu übertragen.

Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden angezeigt wird und Sie ganz genau wissen, dass es Zeitverschwendung ist, mit ihm zu telefonieren. Nie verpasste Anrufe zurückverfolgen, wenn auf dem Anrufbeantworter kein wichtiger Grund dafür hinterlassen wurde. »Ruf mich zurück!« ist übrigens kein wichtiger Grund.

Lassen Sie nicht zu, dass andere Sie ablenken

Vergessen Sie die beliebte Floskel: »Wie geht‘s?«, wenn jemand Sie anruft. Verwenden Sie stattdessen eine Begrüßung wie: »Ich bin gerade dabei, eine wichtige Aufgabe fertigzustellen, aber was kann ich für dich tun?« Damit fordern Sie andere auf, ohne Umschweife zum Punkt zu kommen. Auf die Frage: »Hast du kurz Zeit?«, antworten Sie prinzipiell mit: »Wie lange genau?« Und wenn Ihr Gesprächspartner den Zeitrahmen genannt hat, erwidern Sie: »Gerne. Passt es dir um 17.12 Uhr?« Alles, was Ihnen hierbei helfen kann, finden Sie im folgenden Kapitel.

Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes

Wie wir im vergangenen Kapitel festgestellt haben, stellt die Angewohnheit, morgens den Arbeitstag damit zu beginnen, kurz die E-Mails zu checken, einen denkbar ungeeigneten Start dar. Es kann Ihre wichtigsten Prioritäten und eigentlichen Pläne für den gesamten Tag durcheinanderbringen. Ihre Mails können in aller Regel bis 10 Uhr warten, nachdem Sie zumindest einen wichtigen Punkt Ihrer To-do-Liste erledigt, am besten natürlich Ihre wichtigste Aufgabe abgeschlossen haben. Abends dagegen sorgen Mails für Schlaflosigkeit oder Überstunden, weil Sie kurz vor dem Feierabend »noch schnell« beantwortet werden. Das ist alles andere als ein gelungener Tagesabschluss.

Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht wesentlich zu Ihrem Ergebnis beitragen

Es gibt keinen sicheren Weg zum Erfolg, aber der sicherste Weg zum Misserfolg ist der, zu versuchen, es jedem recht zu machen.

Bei einigen Kunden ist der Gewinn eher bescheiden. Meistens sind dies jedoch genau die Kunden, die überzogen hohe Erwartungen oder ein gesteigertes Kommunikationsbedürfnis haben.

Ich habe im Laufe der Jahre bei der Auswahl geeigneter Teilnehmer an meinen Coaching-Ausbildungen die Erfahrung gemacht, dass zwei Telefonate mit insgesamt maximal 75 Minuten ausreichen, um uns ein detailliertes Bild des Bewerbers machen zu können und diesem einen Eindruck der Leistungen unseres Lizenzsystems zu vermitteln. Ein dritter Anruf und weitere Minuten am Telefon rechnen sich nur noch bei einem so verschwindend geringen Prozentsatz, dass dieser getrost vernachlässigt werden kann. Hieraus habe ich eine Vorgabe für meine Mitarbeiter erstellt, die uns hilft, maximal produktiv zu arbeiten. Die restlichen Interessenten empfehlen wir gerne an andere Ausbilder weiter, mit denen sie wahrscheinlich bis heute telefonieren …

Machen Sie es ebenso: Analysieren Sie Ihren Kundenbestand nach den Gesichtspunkten des Pareto-Prinzips, wie in Kapitel Laserscharfe Effektivität beschrieben. Welche 20 Prozent meiner Kunden produzieren über 80 Prozent meines Gewinns und welche 20 Prozent verbrauchen über 80 Prozent meiner Zeit?

Der Autor Timothy Ferriss rät in seinem Buch Die Vier-Stunden-Woche dazu, die am wenigsten Gewinnträchtigen auf eine Art Autopilot zu setzen, indem Sie eine Änderung in der Firmenpolitik kommunizieren. Verschicken Sie eine Mail mit einer Aufzählung der neuen Regeln: etwa mit der Anzahl der maximal zulässigen Telefonanrufe, der erforderlichen Wartezeit, der Reaktionszeit auf eintreffende E-Mails, der Dauer bis zur Lieferung, einen Mindestbestellwert etc. Bieten Sie den Kunden an, sie an einen anderen Anbieter zu verweisen, falls sie sich mit der neuen Firmenpolitik nicht anfreunden können.

Die so gewonnene Arbeitszeit können Sie dann für die Generierung neuer Kundenverbindungen nutzen, die zu besseren Ergebnissen beitragen.

