{"id":1473,"date":"2015-07-09T09:10:00","date_gmt":"2015-07-09T07:10:00","guid":{"rendered":"https:\/\/test-bv.gambiocloud.com\/blog\/2015\/07\/09\/small-talk-fuer-gastgeber\/"},"modified":"2023-02-21T15:43:14","modified_gmt":"2023-02-21T14:43:14","slug":"small-talk-fuer-gastgeber","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.businessvillage.de\/blog\/small-talk-fuer-gastgeber\/","title":{"rendered":"Small Talk f\u00fcr Gastgeber"},"content":{"rendered":"\n

Mit gro\u00dfem Aufwand haben Sie eine Produktvorf\u00fchrung, einen Neztwerkabend oder ein Get-together organisiert. Das Rahmenprogramm ist klasse, zahlreiche G\u00e4ste sind gekommen und trotzdem das immer gleiche Bild: Man bleibt unter sich. Die Mitarbeiter der Firma stehen plauschend zusammen – die G\u00e4ste vertreiben sich die Zeit am Buffet. In kommunikativer Hinsicht ein Reinfall. Wie Sie das beste aus dem n\u00e4chsten Firmen-Event harausholen verr\u00e4t Ihnen Ilona Quick.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

H\u00e4ufig gehen Gastgeber davon aus, dass die Kommunikation bei einer Veranstaltung wie von selbst verl\u00e4uft. So wird es als selbstverst\u00e4ndlich angesehen, dass alle sich miteinander angeregt unterhalten und sowohl der Gastgeber als auch die Mitarbeiter die G\u00e4ste gut betreuen. Dieser Automatismus tritt jedoch nicht immer ein, zumal Gastgeber und G\u00e4ste oft unterschiedliche Vorstellungen davon haben,  was \u201egut betreuen\u201c oder \u201esich gut unterhalten\u201c bedeutet. Es ist daher sinnvoll, den Kommunikationsaspekt schon bei der Planung der Veranstaltung zu ber\u00fccksichtigen und nicht zuerst die Frage des Wie (Buffet, R\u00e4umlichkeiten, Vortragsthema, Rahmenprogramm) zu beantworten, sondern folgende Fragen:<\/p>\n\n\n\n

Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? Und  Was erwarten Ihre G\u00e4ste?<\/h2>\n\n\n\n

Ist es Ihr Hauptziel neue Produkte oder Dienstleistungen zu pr\u00e4sentieren, dann k\u00f6nnen Fachvortr\u00e4ge oder Fachgespr\u00e4che mit den G\u00e4sten als kommunikatives Stilmittel f\u00fcr Sie und Ihre Mitarbeiter ausreichend sein.
Ist es jedoch auch oder haupts\u00e4chlich Ihr Ziel, den Kontakt oder die Beziehung zu Ihren G\u00e4sten aufzubauen oder zu vertiefen, dann reichen Fachgespr\u00e4che allein nicht aus. Auch die Erwartungen Ihrer G\u00e4ste sind oft nicht nur auf das Fachliche begrenzt. Sie wollen zwar mit ihrem Kommen Verbundenheit mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen signalisieren. Das muss allerdings nicht bedeuten, dass sie w\u00e4hrend der Veranstaltung ausf\u00fchrlich mit Ihnen sprechen wollen. Die Erwartung der G\u00e4ste geht dar\u00fcber hinaus, denn sie sind auch daran interessiert, mit weiteren Ihrer G\u00e4ste in Kontakt zu kommen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn beispielsweise zu Ihrer Veranstaltung G\u00e4ste aus verschiedenen Regionen oder Branchen kommen, die sich kaum pers\u00f6nlich kennen oder nur selten treffen.<\/p>\n\n\n\n

