{"id":1356,"date":"2014-02-27T11:25:00","date_gmt":"2014-02-27T11:25:00","guid":{"rendered":"https:\/\/test.businessvillage.de\/blog\/2014\/02\/27\/die-not-to-do-liste\/"},"modified":"2023-02-21T16:19:53","modified_gmt":"2023-02-21T15:19:53","slug":"die-not-to-do-liste","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.businessvillage.de\/blog\/die-not-to-do-liste\/","title":{"rendered":"Die Not-to-do-Liste"},"content":{"rendered":"\n

\u00bbErfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen\u00ab, lautet ein Zitat des Schriftstellers Georges Simenon. Tja. Meine Ableitung lautet hingegen: \u00bbErfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun.\u00ab Produktive Unternehmer entscheiden sich ganz bewusst gegen eine Vielzahl von Aufgaben, die sie ihren wesentlichen Zielen nicht n\u00e4her bringen!<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bbLiegt es in unserer Macht, etwas zu tun, liegt es auch in unserer Macht, etwas zu unterlassen.\u00ab<\/em><\/p>\n\n\n\n

Aristoteles (griechischer Philosoph, 384 v. Chr. bis 322 v. Chr.)<\/p>\n\n\n\n

\u00bbErfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen\u00ab, lautet ein Zitat des Schriftstellers Georges Simenon. Tja. Meine Ableitung lautet hingegen: \u00bbErfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun.\u00ab Produktive Unternehmer entscheiden sich ganz bewusst gegen eine Vielzahl von Aufgaben, die sie ihren wesentlichen Zielen nicht n\u00e4her bringen!<\/p>\n\n\n\n

Unser Leben erschl\u00e4gt uns mit einer Vielzahl von Aufgaben: Zeitung lesen, E-Mails beantworten, Videos auf YouTube ansehen, aufr\u00e4umen, einkaufen, Auto waschen, Steuererkl\u00e4rung vorbereiten \u2026 Oft verlieren wir schon am Morgen den \u00dcberblick \u00fcber unsere Tagesaufgaben. Deshalb f\u00fchren wir mit Vorliebe To-do-Listen. Darauf notieren wir akribisch alle unsere Aufgaben, in der naiven Hoffnung sie eines Tages komplett abarbeiten zu k\u00f6nnen. Wahrscheinlich, weil es das Gewissen so sch\u00f6n beruhigt, das Unerledigte wenigstens schriftlich festgehalten zu haben.<\/p>\n\n\n\n

Aber sehr bald m\u00fcssen wir feststellen, dass unsere To-do-Liste schneller l\u00e4nger und l\u00e4nger wird, als wir die einzelnen Punkte abhacken k\u00f6nnen. Irgendwann erkennen wir, dass uns nur 24 Stunden pro Tag zur Verf\u00fcgung stehen und wir nicht alle Aufgaben erledigen k\u00f6nnen. Also konzentrieren wir uns nur auf die vermeintlich wichtigsten. Tats\u00e4chlich wird unsere To-do-Liste vor\u00fcbergehend etwas k\u00fcrzer, bis sie nach einigen Wochen wieder die urspr\u00fcngliche L\u00e4nge erreicht hat. Denn wir haben immer mehr Aufgaben als \u00bbwichtig\u00ab eingestuft \u2013 aber nach wie vor nur 24 Stunden, um sie zu bearbeiten. Sobald Sie die Frage stellen: \u00bbWie kann ich das alles schaffen?\u00ab, sind Sie verloren. Sie bekommen ein schlechtes Gewissen und schlimmstenfalls Herzprobleme. Stellen Sie sich den Tatsachen. Der Druck ist immens und die Arbeitsmenge ist nicht zu bew\u00e4ltigen \u2013 auch nicht mit gr\u00f6\u00dfter Anstrengung.<\/p>\n\n\n\n

Ziehen Sie die notwendigen Konsequenzen: Streichen Sie Aktivit\u00e4ten. Sie lesen richtig: Entscheiden Sie sich dazu, Dinge nicht zu erledigen \u2013 jetzt nicht und sp\u00e4ter auch nicht.<\/p>\n\n\n\n

