Software für Planung und Controlling

Ein hohes Innovationstempo, ein turbulentes Marktumfeld sowie kürzereProduktlebenszyklen zwingen Führungskräfte vermehrt, ihre Planungkontinuierlich an veränderte Umweltbedingungen anzupassen. Die Unternehmensplanung eignet sich hierbei vor allem dazu, Abstimmungsschwierigkeitenzwischen betrieblichen Teilbereichen schon im Vorfeld zu begegnen.Vor dem Hintergrund eines verstärkten Konzentrationsprozesses inder Wirtschaft, aus dem ein erhöhter Aufwand für die Koordination resultiert,nimmt die Bedeutung der Unternehmensplanung als ein dynamischesFührungsinstrument ständig zu. Dadurch wird eine Grundlage geschaffenfür die Zielformulierung, das Risikomanagement und die Früherkennungvon Gefahren und Chancen. Auch aktuelle Themen wie Basel IIoder das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz (KonTraG) tragen dazubei, dass sich Unternehmen intensiv mit dem Bereich der Planung beschäftigen.

Softwaregestützte Planung

Unternehmen sind eng mit dem Umfeld verbunden, in dem sie agieren.Technologische, soziale, politische und wirtschaftliche Veränderungenwirken auf sie ein und zwingen sie dazu, sich an neue Situationen anzupassen.Planungswerkzeuge müssen deshalb eine geeignete Flexibilitätund Entwicklungsumgebung aufweisen, damit sie auch in einer verändertenUnternehmenssituation zur Planungsunterstützung genutzt werdenkönnen. Die Planung kann sich auf die unterschiedlichsten Unternehmensbereichebeziehen, wie Vertriebsplanung, Personalplanung oderFinanzplanung.

Der wesentliche Kern eines ControllingSystems setzt sich dabei zusammenaus einer Bilanz-, Erfolgs- und Finanzierungsrechnung. In einemidealtypischen Szenario sind diese drei Systeme integriert, um die beidenvorrangigen Unternehmensziele Erfolg (Rentabilität) und Zahlungsfähigkeit(Liquidität) zu sichern. Die Unternehmenspraxis ist allerdings nochsehr wenig durch ein integriertes und abgestimmtes Vorgehen geprägt.Vor allem während der Plandatenerfassung und Konsolidierung entstehtein hoher manueller Aufwand.

In beinahe allen Unternehmen wird zwar eine Softwareunterstützung eingesetzt,aber nur selten sind diese Lösungen auf die Anforderungen ausgerichtet,die sich im Rahmen der Planung und Budgetierung ergeben.Bei der Erstellung der operativen Pläne wird Software mittlerweile zu 88Prozent eingesetzt und bei der Festlegung des Jahresbudgets zu 85 Prozent(siehe Abbildung 1). Allerdings handelt es sich bei der genutzten2 Software zumeist um Eigenentwicklungen unter Microsoft Excel, die geradebei steigender Datenmenge und zunehmender Anzahl der AnwenderProbleme bereiten. Trotz verfügbarer Produkte am Markt erfolgt die operativePlanung und die Jahrsbudget-Erstellung somit nur bei sehr wenigenUnternehmen mit Hilfe angemessener Software. Auch die in den Systemenfür Enterprise Resource Planning (ERP) enthaltenen Planungsmoduleeignen sich nur begrenzt für diesem Zweck.

Im Vergleich zur operativen Planung wird die strategische Planung erstbei einem verhältnismäßig geringem Prozentsatz der Unternehmen mitHilfe einer Softwareunterstützung durchgeführt. Doch für die Zukunft istauch in diesem Bereich eine vermehrte Nutzung von entsprechenderSoftware zu erwarten [KPMG01].

Die Werkzeuge nutzen unterschiedliche technologischen Ansätze. Nichtalle Planungswerkzeuge müssen zwangsläufig auf dem OnLine AnalyticalProcessing (OLAP) basieren. Es gibt auch Lösungen, die unabhängig vondieser Technologie aufgebaut sind. Für Planungsanwendungen, die integrierteund koordinierte Planungssysteme erfordern, bildet die OLAP-Technologiejedoch eine gute Grundlage. Werkzeuge für die Produktionsplanungwerden in den weiteren Betrachtungen nicht berücksichtigt, weilsie sich stark auf die Fertigung konzentrieren und die Erfolgs- undFinanzsicht eher vernachlässigen. Die Sicherung finanzieller Größen wieLiquidität und Rentabilität stellt aber ein wesentliches Ziel der Unternehmensplanungdar.

