{"id":1403,"date":"2014-10-09T06:55:00","date_gmt":"2014-10-09T06:55:00","guid":{"rendered":"https:\/\/test.businessvillage.de\/blog\/2014\/10\/09\/atemlos-durch-den-tag\/"},"modified":"2023-02-21T15:43:18","modified_gmt":"2023-02-21T14:43:18","slug":"atemlos-durch-den-tag","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.businessvillage.de\/blog\/atemlos-durch-den-tag\/","title":{"rendered":"Atemlos durch den Tag"},"content":{"rendered":"\n

So l\u00e4sst sich der Arbeitsalltag vieler F\u00fchrungskr\u00e4fte beschreiben. Ein voller Schreibtisch, Termindruck, Telefonate. Doch dieses „Hetzen“ l\u00e4sst sich mit einer durchdachten Arbeitsmethodik reduzieren. Der Management-Trainer Dr. Matthias K. Hettl verr\u00e4t Ihnen, wie Sie recht einfach Ihre Produktivit\u00e4t steigern ….<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ihre pers\u00f6nliche Arbeitsmethodik beeinflusst Ihre Wirksamkeit und in der Konsequenz die Ihrer Mitarbeiter direkt und umfassend. Eine gute Arbeitsmethodik ist zwar nicht die einzige Ursache f\u00fcr Ihren Erfolg als Leader, ihr Fehlen oder M\u00e4ngel sind aber sehr h\u00e4ufig die Ursache f\u00fcr Misserfolg. Ich kenne eine Reihe von F\u00fchrungskr\u00e4ften, die eine hervorragende Arbeitsmethodik haben, aber mindestens ebenso viele, die immer wieder unter Zeitdruck geraten, weil ihre pers\u00f6nliche Arbeitsorganisation dazu f\u00fchrt, dass sie zu viel Zeit mit Suchen verschwenden.<\/p>\n\n\n\n

Systematisches und methodisches Arbeiten ist die Basis f\u00fcr die Transformation von F\u00e4higkeiten in Ergebnisse und in Erfolg.<\/p>\n\n\n\n

Reflektieren Sie Ihre bisher praktizierten Gewohnheiten und Arbeitsweisen kritisch und \u00e4ndern Sie sie erforderlichenfalls. Fragen Sie sich von Zeit zu Zeit, ob Ihre pers\u00f6nliche Vorgehens- und Arbeitsweise noch richtig ist und sie Ihren Arbeitstag effektiv erledigen l\u00e4sst. \u00dcberpr\u00fcfen Sie dabei kritisch, ob die angewandte Methode, die durchaus einmal richtig gewesen sein mag, noch zu Ihrer ver\u00e4nderten Situation passt und angepasst oder radikal ver\u00e4ndert werden muss, auch wenn es schwerf\u00e4llt. Dies gilt auch, wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter eine Arbeitsmethodik und -systematik anwenden, die Ihren Verantwortungsbereich insgesamt bremst und ineffektiv macht. Dann m\u00fcssen Sie aktiv werden, um die Wirksamkeit zu erh\u00f6hen.<\/p>\n\n\n\n