Blo\u00df nicht alleine rumstehen!<\/h2>\n\n\n\n

Das ist die Devise fast aller Beteiligten bei vielen Veranstaltungen. Die meisten G\u00e4ste treffen daher mit Kollegen oder Bekannten ein, sitzen nebeneinander oder stehen zusammen an einem Tisch. Von au\u00dfen betrachtet entsteht der Eindruck, dass alle gut miteinander im Gespr\u00e4ch sind. In Wirklichkeit unterhalten sich aber bereits miteinander bekannte Personen und ein Austausch zwischen den verschiedenen Gruppen findet kaum statt  Auch f\u00fcr fremde, neu hinzukommende G\u00e4ste kann es schwierig sein, in die Gruppen hineinzukommen. Das werden Sie als Gastgeber nicht unbedingt bemerken, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter daf\u00fcr nicht sensibilisiert sind. Vielfach bedeutet diese Gr\u00fcppchenbildung nicht, dass die Beteiligten kein Interesse daran haben, neue Personen kennen zu lernen. H\u00e4ufig werden die G\u00e4ste jedoch damit allein gelassen, Kontakt zu ihnen unbekannten Personen aufzunehmen.  Als guter Gastgeber \u00fcbernehmen Sie diese  Aufgabe und stellen Verbindungen zwischen den G\u00e4sten her.<\/p>\n\n\n\n

Ihre Mitarbeiter unterhalten sich pr\u00e4chtig \u2013 allerdings nicht mit Ihren G\u00e4sten?<\/h2>\n\n\n\n

Tats\u00e4chlich werden die Mitarbeiter des gastgebenden Unternehmens oft  nicht ausreichend auf ihre Rolle als Co-Gastgeber vorbereitet. So kann man h\u00e4ufig beobachten, dass sich Mitarbeiter nicht wie Gastgeber, sondern wie G\u00e4ste verhalten und froh sind, wenn sie mit bereits bekannten Personen und Kollegen zusammen stehen k\u00f6nnen. Dies hat weniger damit zu tun, dass Ihre Mitarbeiter keine gesellschaftlichen Umgangsformen beherrschen, sondern dass die Aufgaben der G\u00e4stebetreuung nicht detailliert verteilt und besprochen wurden. Einer allein steht auf verlorenem Posten und kann die Situation nicht retten, wenn nicht alle an einem Strang ziehen und sich ihrer Aufgaben bewusst sind.
Vielen Menschen f\u00e4llt es schwer, ein Gespr\u00e4ch mit Fremden zu beginnen oder sich in eine scheinbar geschlossene Gespr\u00e4chsgruppe einzubringen. Aber das genau ist an diesem Tag Ihre und auch die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter. Wenn es nicht gelingt, die geschlossenen Gespr\u00e4chsgruppen aufzubrechen, allein stehende Personen in Gespr\u00e4che einzubeziehen, dann werden wichtige Chancen vertan und das Kommunikationsziel Ihrer Veranstaltung wird f\u00fcr einen Teil Ihrer G\u00e4ste nicht erreicht.<\/p>\n\n\n\n

Mit 9 Schritten zur kommunikativ erfolgreichen Veranstaltung:<\/h3>\n\n\n\n

Small Talk ist der Schl\u00fcssel,  um Ihre Veranstaltung f\u00fcr alle G\u00e4ste auch in kommunikativer Hinsicht zum Erfolg zu f\u00fchren. Denn im Vordergrund Ihrer Veranstaltung steht nicht das Fachgespr\u00e4ch, sondern der Small Talk als Gespr\u00e4ch auf der Beziehungsebene. Small Talk im beruflichen Umfeld ist nicht einfach belangloses Gerede \u00fcber Banalit\u00e4ten. Er ist oft der Auftakt f\u00fcr den Big Talk, das hei\u00dft f\u00fcr das eigentliche Fachgespr\u00e4ch sowie f\u00fcr lang anhaltende gesch\u00e4ftliche Beziehungen und Empfehlungen. Beim Small Talk erf\u00e4hrt man etwas \u00fcber die pers\u00f6nliche Situation seines Gespr\u00e4chspartners und schafft damit M\u00f6glichkeiten, das Gespr\u00e4ch zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt mit zun\u00e4chst fachneutralen Themen wieder aufzunehmen. So gelingt der Small Talk mit Ihren G\u00e4sten:<\/p>\n\n\n\n