Der Ablauf der Planung und Budgetierung folgt in den verschiedenen Unternehmenverschiedenen Vorgehensweisen, so dass einige allgemeingültigeKriterien herausgearbeitet werden müssen, die sich dann auf dasjeweilige Unternehmen übertragen lassen. Erschwerend kommt noch hinzu,dass die Softwareprodukte im Funktionsumfang erhebliche Unterschiedeaufweisen. Deshalb ist das Ziel des Vergleichs und der Evaluierung,darzustellen für welche Situationen sich der Einsatz bestimmter

Funktionen eignet. Zur besseren Koordinierung des Planungsprozesseshat besonders die Client/Server-Technologie beigetragen. Für eine guteEntscheidungsvorbereitung ist es erforderlich, die verschiedenen Planungstätigkeiten

aufeinander abzustimmen. Die Anzahl der am Planungsprozessbeteiligten Personen kann dabei durchaus ein Hindernis darstellen.Gerade in diesem Bereich hat die Client/Server-Technologie zu Verbesserungengeführt, um die Anwender mit geeigneten Daten zu versorgen.Durch die Trennung zwischen Datenhaltung und der eigentlichenApplikation, über die der Anwender seine Planung ausführt, lässt sich derZugriff auf die Datenbasis besser steuern.

Marktentwicklung

Versuche, das gesamte Unternehmen zentral vom Schreibtisch aus zuplanen und zu kontrollieren, können schon seit den sechziger Jahren beobachtetwerden. Ausgehend von Management Informationssystemen(MIS), entstanden Decision Support Systeme (DSS) und schließlich dieExecutive Information Systeme (EIS). Anfang der neunziger Jahre begannensich Data Warehouses und die Analysemethoden des OnLineAnalytical Processing (OLAP) zu verbreiten. In diesem Zusammenhang istvor allem William H. Inmon zu nennen, der mit seinem 1992 veröffentlichtenFachartikel das Konzept des Data Warehouse vorantrieb.Auch nach vielen Jahren des starken Wachstums auf dem Gesamtmarktfür OLAP- und Business-Intelligence-Werkzeuge werden die jährlichenZuwachsraten im Bereich der Lizenz- und Beratungsleistungen immernoch auf 15 bis 25 Prozent geschätzt. Der Schwerpunkt der bisherigenBemühungen lag stets auf der Analyse und Auswertung von Ist-Daten.Das Zurückschreiben von Planzahlen auf die Datenbasis wurde dagegenvernachlässigt, obwohl sich der umfangreiche Prozess der Planung undBudgetierung kaum noch ohne DV-Unterstützung bewältigen lässt. Inzwischenhaben die Unternehmen für die Verwaltung ihrer Ist-Daten entsprechendeSysteme eingeführt und können sich nun Lösungen zuwenden,die auch eine Abbildung der Soll-Daten erlauben.

Ein konkreter Markt für Planungswerkzeuge hat sich erst in den letztenJahren herausgebildet, weshalb die verfügbaren Lösungen in diesem Bereichnur bedingt überschaubar sind. Es fällt jedoch auf, dass sich die Anzahlder Anbieter gegenüber dem Vorjahr wiederum erhöht hat. Bei derAuswahl eines Planungswerkzeugs bereitet die zunehmende Anbieterzahlallerdings große Schwierigkeiten, weil die Produkte hinsichtlich Architekturund Funktionalitäten unterschiedliche Ansätze verfolgen.

Eine grobe Abgrenzung hilft, die verschiedenen Produkte übersichtlicherdarzustellen. Der Markt lässt sich in drei Segmente unterteilen, die nichttrennscharf aber doch tendenziell Zielgruppe und Funktionsumfang derReihe von Planungswerkzeugen, die auf OLAP-Datenbanken basieren unddie dort angelegte, mehrdimensionale Datenstruktur als Grundlage fürdie Planungsmodelle nutzen.

Bei OLAP-Produkten lag der Schwerpunkt vor allem auf Analysefunktionalitäten,mit denen der Anwender die Datenbasis auswerten konnte, währenddie Möglichkeiten zur Planung anfangs weniger ausgeprägt waren.Inzwischen sehen aber auch OLAP-Anbieter einen wesentlichen Mehrwertder Technologie in der Unterstützung des Planungsprozesses und erweiternihre Produkte um entsprechende Funktionen.