Beispiel: Keine Zeit zum Sch\u00e4rfen<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ein Spazierg\u00e4nger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und m\u00fchselig damit besch\u00e4ftigt ist, einen bereits gef\u00e4llten Baumstamm in kleinere Teile zu zers\u00e4gen. Der Spazierg\u00e4nger tritt n\u00e4her heran, um zu sehen, warum der Holzf\u00e4ller sich so abm\u00fcht, und sagt dann: \u00bbEntschuldigen Sie, aber mir ist da etwas aufgefallen: Ihre S\u00e4ge ist ja total stumpf! Wollen Sie diese nicht einmal sch\u00e4rfen?\u00ab Daraufhin st\u00f6hnt der Waldarbeiter ersch\u00f6pft auf: \u00bbDaf\u00fcr habe ich keine Zeit \u2013 ich muss s\u00e4gen!\u00ab <\/em><\/p>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich sollten Sie sich etwa alle drei Jahre die Frage stellen, wie sich die Anforderungen in Ihrem T\u00e4tigkeitsbereich ver\u00e4ndert haben und ob Ihre Arbeitsmethodik noch zielf\u00fchrend ist. M\u00fcssen Sie eventuell Ihre Arbeitszeit anpassen oder ein neues Arbeitstool einsetzen? Was k\u00f6nnte Ihnen der Einsatz eines Smartphones bringen? Wie l\u00e4sst sich die Effektivit\u00e4t in Ihrem Verantwortungsbereich und mit Ihren Mitarbeitern insgesamt steigern? \u00dcbernehmen Sie eine neue Aufgabe oder auch durch eine Bef\u00f6rderung eine neue Position, so m\u00fcssen Sie in den meisten F\u00e4llen Ihre Arbeitsweise anpassen. Denken Sie in diesem Zusammenhang an Ihren Rollenwechsel vom Mitarbeiter zum Leader, der von Ihnen den Einsatz einer Reihe neuer Werkzeuge erfordert, wie Budget- und Personalplanungsinstrumente, ein ver\u00e4ndertes Zeitmanagement, die Einplanung von Zeitressourcen f\u00fcr Mitarbeitergespr\u00e4che und so weiter.<\/p>\n\n\n\n

Ihre pers\u00f6nliche Arbeitsmethodik zu durchdenken, hat nicht das Ziel, noch h\u00e4rter zu arbeiten, sondern eher, mit Ihrer Arbeitslast souver\u00e4ner umzugehen \u2013 sodass sie im Ergebnis mehr leisten, gr\u00f6\u00dfere Aufgaben \u00fcbernehmen und diese besser bew\u00e4ltigen k\u00f6nnen. Sie gewinnen damit das Gef\u00fchl, mehr zu agieren als zu reagieren. Sie gewinnen das gute Gef\u00fchl, dass Sie trotz einer Vielzahl von Aufgaben Ihren Arbeitstag im Griff haben.<\/p>\n\n\n\n

\"\"\/<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Das wichtigste Hilfsmittel ist Ihr Kalender oder Zeitplaner. Diesen sollten Sie fr\u00fchzeitig mit den Ihnen bekannten Regelterminen f\u00fcllen einschlie\u00dflich Dienstreisen und Seminarbesuchen. Fixieren Sie auch schon festgelegte Termine zu Projekt-, Budget- und Strategiebesprechungen.<\/p>\n\n\n\n

Kommandozentrale Schreibtisch<\/h2>\n\n\n\n

\u00bbNiemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen.\u00ab<\/em><\/p>\n\n\n\n

Lee Iacocca<\/p>\n\n\n\n

Ihr Schreibtisch ist Ihre Kommandozentrale in der st\u00e4ndig anschwellenden Informationsflut. Volltischler haben Aktenstapel auf ihrem Schreibtisch, die z\u00fcgiges, konzentriertes Arbeiten verhindern und die \u00dcbersicht erschweren. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Papierstau, der dadurch entsteht, dass der Zufluss gr\u00f6\u00dfer ist als der Abfluss. Abhilfe l\u00e4sst sich schaffen, indem man den Zufluss stoppt oder reduziert, ganz oder teilweise umleitet, den Engpass beseitigt oder den Abfluss verst\u00e4rkt. Ein aufger\u00e4umter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart vor allem eine Menge Zeit. Werden Sie zum Leertischler und schaffen Sie sich Freiraum auf Ihrem Schreibtisch, im Kopf und damit f\u00fcr Kreativit\u00e4t und Produktivit\u00e4t. Wenn Sie eine Ablage mit System haben, m\u00fcssen Sie nicht lange suchen.<\/p>\n\n\n\n