Der Grund ist einfach: Alles was Sie nicht tun, bestimmt dar\u00fcber, was Sie stattdessen tun k\u00f6nnen. Denn jede Entscheidung f\u00fcr etwas, ist eine Entscheidung gegen etwas anderes. Deshalb sind Not-to-do-Listen f\u00fcr die Verbesserung Ihrer Arbeitsleistung h\u00e4ufig effektiver als To-do-Listen\u2009 (Timothy Ferriss: The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now. 16.08.07).<\/p>\n\n\n\n

Es ist gro\u00dfartig, sich darauf zu konzentrieren, Aufgaben zu erledigen, aber dies ist nur m\u00f6glich, wenn Sie alle unn\u00f6tigen Ablenkungen ausschalten. Wir haben die Wahl: Entweder wir lassen uns ablenken oder wir erreichen unsere Ziele. Wenn Sie Probleme haben, sich zu fokussieren, sollten Sie sich im Zweifel besser daf\u00fcr entscheiden, etwas nicht zu tun. Unsere Zeit ist einfach zu knapp bemessen, als dass wir allem unsere komplette Aufmerksamkeit schenken k\u00f6nnten.<\/p>\n\n\n\n

Der \u00bbSinn\u00ab einer Ablenkung ist es, unsere Aufmerksamkeit auf etwas anderes zu lenken. Dabei sind alle Ablenkungen grunds\u00e4tzlich gleich: Sie verhindern, dass ein bestimmtes Ergebnis zustande kommt. Schlimmer noch: Die Wirtschaftswoche zitiert in ihrem Aufmacher Rettung vor dem Info-Stress in Heft 13\/2008 eine Serie von Studien die Gloria Mark und Victor Gonzalez an der Universit\u00e4t von Kalifornien durchgef\u00fchrt haben. Danach k\u00f6nnen wir uns im Durchschnitt noch genau elf Minuten einer Aufgabe widmen, bevor wir abgelenkt werden. Danach dauert es ganze 25 Minuten, bis wir wieder im gleichen Ma\u00dfe konzentriert sind, wie vor dieser Ablenkung. Das nennt man den sogenannten S\u00e4geblatteffekt. Durch diesen gehen rund zwei Drittel unserer Arbeitszeit verloren\u2009 (Claudia Wallis; Sonja Steptoe: Staying Sharp: Help! I\u00b4ve lost my focus. Time Magazine 10.01.06).<\/p>\n\n\n\n

Zu allem \u00dcberfluss sind die meisten Ablenkungen, die unsere Produktivit\u00e4t und Effizienz ausbremsen, auch noch selbst verschuldet. Denn h\u00e4ufig sind es nicht die Aufgaben selbst, sondern schlechte Angewohnheiten, die uns von unseren Zielen ablenken. Hier gilt es, entsprechende Filter einzurichten.<\/p>\n\n\n\n

Wie wirksam Filter sein k\u00f6nnen, zeigen unsere Computer: Virenscanner sch\u00fctzen uns vor unerw\u00fcnschten \u00bbBesuchern\u00ab, Spamfilter werfen Mails aus unserem Postfach, Firewalls kontrollieren den Zugang zu unserem Rechner.<\/p>\n\n\n\n

Lassen Sie sich durch Ablenkungen nicht dazu verleiten, ihre Ziele zu verpassen<\/h2>\n\n\n\n

Erfolgreiche Unternehmer entscheiden sich h\u00e4ufig ganz bewusst gegen eine ganze Reihe von Dingen. Sie analysieren, wo ihre St\u00e4rken liegen und was sie lieber bleiben lassen sollten. Das ist allerdings nur m\u00f6glich, weil sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Ziele sie erreichen wollen. Und alles, was sie daran hindern k\u00f6nnte, diese Ziele zu erreichen, wird bewusst gestrichen und vermieden.<\/p>\n\n\n\n