Andererseits werden am Markt Werkzeuge angeboten, die ursprünglichals reine Spezialwerkzeuge für Planungszwecke entwickelt, mit der Zeitaber um OLAP-Funktionalitäten für Analysezwecke ergänzt wurden. DerSchritt von einem Planungswerkzeug zum Management-Reporting ist soklein, dass die Anbieter diese Funktionalität ohnehin anbieten mussten.Aus technologischer Sicht lässt sich momentan am Markt die Tendenz erkennen,dass sich OLAP-Produkte und Spezialwerkzeuge für die Planungfunktional immer weiter annähern, wobei letztlich die Vorteile aus beidenAnsätzen für Planungszwecke genutzt werden.

Markttrends

Die Planungswerkzeuge werden in vorhandene Geschäftsabläufe eingebundenund müssen entsprechend betriebswirtschaftliche Prozesse abbilden.Teilweise sind in den Werkzeugen schon betriebliche Zusammenhängeenthalten, während andere Werkzeuge solche Beziehungen erstüber den Aufbau eines konkreten Modells unterstützen. Gemäß dieser unterschiedlichen

Vorgehensweise lässt sich eine grobe Trennung zwischenStandardwerkzeugen und Planungsplattformen vornehmen, die sich tendenziellam Markt ergibt. Beide Ansätze werden in Kapitel 4.6 noch näherbeschrieben.

Als ein deutlicher Trend ist zu erkennen, dass die Planungswerkzeugevermehrt eine Webbasierte Planung unterstützen, wobei hier geradeplattformorientierte Anbieter ihre Anstrengungen verstärken. Einige Anbieterkonzentrieren sich sogar ausschließlich auf die Entwicklung vonWeb-Lösungen, so dass die Full-Client-Komponenten nur noch eingeschränktgepflegt werden. Als technologische Basis wird hier häufig Javagenutzt. Planungsplattformen bieten zudem verstärkt Funktionen für dieSteuerung von Planungsprozesse an. Die Prozessunterstützung ist vor allemdann von Bedeutung, wenn viele Personen an der Planung beteiligtsind und dezentral auf die Datenbasis zugreifen. Neben der technischenWeiterentwicklung der Produkte hinsichtlich der Unterstützung von Internet-Technologien lässt sich auch eine vermehrte Auswahl an Schnittstellenfeststellen. So bieten einige Hersteller inzwischen Planungswerkzeugean, die einen Datenaustausch über XML (Extensible Markup Language)ermöglichen. Die Anbieter von Standardwerkzeugen werden auch weiterhinals Spezialisten für die Planung auftreten, weil innerhalb einer integriertenUmgebung schon viele Planungsfunktionen zur Verfügung stehen.So kann der Anwender eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Verfahrenwie ABC- oder Break-Even-Analyse nutzen, die in einer Planungsplattformerst projektspezifisch aufgebaut werden müssen. Dagegen wird der Vorteilvon Planungsplattformen auch für die nächste Zukunft in der Unterstützungumfangreicher Planungsprozesse mit vielen Anwendern liegen.Dies ergibt sich vor allem aus dem mehrstufigen Aufbau der Planungsplattformen,der eine höhere Anpassung an individuelle Gegebenheitenermöglicht.

Auf der Anwendungsseite geben die Anforderungen aus KonTraG undBasel II dem Markt Impulse für die Entwicklung weiter gehender Ansätze,die über die Planung hinaus zusätzliche Aspekte der Unternehmensführungenthalten. Basel II wird messbaren Größen, in denen sich diefinanzielle Situation des Unternehmens widerspiegelt wie Cashflow, Rentabilitäts-oder verschuldungsorientierte Kennzahlen, voraussichtlich einehöhere Bedeutung verleihen.

Darüber hinaus müssen neben der finanzwirtschaftlichen Steuerung künftigauch die Risiken betrachtet werden, die auf die finanziellen Größeneinwirken. Hier sind ebenfalls schon Ansätze vorhanden, die durch Zusatzkomponentenoder ein Produktportfolio auch Risiko-Management un-terstützen.Weitere Gründe zur Berücksichtigung solcher Systeme lassensich aus den Bestimmungen im KonTraG ableiten. Für die strategischeAusrichtung der Planung bieten verschiedene Anbieter mittlerweile eineBalanced Scorecard als Zusatzprodukt an, die neben finanziellen Größenauch Kennzahlen außerhalb des Finanzplanung betrachtet. Die Einbindungdieser Ansätze ist jedoch noch recht unterschiedlich.