Verschaffen Sie sich einen \u00dcberblick, was alles auf Ihrem Schreibtisch landet, und sortieren Sie nach den Priorit\u00e4ten in Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ihre Priorit\u00e4ten sollten auf den ersten Blick f\u00fcr Sie erkennbar sein. Eine einfache, aber wirksame Methode daf\u00fcr ist das Arbeiten mit farbigen Klarsichth\u00fcllen. Wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlage f\u00fcr den Tag sichten, sehen Sie Ihre To-dos nach Priorit\u00e4ten sortiert: Rot steht f\u00fcr A-Aufgaben, die Sie noch am selben Tag zu erledigen haben, Gelb f\u00fcr B-Aufgaben, die terminierbar sind, Gr\u00fcn f\u00fcr C-Aufgaben, die Sie delegieren. Sie k\u00f6nnen die unterschiedlichen Farben auch f\u00fcr Ihre verschiedenen Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter verwenden.<\/p>\n\n\n\n

Ist der Zufluss an Informationen und Aufgaben auf Dauer zu gro\u00df, m\u00fcssen Sie diesen reduzieren, indem Sie sich auf weniges Wichtige konzentrieren oder Arbeit an Ihre Mitarbeiter umverteilen. Ihr Engpass wird meist schon von selbst deutlich kleiner, wenn Sie diszipliniert Ihren nach Priorit\u00e4ten festgelegten Aufgabenplan abarbeiten. Dann besch\u00e4ftigen Sie sich mit dem wirklich Wichtigen, sind produktiv und Ihre Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches.<\/p>\n\n\n\n

Um Ihren Engpass zu beseitigen und den Abfluss auf Ihrem Schreibtisch zu verst\u00e4rken, m\u00fcssen Sie sich ein Bild, eine Bestandsaufnahme der t\u00e4glich einflutenden Informationsmassen machen. R\u00e4umen Sie Ihren Schreibtisch leer und bestimmen Sie, welche Vorg\u00e4nge \u00fcberhaupt auf Ihren Schreibtisch geh\u00f6ren. Auf Ihrem Tisch sollten sich nur diejenigen Dinge befinden, die Sie st\u00e4ndig in Gebrauch haben, damit Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe, die Sie gerade ausf\u00fchren, konzentrieren k\u00f6nnen. Alles andere wandert aus Ihrem unmittelbaren Blickfeld. Auf dem Platz direkt vor Ihnen liegt nur der Vorgang, an dem Sie gerade arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

Sie sollten es sich zur Regel machen, jedes St\u00fcck Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden, was damit zu tun ist: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben.<\/p>\n\n\n\n

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Lassen Sie es nicht zu, dass Arbeitsauftr\u00e4ge einfach auf Ihrem Schreibtisch landen und dann auch noch ohne weitere Angaben, was genau zu tun ist. Solche Unterlagen geh\u00f6ren in Ihren eigens daf\u00fcr bestimmten Eingangskorb. Dieser enth\u00e4lt alles, was neu zu Ihnen kommt und was Sie noch nicht gesichtet haben, also auch Ihre Eingangspost. Kommunizieren Sie deutlich, dass jeder dort seine Informationen f\u00fcr Sie hinterlegt und dass Ihr Schreibtisch daf\u00fcr absolut tabu ist. Sorgen Sie daf\u00fcr, dass der Eingangskorb nach oben offen und einfach zu best\u00fccken ist. Dazu gibt es noch einen Ausgangskorb, in den Sie alles legen, was Ihr B\u00fcro verlassen soll, wie Postausgang und Dokumente, die Sie intern verteilen wollen, Ihre Ablage und Informationen an Mitarbeiter und Kollegen.<\/p>\n\n\n\n