Entscheiden auch Sie sich daf\u00fcr, gewisse Aufgaben oder Gewohnheiten nicht mehr zu tun. Genau darum geht es bei der Not-to-do-Liste. Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um zu \u00fcberlegen, wie Sie einen normalen acht-, zehn- oder zw\u00f6lfst\u00fcndigen Arbeitstag verbringen. Womit verschwenden Sie am meisten Zeit? \u00dcberlegen Sie auch, wie viel Zeit damit jeden Tag verloren geht.<\/p>\n\n\n\n

Bei den Punkten dieser Liste sollte es sich um Dinge handeln, die Sie bewusst nicht mehr tun wollen, weil sie Ihnen keinen Nutzen bringen, weil sie Ihnen Energie rauben und Sie damit Ihre Zeit verschwenden.<\/p>\n\n\n\n

Hier ein Beispiel f\u00fcr eine \u00bbklassische\u00ab Not-to-do-Liste. Darauf befinden sich einige unproduktive Gewohnheiten, die Sie als Unternehmer unbedingt abstellen sollten. Also alles, wovon wir zu oft zu viel tun.<\/p>\n\n\n\n

Beantworten Sie eingehende Anrufe nie direkt<\/h2>\n\n\n\n

Jeder eingehende Anruf f\u00fchrt zu einer unerw\u00fcnschten Unterbrechung der T\u00e4tigkeit, an der Sie gerade arbeiten. Lassen Sie Ihren Anrufbeantworter aktiv werden oder leiten Sie eingehende Anrufe an einen Mitarbeiter um. Wenn Ihnen hierf\u00fcr keiner zur Verf\u00fcgung steht, engagieren Sie einen B\u00fcroservice, um zumindest Ihre eingehenden Anrufe entgegenzunehmen. Das gilt in erh\u00f6htem Masse f\u00fcr anonyme Anrufe, also Anrufe, bei denen keine Rufnummer angezeigt wird.<\/p>\n\n\n\n

Machen Sie sich deshalb ab sofort folgende Grunds\u00e4tze zur eisernen Regel: Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden nicht angezeigt wird. Mittlerweile sollte es jedem, der ernsthaft erwartet, dass Sie ein Gespr\u00e4ch mit ihm f\u00fchren, m\u00f6glich sein, seine Rufnummer zu \u00fcbertragen.<\/p>\n\n\n\n

Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden angezeigt wird und Sie ganz genau wissen, dass es Zeitverschwendung ist, mit ihm zu telefonieren. Nie verpasste Anrufe zur\u00fcckverfolgen, wenn auf dem Anrufbeantworter kein wichtiger Grund daf\u00fcr hinterlassen wurde. \u00bbRuf mich zur\u00fcck!\u00ab ist \u00fcbrigens kein wichtiger Grund.<\/p>\n\n\n\n

Lassen Sie nicht zu, dass andere Sie ablenken<\/h2>\n\n\n\n

Vergessen Sie die beliebte Floskel: \u00bbWie geht\u2018s?\u00ab, wenn jemand Sie anruft. Verwenden Sie stattdessen eine Begr\u00fc\u00dfung wie: \u00bbIch bin gerade dabei, eine wichtige Aufgabe fertigzustellen, aber was kann ich f\u00fcr dich tun?\u00ab Damit fordern Sie andere auf, ohne Umschweife zum Punkt zu kommen. Auf die Frage: \u00bbHast du kurz Zeit?\u00ab, antworten Sie prinzipiell mit: \u00bbWie lange genau?\u00ab Und wenn Ihr Gespr\u00e4chspartner den Zeitrahmen genannt hat, erwidern Sie: \u00bbGerne. Passt es dir um 17.12 Uhr?\u00ab Alles, was Ihnen hierbei helfen kann, finden Sie im folgenden Kapitel.<\/p>\n\n\n\n

Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes<\/h2>\n\n\n\n

Wie wir im vergangenen Kapitel festgestellt haben, stellt die Angewohnheit, morgens den Arbeitstag damit zu beginnen, kurz die E-Mails zu checken, einen denkbar ungeeigneten Start dar. Es kann Ihre wichtigsten Priorit\u00e4ten und eigentlichen Pl\u00e4ne f\u00fcr den gesamten Tag durcheinanderbringen. Ihre Mails k\u00f6nnen in aller Regel bis 10 Uhr warten, nachdem Sie zumindest einen wichtigen Punkt Ihrer To-do-Liste erledigt, am besten nat\u00fcrlich Ihre wichtigste Aufgabe abgeschlossen haben. Abends dagegen sorgen Mails f\u00fcr Schlaflosigkeit oder \u00dcberstunden, weil Sie kurz vor dem Feierabend \u00bbnoch schnell\u00ab beantwortet werden. Das ist alles andere als ein gelungener Tagesabschluss.<\/p>\n\n\n\n

Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht wesentlich zu Ihrem Ergebnis beitragen<\/h2>\n\n\n\n

Es gibt keinen sicheren Weg zum Erfolg, aber der sicherste Weg zum Misserfolg ist der, zu versuchen, es jedem recht zu machen.<\/p>\n\n\n\n

Bei einigen Kunden ist der Gewinn eher bescheiden. Meistens sind dies jedoch genau die Kunden, die \u00fcberzogen hohe Erwartungen oder ein gesteigertes Kommunikationsbed\u00fcrfnis haben.<\/p>\n\n\n\n

Ich habe im Laufe der Jahre bei der Auswahl geeigneter Teilnehmer an meinen Coaching-Ausbildungen die Erfahrung gemacht, dass zwei Telefonate mit insgesamt maximal 75 Minuten ausreichen, um uns ein detailliertes Bild des Bewerbers machen zu k\u00f6nnen und diesem einen Eindruck der Leistungen unseres Lizenzsystems zu vermitteln. Ein dritter Anruf und weitere Minuten am Telefon rechnen sich nur noch bei einem so verschwindend geringen Prozentsatz, dass dieser getrost vernachl\u00e4ssigt werden kann. Hieraus habe ich eine Vorgabe f\u00fcr meine Mitarbeiter erstellt, die uns hilft, maximal produktiv zu arbeiten. Die restlichen Interessenten empfehlen wir gerne an andere Ausbilder weiter, mit denen sie wahrscheinlich bis heute telefonieren \u2026<\/p>\n\n\n\n

Machen Sie es ebenso: Analysieren Sie Ihren Kundenbestand nach den Gesichtspunkten des Pareto-Prinzips, wie in Kapitel Laserscharfe Effektivit\u00e4t beschrieben. Welche 20 Prozent meiner Kunden produzieren \u00fcber 80 Prozent meines Gewinns und welche 20 Prozent verbrauchen \u00fcber 80 Prozent meiner Zeit?<\/p>\n\n\n\n

Der Autor Timothy Ferriss r\u00e4t in seinem Buch Die Vier-Stunden-Woche dazu, die am wenigsten Gewinntr\u00e4chtigen auf eine Art Autopilot zu setzen, indem Sie eine \u00c4nderung in der Firmenpolitik kommunizieren. Verschicken Sie eine Mail mit einer Aufz\u00e4hlung der neuen Regeln: etwa mit der Anzahl der maximal zul\u00e4ssigen Telefonanrufe, der erforderlichen Wartezeit, der Reaktionszeit auf eintreffende E-Mails, der Dauer bis zur Lieferung, einen Mindestbestellwert etc. Bieten Sie den Kunden an, sie an einen anderen Anbieter zu verweisen, falls sie sich mit der neuen Firmenpolitik nicht anfreunden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Die so gewonnene Arbeitszeit k\u00f6nnen Sie dann f\u00fcr die Generierung neuer Kundenverbindungen nutzen, die zu besseren Ergebnissen beitragen.<\/p>\n\n\n\n