  1. Briefing: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Sie in Ihrer Rolle als Gastgeber zu unterst\u00fctzen. Denn Gastgeber ist nicht nur der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der Institution oder Organisation oder der Unternehmer, sondern alle, die an der Veranstaltung teilnehmen. Die Aufgabe ist es, aktiv Kontakt zu G\u00e4sten aufzunehmen, auf Gruppen zuzugehen und vor allem G\u00e4ste untereinander oder mit Kollegen ins Gespr\u00e4ch zu bringen. So sind alle w\u00e4hrend der Veranstaltung daf\u00fcr sensibilisiert, offen zu sein, wenn beispielsweise ein Kollege einen Gast mit der Gespr\u00e4chsgruppe eines anderen Kollegen bekannt machen m\u00f6chte.<\/li>
  2. G\u00e4steliste: Besprechen Sie die G\u00e4steliste: Wer kennt wen? Wer wei\u00df etwas \u00fcber wen? Markieren Sie in der G\u00e4steliste VIPs sowie neue G\u00e4ste, die m\u00f6glicherweise allein kommen, so dass diese Personen von Ihren Mitarbeitern betreut und mit anderen G\u00e4sten bekannt gemacht werden.<\/li>
  3. Namensschilder: Pr\u00fcfen Sie, ob es hilfreich ist, Namensschilder vorzubereiten, so dass Ihre G\u00e4ste sich gegenseitig erkennen und finden k\u00f6nnen. Das hat den weiteren Vorteil, dass sich die G\u00e4ste am Empfang melden m\u00fcssen und wichtige oder neue Personen erkannt werden. Verwenden Sie f\u00fcr sich und Ihre Mitarbeiter andersfarbige Namensschilder, so ist offensichtlich, dass sie zum gastgebenden Unternehmen geh\u00f6ren. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Begr\u00fc\u00dfungsansprache erw\u00e4hnen, dass Ihre Mitarbeiter f\u00fcr Fragen zur Verf\u00fcgung stehen.<\/li>
  4. Kontakt aufnehmen: Aktiv auf einzelne Personen oder Gruppen zuzugehen kostet zun\u00e4chst \u00dcberwindung  Machen Sie sich jedoch bewusst, dass das in der Gastgeberrolle um ein Vielfaches einfacher ist, als wenn man als Gast unbekannte Personen ansprechen m\u00f6chte. Denn als Gastgeber wird Ihre Kontaktaufnahme gerne gesehen. Ihre m\u00f6glichen Bedenken, aufdringlich zu wirken sind in der Regel unbegr\u00fcndet: Scheuen Sie sich daher nicht, auf allein kommende G\u00e4ste aktiv zuzugehen. Begr\u00fc\u00dfen Sie die Person, stellen Sie sich mit Namen und Funktion vor, dann wird sich auch ihr Gegen\u00fcber vorstellen. Geben Sie anschlie\u00dfend etwas Information \u00fcber den Ablauf der Veranstaltung, etwa, wann der Vortrag beginnt oder das Buffet er\u00f6ffnet wird: Vielleicht hat der Gast auch eine konkrete Frage, beispielsweise ob Frau XY schon da ist.  Dann k\u00f6nnen Sie ihn direkt weiterleiten oder mit anderen Personen bekannt machen. Auf scheinbar geschlossene Gespr\u00e4chsgruppen gehen Sie zu, indem Sie sich dazu stellen, zun\u00e4chst zuh\u00f6ren, sich in einer Pause ins Gespr\u00e4ch einbringen und sich mit Namen und Funktion im Unternehmen vorstellen, andersfarbige Namensschilder erleichtern dieses zus\u00e4tzlich. Aktive Kontaktaufnahme ist das Schl\u00fcsselwort, es ist daher nicht ausreichend, wenn beispielsweise an jedem Stehtisch einer Ihrer Mitarbeiter anwesend ist oder sich der Au\u00dfendienstmitarbeiter nur mit seinen Kunden unterh\u00e4lt.<\/li>