Besonders wichtig auf Ihrem Schreibtisch ist au\u00dferdem Ihre Liste f\u00fcr die Einhaltung von Terminen und die LOP-Liste, die \u203aListe mit den noch offenen Punkten\u2039. Als professioneller Leader brauchen Sie ein wasserdichtes Wiedervorlagesystem. Dieses Werkzeug verschafft Ihnen Respekt und Glaubw\u00fcrdigkeit, denn dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und professionell nachfassen. Verwenden Sie daf\u00fcr zwei Wiedervorlagemappen. Die eine umfasst eine Einteilung von 1 bis 31 f\u00fcr die Tage des laufenden Monats und die andere eine Einteilung von 1 bis 12 f\u00fcr die Monate eines Jahres. Tragen Sie in der Wiedervorlage ein, wann ein Vorgang einer R\u00fccksprache bedarf beziehungsweise eine Information zum Sachstand oder f\u00fcr einen Fertigstellungs- oder Zwischentermin n\u00f6tig ist. Am Monatsende nehmen Sie sich die folgende Monatsmappe vor und verteilen den Inhalt auf die entsprechenden Tagesmappen. Dabei hilft es Ihnen, wenn Sie auf den Dokumenten schon vorher in der rechten oberen Ecke das exakte Wiedervorlagedatum notieren. Verwenden Sie f\u00fcr die Wiedervorlage Kopien; die Originale legen Sie an ihren eigentlichen Ablageplatz. Die Wiedervorlagemappe hilft Ihnen auch, die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter und Kollegen im Blick zu haben.<\/p>\n\n\n\n

Ein Leertischler hat einen m\u00f6glichst leeren und aufger\u00e4umten Schreibtisch. In Griffweite sollten Sie das haben, was Sie t\u00e4glich brauchen, ohne Schubladen oder Schr\u00e4nke \u00f6ffnen zu m\u00fcssen. In Armweite geh\u00f6rt dann alles, was Sie w\u00f6chentlich mehrmals einsetzen. Armweite kann auch bedeuten, dass Sie etwas in einer Schublade oder in einem Rollcontainer aufbewahren oder in dem Schrank hinter Ihnen. Sie sollten f\u00fcr den Zugriff jedoch nicht aufstehen m\u00fcssen. Wenn Sie etwas seltener als w\u00f6chentlich ben\u00f6tigen, entfernen Sie es konsequent aus der Armweite, damit Ihr Schreibtisch frei und nicht \u00fcberladen ist. Brauchen Sie etwas nur ein- oder zweimal im Monat, k\u00f6nnen Sie auch aufstehen, um darauf zuzugreifen. Wenn Sie Dinge seltener als monatlich brauchen, geh\u00f6ren sie nicht in Ihr B\u00fcro. Bewahren Sie sie in einem anderen Raum auf.<\/p>\n\n\n\n

Telefonate effektiv f\u00fchren<\/h2>\n\n\n\n

\u00bbDas Telefon kann einen Geistesblitz t\u00f6ten oder auch eine wichtige Entscheidung, die in diesem Moment heranreift.\u00ab<\/em><\/p>\n\n\n\n

Cyril Northcote Parkinson (1909\u2009\u2013\u20091993)<\/p>\n\n\n\n

Das Telefon beziehungsweise Mobiltelefon ist vermutlich Ihr nach wie vor wichtigstes Kommunikationsmittel, neben der E-Mail und dem Verfassen von Aktennotizen beziehungsweise von Briefen. Deshalb sollten Sie ebenso diszipliniert mit dem Telefon umgehen wie mit allen anderen Werkzeugen Ihres Selbstmanagements. Bevor Sie anrufen, sollten Sie sich immer fragen, ob es dazu nicht eine Alternative wie das Verfassen einer E-Mail gibt. Manche Angelegenheiten k\u00f6nnen Sie nicht am Telefon besprechen, dazu ben\u00f6tigen Sie ein direktes Gespr\u00e4ch.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcberlegen Sie sich den optimalen Zeitpunkt f\u00fcr ein Telefonat. Bereiten Sie Ihre Anrufe immer vor und \u00fcberlegen Sie, welches Ziel Ihr Telefonat verfolgt. In einigen F\u00e4llen ben\u00f6tigen Sie Unterlagen f\u00fcr Ihr Gespr\u00e4ch, und diese sollten Sie ebenso zur Hand haben wie Stift und Papier. Ratsam ist es, in Gespr\u00e4chen mit Ihren Mitarbeitern die wesentlichen Punkte in Form eines Ergebnisses beziehungsweise der getroffenen Vereinbarung per E-Mail beziehungsweise als Aktennotiz noch einmal zusammenzufassen und zu versenden.<\/p>\n\n\n\n