H\u00f6ren Sie auf, am Wochenende zu arbeiten<\/h2>\n\n\n\n

Nehmen Sie freitags keine Arbeit mehr mit nach Hause. Entweder Sie r\u00fchren sie sowieso nicht an, weil Sie am Wochenende ganz anderen Bed\u00fcrfnissen nachgehen, oder Sie verzichten auf die Freizeit, die Sie ben\u00f6tigen, um Ihren Akku wieder aufzuladen. So oder so. Am Ende des Wochenendes haben Sie wahrscheinlich immer ein schlechtes Gewissen. Das k\u00f6nnen Sie vermeiden, indem Sie die Arbeit da lassen, wo sie hingeh\u00f6rt: im B\u00fcro.<\/p>\n\n\n\n

Die gute Nachricht: Wenn Sie die in diesem Buch beschriebenen Strategien anwenden, haben Sie sich das freie Wochenende verdient.<\/p>\n\n\n\n

Wenn Sie allerdings zu den Workaholics z\u00e4hlen, starten Sie vorsichtig mit nur einem freien Sonntag pro Monat. Dann dehnen Sie diese Zeit langsam aus.<\/p>\n\n\n\n

Ja, auch Ihr Handy und Notebook enthalten Arbeit und bleiben am Wochenende ebenfalls tabu. Facebook am Sonntagabend? Wie bedauernswert. Lassen Sie das.<\/p>\n\n\n\n

Tragen Sie nicht rund um die Uhr Ihr Telefon mit sich herum<\/h2>\n\n\n\n

Nehmen Sie sich pro Woche mindestens einen freien Tag von Ihren digitalen Sklaventreibern. Stellen Sie sie ab oder besser noch: Lassen Sie sie einfach im Auto zur\u00fcck. Ich mache dies oft das gesamte Wochenende und empfehle Ihnen au\u00dferdem, das Telefon zu Hause zu lassen, wenn Sie zum Essen gehen. Was passiert, wenn Sie einen R\u00fcckruf eine Stunde sp\u00e4ter oder erst am n\u00e4chsten Morgen machen?<\/p>\n\n\n\n

Fr\u00fcher empfand man es als st\u00f6rend und unangebracht, wenn Leute in der \u00d6ffentlichkeit, beispielsweise im Zug oder der Wartehalle des Flughafens, laut miteinander telefonierten. Dieses Problem ist Vergangenheit. Heute ist jeder intensiv mit seinem Smartphone besch\u00e4ftigt. Dabei geht es vielen Menschen inzwischen gar nicht mehr um den Wunsch, erreichbar zu sein, sondern schlichtweg nur noch um die schlechte Angewohnheit, st\u00e4ndig mit dem Smartphone zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob es etwas Neues gibt. Dank \u00bbWhats-App\u00ab sitzen Menschen gemeinsam am Tisch beim Essen \u2013 und jeder tippt auf seinem Smartphone herum. Eine Unsitte.<\/p>\n\n\n\n

Oft erwarten Menschen, die sieben Tage pro Woche und 24 Stunden t\u00e4glich f\u00fcr jedermann erreichbar sind, dies auch von ihren Mitmenschen. Aber wenn Sie nicht die Bundeskanzlerin (oder der Bundeskanzler) sind, sollte Sie niemand abends um 21 Uhr noch brauchen. Was wird Schlimmes passieren, wenn Sie hin und wieder nicht erreichbar sind? Die Antwort: nichts.<\/p>\n\n\n\n

Arbeiten Sie nicht einfach drauflos, um Ihre \u00dcberlastung in den Griff zu bekommen<\/h2>\n\n\n\n

Wenn Sie keine Priorit\u00e4ten setzen, ist irgendwie alles dringend oder wichtig. Erliegen Sie nicht der Versuchung, durch Aktionismus vor Ihren Mitmenschen oder sich selbst als flei\u00dfig beziehungsweise aktiv dastehen zu wollen.<\/p>\n\n\n\n