Hören Sie auf, am Wochenende zu arbeiten

Nehmen Sie freitags keine Arbeit mehr mit nach Hause. Entweder Sie rühren sie sowieso nicht an, weil Sie am Wochenende ganz anderen Bedürfnissen nachgehen, oder Sie verzichten auf die Freizeit, die Sie benötigen, um Ihren Akku wieder aufzuladen. So oder so. Am Ende des Wochenendes haben Sie wahrscheinlich immer ein schlechtes Gewissen. Das können Sie vermeiden, indem Sie die Arbeit da lassen, wo sie hingehört: im Büro.

Die gute Nachricht: Wenn Sie die in diesem Buch beschriebenen Strategien anwenden, haben Sie sich das freie Wochenende verdient.

Wenn Sie allerdings zu den Workaholics zählen, starten Sie vorsichtig mit nur einem freien Sonntag pro Monat. Dann dehnen Sie diese Zeit langsam aus.

Ja, auch Ihr Handy und Notebook enthalten Arbeit und bleiben am Wochenende ebenfalls tabu. Facebook am Sonntagabend? Wie bedauernswert. Lassen Sie das.

Tragen Sie nicht rund um die Uhr Ihr Telefon mit sich herum

Nehmen Sie sich pro Woche mindestens einen freien Tag von Ihren digitalen Sklaventreibern. Stellen Sie sie ab oder besser noch: Lassen Sie sie einfach im Auto zurück. Ich mache dies oft das gesamte Wochenende und empfehle Ihnen außerdem, das Telefon zu Hause zu lassen, wenn Sie zum Essen gehen. Was passiert, wenn Sie einen Rückruf eine Stunde später oder erst am nächsten Morgen machen?

Früher empfand man es als störend und unangebracht, wenn Leute in der Öffentlichkeit, beispielsweise im Zug oder der Wartehalle des Flughafens, laut miteinander telefonierten. Dieses Problem ist Vergangenheit. Heute ist jeder intensiv mit seinem Smartphone beschäftigt. Dabei geht es vielen Menschen inzwischen gar nicht mehr um den Wunsch, erreichbar zu sein, sondern schlichtweg nur noch um die schlechte Angewohnheit, ständig mit dem Smartphone zu überprüfen, ob es etwas Neues gibt. Dank »Whats-App« sitzen Menschen gemeinsam am Tisch beim Essen – und jeder tippt auf seinem Smartphone herum. Eine Unsitte.

Oft erwarten Menschen, die sieben Tage pro Woche und 24 Stunden täglich für jedermann erreichbar sind, dies auch von ihren Mitmenschen. Aber wenn Sie nicht die Bundeskanzlerin (oder der Bundeskanzler) sind, sollte Sie niemand abends um 21 Uhr noch brauchen. Was wird Schlimmes passieren, wenn Sie hin und wieder nicht erreichbar sind? Die Antwort: nichts.

Arbeiten Sie nicht einfach drauflos, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen

Wenn Sie keine Prioritäten setzen, ist irgendwie alles dringend oder wichtig. Erliegen Sie nicht der Versuchung, durch Aktionismus vor Ihren Mitmenschen oder sich selbst als fleißig beziehungsweise aktiv dastehen zu wollen.

Die Antwort auf Überarbeitung ist es nicht, mit noch mehr Bällen zu jonglieren – sprich: mehr zu tun. Die Antwort lautet: Legen Sie die wenigen Dinge fest, die Ihr Geschäft oder Ihr Leben wirklich grundlegend verändern können. Und erledigen Sie diese Aufgaben vor allen anderen. Mit dem Grundsatz: »Erst denken, dann arbeiten« kommen Sie letzten Endes immer schneller ans Ziel als umgekehrt.

Natürlich muss man dann manchmal ein paar Nachteile in Kauf nehmen (später zurückzurufen und sich entschuldigen, einen kleinen Verspätungszuschlag bezahlen, einen unwichtigen Kunden verlieren etc.), aber das lässt sich verschmerzen. Denken Sie immer zuerst an Ihre wirklich großen und wichtigen Aufgaben.

Verzichten Sie auf Informationen, die nicht unmittelbar zu Ihren Zielen beitragen

Wir nehmen viel zu viele Informationen durch Lesen auf: Ob es nun die Zeitung, Nachrichtenportale, Blogs oder soziale Netzwerke sind. Sehen Sie nicht regelmäßig nach, ob in der Welt etwas Spannendes passiert ist oder ob es etwas Neues gibt. Im Normalfall ist es doch ohnehin so: Wenn etwas wirklich Wichtiges passiert, erfahren wir es umgehend. Wir müssen uns also gar nicht aktiv um diese Informationen bemühen. Reduzieren Sie auch die Lesezeit für beruflich relevante Blogs auf das absolute Minimum, so wie Sie es im Kapitel Produktivitätsfalle Internet gelernt haben.