  5. Small Talk \u2013 ja bitte: Ist der erste Kontakt hergestellt, sprechen Sie \u00fcber Allt\u00e4gliches, \u00fcber Themen, die Sie mit dem Gespr\u00e4chspartner gemeinsam haben (wie das Wetter, den Veranstaltungsort, das Buffet) und zwar in einer positiven Art und Weise. Small Talk ist keine Diskussionsrunde, vermeiden Sie daher Themen, die polarisieren. Seien Sie ein angenehmer Gespr\u00e4chspartner, der zuh\u00f6ren kann und auch mal andere reden l\u00e4sst. Bombardieren Sie   andere nicht mit Fragen, sondern stellen Sie der Frage etwas Pers\u00f6nliches voran: \u201eWir haben diesmal ein mediterranes Buffet ausgew\u00e4hlt, das stimmt mich schon mal auf meinen Italienurlaub ein. Wo geht es denn bei Ihnen diesmal hin?\u201c  Denken Sie daran, sich namentlich vorzustellen, dann erfahren Sie auch den Namen Ihres Gespr\u00e4chspartners. Dies ist wichtig, damit Sie den Gast mit weiteren Personen bekannt machen k\u00f6nnen.<\/li>
  6. Mit Small Talk Verbindungen herstellen: Die Hauptaufgabe der Gastgeber ist es, die G\u00e4ste untereinander in Kontakt zu bringen. Daher \u00fcberlegen Sie im Vorfeld, ob es Gemeinsamkeiten zwischen G\u00e4sten gibt, die ein Aufh\u00e4nger sein k\u00f6nnten, Personen miteinander bekannt zu machen, wie: \u201eHerr Hartmann, das ist Herr Bergmann, ebenso wie Sie ein passionierter Tennisspieler\u201c. Achten Sie auch auf \u00c4u\u00dferungen, die Ihnen Gelegenheit geben, andere Personen miteinander bekannt zu machen: \u201eAch, Sie hatten schon \u00f6fter telefonisch Kontakt mit Frau Meyer? Da kann ich Sie gleich mal miteinander bekanntmachen\u201c<\/li>
  7. Zirkulieren Sie: Sind Verbindungen zwischen G\u00e4sten hergestellt, k\u00f6nnen Sie sich mit einer ehrlichen Bemerkung von einer Gruppe zur\u00fcckziehen: \u201eEs war nett mit Ihnen zu plaudern, vielleicht k\u00f6nnen wir das sp\u00e4ter fortsetzen. Sie haben sicher Verst\u00e4ndnis, dass ich noch andere G\u00e4ste begr\u00fc\u00dfen m\u00f6chte\u201c. Oder \u201eIch muss mich jetzt verabschieden, ich m\u00f6chte noch gerne andere G\u00e4ste begr\u00fc\u00dfen. Wir sehen uns sicher sp\u00e4ter noch.\u201c  Es ist wichtig, dass Sie als Gastgeber und Co-Gastgeber nicht an Personen kleben bleiben, denn nur wenn Sie zirkulieren, den einen oder anderen Gespr\u00e4chspartner von hier nach dort mitnehmen, f\u00f6rdern Sie das Durchmischen der Gespr\u00e4chsgruppen. Einzelne Personen lassen Sie nat\u00fcrlich nicht allein zur\u00fcck, sondern schlie\u00dfen sich mit diesen zun\u00e4chst einer Gespr\u00e4chsgruppe an.<\/li>