Die Antwort auf \u00dcberarbeitung ist es nicht, mit noch mehr B\u00e4llen zu jonglieren \u2013 sprich: mehr zu tun. Die Antwort lautet: Legen Sie die wenigen Dinge fest, die Ihr Gesch\u00e4ft oder Ihr Leben wirklich grundlegend ver\u00e4ndern k\u00f6nnen. Und erledigen Sie diese Aufgaben vor allen anderen. Mit dem Grundsatz: \u00bbErst denken, dann arbeiten\u00ab kommen Sie letzten Endes immer schneller ans Ziel als umgekehrt.<\/p>\n\n\n\n

Nat\u00fcrlich muss man dann manchmal ein paar Nachteile in Kauf nehmen (sp\u00e4ter zur\u00fcckzurufen und sich entschuldigen, einen kleinen Versp\u00e4tungszuschlag bezahlen, einen unwichtigen Kunden verlieren etc.), aber das l\u00e4sst sich verschmerzen. Denken Sie immer zuerst an Ihre wirklich gro\u00dfen und wichtigen Aufgaben.<\/p>\n\n\n\n

Verzichten Sie auf Informationen, die nicht unmittelbar zu Ihren Zielen beitragen<\/h2>\n\n\n\n

Wir nehmen viel zu viele Informationen durch Lesen auf: Ob es nun die Zeitung, Nachrichtenportale, Blogs oder soziale Netzwerke sind. Sehen Sie nicht regelm\u00e4\u00dfig nach, ob in der Welt etwas Spannendes passiert ist oder ob es etwas Neues gibt. Im Normalfall ist es doch ohnehin so: Wenn etwas wirklich Wichtiges passiert, erfahren wir es umgehend. Wir m\u00fcssen uns also gar nicht aktiv um diese Informationen bem\u00fchen. Reduzieren Sie auch die Lesezeit f\u00fcr beruflich relevante Blogs auf das absolute Minimum, so wie Sie es im Kapitel Produktivit\u00e4tsfalle Internet gelernt haben.<\/p>\n\n\n\n

Vertr\u00f6deln Sie keine Zeit in sozialen Netzwerken und Web 2.0<\/h2>\n\n\n\n

Legen Sie Facebook & Co. an die Leine. Wenn Sie permanent Nachrichten verschicken, Fotos und Filme anschauen oder Kommentare zu irgendwelchen Statusmeldungen abliefern, fehlt Ihnen diese Zeit zwangsl\u00e4ufig f\u00fcr Ihre wesentlichen Aufgaben. Statt, wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben, der Illusion zu unterliegen, dies bringe Ihr Gesch\u00e4ft wirklich weiter, sollten Sie es als Freizeitaktivit\u00e4t begreifen. Und hierf\u00fcr auch Ihre kostbare Zeit nur sehr dezidiert einsetzen.<\/p>\n\n\n\n

Verzichten Sie auch auf Chats als Ablenkung. Deinstallieren Sie Messenger-Programme wie Skype, MSN, ICQ und Co. von Ihrem Rechner.<\/p>\n\n\n\n

Beantworten Sie auch eingehende Fragen auf XING nur w\u00e4hrend einer festen und sehr begrenzten Zeitspanne. Zum Beispiel einmal am Tag f\u00fcnfzehn Minuten vor der Mittagspause. In dieser Zeit bearbeiten Sie alle Anliegen auf einmal.<\/p>\n\n\n\n

So setzen Sie die Not-to-do-Liste im Alltag um<\/h2>\n\n\n\n

Die oben genannten Ma\u00dfnahmen bescheren auch Ihnen eine enorme Zeitersparnis. Setzen Sie Ihre so gewonnene Energie daf\u00fcr ein, Ihre wesentlichen Ziele zu erreichen. Konzentrieren Sie sich bei der Not-to-do-Liste aber immer nur auf einen Punkt nach dem anderen, so wie Sie es auch mit Ihren To-do-Aufgaben machen.<\/p>\n\n\n\n

Das Prinzip der Not-to-do-Liste h\u00f6rt sich in der Theorie simpel an. Das Schwierige ist wie immer ihre Umsetzung im Alltag.<\/p>\n\n\n\n

Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe zwei zentrale Fragen<\/strong><\/p>\n\n\n\n