Vertrödeln Sie keine Zeit in sozialen Netzwerken und Web 2.0

Legen Sie Facebook & Co. an die Leine. Wenn Sie permanent Nachrichten verschicken, Fotos und Filme anschauen oder Kommentare zu irgendwelchen Statusmeldungen abliefern, fehlt Ihnen diese Zeit zwangsläufig für Ihre wesentlichen Aufgaben. Statt, wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben, der Illusion zu unterliegen, dies bringe Ihr Geschäft wirklich weiter, sollten Sie es als Freizeitaktivität begreifen. Und hierfür auch Ihre kostbare Zeit nur sehr dezidiert einsetzen.

Verzichten Sie auch auf Chats als Ablenkung. Deinstallieren Sie Messenger-Programme wie Skype, MSN, ICQ und Co. von Ihrem Rechner.

Beantworten Sie auch eingehende Fragen auf XING nur während einer festen und sehr begrenzten Zeitspanne. Zum Beispiel einmal am Tag fünfzehn Minuten vor der Mittagspause. In dieser Zeit bearbeiten Sie alle Anliegen auf einmal.

So setzen Sie die Not-to-do-Liste im Alltag um

Die oben genannten Maßnahmen bescheren auch Ihnen eine enorme Zeitersparnis. Setzen Sie Ihre so gewonnene Energie dafür ein, Ihre wesentlichen Ziele zu erreichen. Konzentrieren Sie sich bei der Not-to-do-Liste aber immer nur auf einen Punkt nach dem anderen, so wie Sie es auch mit Ihren To-do-Aufgaben machen.

Das Prinzip der Not-to-do-Liste hört sich in der Theorie simpel an. Das Schwierige ist wie immer ihre Umsetzung im Alltag.

Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe zwei zentrale Fragen

• Bringt mich diese Aufgabe dem Erreichen meiner Ziele wirklich näher?
• Wie schlimm ist es, wenn ich diese Aufgabe einfach nicht erledige?

Falls Sie zu den wenigen Fällen gehören, denen diese Fragen tatsächlich nicht weiterhelfen, versuchen Sie es mit einer etwas drastischeren Übung: Stellen Sie sich vor, Sie erleiden einen Herzinfarkt und müssen Ihre Arbeitszeit und -belastung unmittelbar halbieren. Welche Aufgaben rutschen in diesem Fall sofort auf Ihre Not-to-do-Liste? Und wovon würden Sie ab diesem Zeitpunkt deutlich weniger tun?

Sie werden überrascht sein, wie viele Ihrer Aufgaben Sie kein bisschen voranbringen und dass die Erde sich weiterdrehen wird, wenn Sie sie ignorieren. Dann ab damit auf die Not-to-do-Liste. Schätzen Sie einmal ab, wie viel Zeit Sie gewinnen, wenn Sie derart nutzlose Aufgaben eliminieren oder reduzieren.

Übrigens: Gegen Ihr schlechtes Gewissen hilft es, wenn Sie Ihre Gedanken steuern, indem Sie sich immer wieder Ihre enormen Leistungen vergegenwärtigen.

Jetzt sind Sie dran: Was sind Ihre schlimmsten Störenfriede?

Was raubt Ihnen die meiste Zeit? Identifizieren Sie die zehn schlimmsten Störenfriede für Ihre persönliche Not-to-do-Liste. Also diejenigen Aufgaben, die das größte Zeiteinsparpotenzial aufweisen. Sie werden sicher mehr Störenfriede entdecken, aber wenn Sie sich zunächst auf die zehn schlimmsten Fälle konzentrieren, haben Sie in der Regel schon 80 Prozent Ihrer Zeitfresser ausgemacht.

Aber hören Sie an dieser Stelle noch nicht auf: Ermutigen Sie auch Ihre Mitarbeiter, deren Produktivität durch eigene Not-to-do-Listen zu verbessern. Es wird Ihre Unternehmensergebnisse beflügeln. Denn wie sagte schon der Pionier der modernen Managementlehre Peter F. Drucker: »Wir verbringen eine Menge Zeit damit, den Führungskräften zu sagen, was sie tun sollten. Wir verbringen nicht genug Zeit damit, ihnen zu sagen, womit sie aufhören sollten. Die Hälfte der Führungskräfte, die ich kennengelernt habe, muss nicht erfahren, was sie tun soll – sie muss lernen, womit sie aufhören soll.« Und dabei ist die Hälfte nach meiner Erfahrung noch bei weitem untertrieben …

Action Steps – vom Know-how zum Do-now

• Sie können unmöglich alle Aufgaben erledigen – streichen Sie Aktivitäten.
• Erstellen Sie Ihre persönliche Not-to-do-Liste. Welche Aufgaben bringen Sie Ihrem wichtigsten Ziel nicht oder nur unwesentlich näher?
• Setzen Sie die Punkte einzeln der Reihe nach um, indem Sie sich jede Woche einen dauerhaft eliminieren.
• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls eine Not-to-do-Liste anfertigen und unterstützen Sie sie bei der Umsetzung.