  8. Fach Talk \u2013 nein danke: Selbstverst\u00e4ndlich wird bei einer beruflichen Veranstaltung auch \u00fcber Fachthemen oder allgemein \u00fcber das berufliche Umfeld gesprochen. Vertagen Sie jedoch tiefergehende gesch\u00e4ftliche Gespr\u00e4che auf einen sp\u00e4teren Termin, an dem Sie Zeit haben und ungest\u00f6rt sind. Reduzieren Sie vertrauliche Gespr\u00e4che auf ein Minimum, sodass keine geschlossenen Gespr\u00e4chsgruppen entstehen. Namensschilder Ihrer Mitarbeiter mit T\u00e4tigkeitsbezeichnungen schaffen auch f\u00fcr die G\u00e4ste Klarheit, dass manche Mitarbeiter nicht alle Fachfragen beantworten k\u00f6nnen. So wird zum Beispiel von einem Buchhalter nicht erwartet, Auskunft \u00fcber Liefertermine geben zu k\u00f6nnen. Es reicht, wenn er an die zust\u00e4ndige Person verweisen kann.<\/li>
  9. VIPs und Co.: Bei Veranstaltungen mit vielen G\u00e4sten ist es nicht immer sinnvoll, wenn Sie als Hauptgastgeber alle G\u00e4ste pers\u00f6nlich am Empfang begr\u00fc\u00dfen. Oft bietet es sich an, dass Sie sich weiter hinten im Raum aufhalten und Ihre Mitarbeiter Ihnen wichtige G\u00e4ste zuf\u00fchren. Selbstverst\u00e4ndlich m\u00fcssen Sie Ihre Key-Kunden bei der Veranstaltung auch pers\u00f6nlich betreuen, vielleicht m\u00f6chten diese aber auch andere G\u00e4ste oder Mitarbeiter Ihres Hauses kennenlernen? Machen Sie sie miteinander bekannt. Das schafft Ihnen auch Freir\u00e4ume, sich h\u00f6flich loszueisen um frei zu sein f\u00fcr weitere Kontakte. Und schlie\u00dflich: Schotten Sie sich nicht ab mit wichtigen Personen. Zeigen Sie, dass Sie an diesem Tag offen sind f\u00fcr jeden Gast, der gern mit Ihnen kurz reden m\u00f6chte.<\/li><\/ol>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Aus dem Bedarf im beruflichen Alltag haben sie Seminarprogramme für den Business-Small Talk entwickelt. Zahlreiche Anregungen von Seminarteilnehmern haben das Konzept vervollständigt und verfeinert, sodass nun ein klares Regelwerk für Small Talk im Geschäftsleben vorliegt. Renate Birkenstock war 35 Jahre Anzeigenleiterin in einem namhaften wissenschaftlichen Verlag. Als Mitglied der Kommission Anzeigenmarketing für Fachzeitschriften der Deutschen Fachpresse hat sie mitgewirkt, die Bedeutung der Fachliteratur in der Öffentlichkeit und werbetreibender Wirtschaft  darzustellen und transparent zu machen. Dr. Ilona Quick Nach dem Lehramtsstudium in Kassel und der Promotion an der Queens University of Belfast entschied sich Ilona Quick für eine Laufbahn mit Schwerpunkt Kundenkommunikation, Akquise und Vertrieb. Ihre Erfahrungen, wie man mit Kunden ins Gespräch kommt, die sie im Außendienst eines großen Pharmaunternehmens, im Innen- und Außendienst eines wissenschaftlichen Verlages sowie in der Immobilienbranche gemacht hat, gibt sie heute in Seminaren und Vorträgen weiter. 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Ihre Erfahrungen, wie man mit Kunden ins Gespräch kommt, die sie im Außendienst eines großen Pharmaunternehmens, im Innen- und Außendienst eines wissenschaftlichen Verlages sowie in der Immobilienbranche gemacht hat, gibt sie heute in Seminaren und Vorträgen weiter. 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