\"\"\/<\/a><\/figure>\n\n\n\n

F\u00fcr Gespr\u00e4che am Telefon gilt: In der K\u00fcrze liegt die W\u00fcrze. Deshalb konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aspekte und beenden Sie das Gespr\u00e4ch freundlich. Idealerweise fassen Sie alle erforderlichen Telefongespr\u00e4che in Zeitbl\u00f6cken zusammen und vereinbaren Telefontermine. Dies ist auch mit mehreren Personen in Form einer Telefonkonferenz m\u00f6glich. Schaffen Sie sich durch das Umstellen Ihres Telefons auf Ihre Mailbox, Ihre Assistenz oder einen Ihrer Mitarbeiter zeitliche Freir\u00e4ume. Sie m\u00fcssen nicht immer telefonisch erreichbar sein. Sagen Sie, dass Sie nicht gest\u00f6rt werden m\u00f6chten, oder begeben Sie sich dann in einen Besprechungsraum. Informieren Sie jedoch immer eine Kontaktperson, die Sie bei wirklich wichtigen Anrufen beziehungsweise Anrufern relativ schnell erreichen kann.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Hettl, Dipl.-Ökonom, Dipl.-Betriebswirt (FH), war nach  Studium und Doktorandenzeit in verschiedenen  Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung,  in der Geschäftsführung eines mittelständischen  Unternehmens und als Consultant bei  den Vereinten Nationen in New York tätig. Seit 1995  ist er Geschäftsführer des Management-Institutes  Hettl Consult in Rohr bei Nürnberg. Als Executive  Coach, Trainer und Managementberater begleitet er  mit seinem Team Vorstände, Geschäftsführer und  Führungskräfte mit den Schwerpunkten Leadership  Skills und Managementkompetenzen. Er verfügt über  Erfahrungen als Aufsichtsratsmitglied und vertrat  mehrere Jahre eine Professur für Management und  Marketing. Matthias Hettl ist Buch- und Hörbuchautor  und Verfasser zahlreicher Fachartikel und als  »excellent speaker« im deutschen Sprachraum und  in Europa tätig.\",\"sameAs\":[\"http:\\\/\\\/www.hettl-consult.de\"],\"url\":\"https:\\\/\\\/www.businessvillage.de\\\/blog\\\/author\\\/mhettl\\\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Atemlos durch den Tag - BusinessVillage - Verlag f\u00fcr die Wirtschaft","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.businessvillage.de\/blog\/atemlos-durch-den-tag\/","og_locale":"de_DE","og_type":"article","og_title":"Atemlos durch den Tag - BusinessVillage - Verlag f\u00fcr die Wirtschaft","og_description":"So l\u00e4sst sich der Arbeitsalltag vieler F\u00fchrungskr\u00e4fte beschreiben. Ein voller Schreibtisch, Termindruck, Telefonate. 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Hettl, Dipl.-Ökonom, Dipl.-Betriebswirt (FH), war nach  Studium und Doktorandenzeit in verschiedenen  Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung,  in der Geschäftsführung eines mittelständischen  Unternehmens und als Consultant bei  den Vereinten Nationen in New York tätig. Seit 1995  ist er Geschäftsführer des Management-Institutes  Hettl Consult in Rohr bei Nürnberg. Als Executive  Coach, Trainer und Managementberater begleitet er  mit seinem Team Vorstände, Geschäftsführer und  Führungskräfte mit den Schwerpunkten Leadership  Skills und Managementkompetenzen. Er verfügt über  Erfahrungen als Aufsichtsratsmitglied und vertrat  mehrere Jahre eine Professur für Management und  Marketing. 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