Newsletter, die ankommen und gelesen werden

Es gibt keine günstigere Möglichkeit als E-Mail-Newsletter, um Kunden zu binden oder auch zu finden. Doch es gibt auch kaum ein anderes Werbemittel, bei dem so viel falsch gemacht wird. Mit dieser Checkliste ersparen Sie sich Zeit, Ärger, unzufriedene Kunden und verärgerte Interessenten.

Wem darf ich einen E-Mail-Newsletter schicken?

Einen Newsletter dürfen Sie nur an Empfänger versenden, die ausdrücklich eingewilligt haben. Ausnahmen sind bestehende Kundenbeziehungen, da hier ein Interesse an Ihren Informationen und Angeboten vorausgesetzt werden kann. Bei Noch-Nicht-Kunden sollte die zweifache Einwilligung (Fachausdruck Double-opt-in) vorliegen, damit nicht Dritte Newsletter an beliebige E-Mail-Adressen anfordern können.

Wenn ein Interessent sich meldet…

…ist dies seine erste Einwilligung, einen Newsletter zu erhalten. Danach senden Sie ihm eine Mail mit einem Link, auf den er zur Bestätigung klickt. Das ist dann die zweite Bestätigung. Diese sollte eine automatische Mail auslösen, dass er nunmehr für den Newsletter angemeldet ist. Alles sehr sympathisch formuliert, versteht sich. Doch leider sind die meisten dieser Texte extrem kühl und nüchtern.

Wie komme ich an E-Mails von potenziellen Kunden?

Bieten Sie auf Ihrer Homepage gut sichtbar einen Newsletter an. Machen Sie es schnell und einfach – es sollten nur E-Mail, Anrede und Name einzugeben sein. Und lassen Sie Ihren Newsletter von Kunden an deren befreundete Unternehmen empfehlen. Dazu die Funktion „Diesen Newsletter weiter empfehlen“ einbauen.

Setzen Sie Textbausteine mit Vorteilen Ihres Newsletters unter alle E-Mails Ihres Hauses (mit Link zur Registrierung). Oder als „PS“ unter normalen Schriftverkehr. Z.B: „Kennen Sie schon die monatlichen Rabatt-Angebote exklusiv für unsere Newsletter-Empfänger? Alle Vorteile auf einen Klick unter www…“

Bieten Sie eine Vorschau auf Ihren Newsletter an

Mit einem besonders schön und interessant gestalteten Newsletter machen Sie dem Interessenten Appetit auf mehr. Bringen Sie hier deutlich den Nutzen für den Empfänger zum Ausdruck. Geben Sie sich bei Gestaltung und Inhalt dieser Vorschau besonders viel Mühe.

Muss ein Newsletter immer Newsletter heißen?

Das Wort „Newsletter“ ist durch seinen inflationären Gebrauch und die Vielzahl der versendeten Exemplare bei vielen Entscheidern heute oft negativ besetzt. Überlegen Sie deshalb, wie Sie schon im Namen einen Nutzen transportieren können. Je nach Zielgruppe z.B. Erfolgs-Tipps (oder bei einer Zielgruppe, die auf Anglizismen steht „Success-Letter“;-), Handwerks-Tipps oder Meyers-Monats-Tipps.

Darunter kann als Erklärung immer noch stehen: „Melden Sie sich jetzt kostenlos für den monatlichen Newsletter aus dem Hause Meyer an. Und profitieren Sie von vielen Praxis-Tipps und Sonderangeboten!“

Zielgruppengerechte Konzeption

Versetzen Sie sich in Ihre Kunden! Und in Ihre Interessenten! Können Sie beide Zielgruppen mit einem Newsletter erreichen? Oder sind zwei maßgeschneiderte sinnvoller? Welche Themen sind interessant? Neben Saison- und Preisaktionen könnte man wichtige Ansprechpartner mit Bild und Kontaktdaten kommunizieren. Welche Tipps/welchen Nutzen können Sie über Ihre Leistungspalette hinaus vermitteln? Vielleicht Erfolgsgeschichten Ihrer Kunden? Oder Erfahrungen mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen? Bilden Sie eine kleine Projektgruppe und sammeln Ideen, die für mindestens vier Newsletter reichen.

Anrede und Absender

Die Anrede sollte aus der Datenbank so generiert werden, dass der Vorname entfällt. Also nicht „Guten Tag lieber Herr Michael Meyer“. Das wird leider oft falsch gemacht. Und hört sich nicht gut an.

Der Absender sollte deutlich zu erkennen sein. Sonst werden viele Mails gar nicht geöffnet. Oder mit Spam verwechselt. Denkbar sind Newsletter@Ihre-Firma.de oder noch besser Geschäftsführung@Ihre-Firma.de oder m.mustermann@Ihre-Firma.de.

Die Betreff-Zeile ist alles entscheidend

Wie bei der Headline einer Anzeige oder der Betreffzeile eines Werbebriefes entscheidet sich auch hier in Sekundenbruchteilen, ob weiter gelesen wird. Testen Sie an Teilmengen durch entsprechende Lesebestätigungen, wie viele Ihrer Newsletter ungelesen gelöscht werden. Dann verändern Sie den Text und testen erneut mit anderen Test-Adressen.

Bringen Sie direkt einen Vorteil für den Empfänger in den Betreff. Es muss eine Antwort auf die unausgesprochene Frage jedes Empfängers sein „Welchen Nutzen habe ich davon, diese Mail zu lesen?“. Bieten Sie z.B. prozentuale Nachlässe auf bestimmte Artikel nur für Top-Kunden. Oder ein neues Produkt mit dem Vorteil X und dem Zusatznutzen Y. Oder einen Gutschein zum Ausdrucken mit X%.

Technik, die nicht immer begeistert

Testen Sie Ihren Newsletter vor Versand auch mit einigen Test-Adressen von befreundeten Unternehmen und Bekannten. So finden Sie heraus, ob Sie in Spam-Filtern hängen bleiben. Damit dies nicht passiert, sollten Sie auf gängige Reizworte (Gewinn, super, Wahnsinn, Sex, heiß etc.) genauso verzichten, wie auf Betreff-Zeilen, die nur aus Großbuchstaben bestehen oder mehr als ein Ausrufzeichen bzw. andere Sonderzeichen (auch €!) haben.

Und ziehen Sie einen EDV-Fachmann hinzu, damit Sie einen einfachen HTML-Code verwenden, der überall problemlos ankommt. Fotos und Tabellen sollten sehr sparsam eingesetzt werden. Besser ist eine Verlinkung aus dem Newsletter auf Ihre Homepage.

Aufbau und Gestaltung

Schreiben Sie eine kurze, sympathische Einleitung mit direktem Bezug auf den Beitrag mit dem größten Nutzen. Dann bringen Sie drei bis fünf kurze Textbeiträge. Jeweils mit Headlines, die neugierig machen, oder einen Vorteil verdeutlichen. Am Ende jedes Textes steht ein Link, der direkt zu der jeweiligen Seite in Ihrem Internet-Auftritt führen sollte. Also direkt zu einer Produktbestellung oder zu einer weiterführenden Beschreibung. Danach sollten höchstens noch einige Themen mit aussagefähigen Headlines und einem Link, aber ohne weitere Textpassagen folgen. Solche Buchstabenwüsten schrecken ab.

Auf keinen Fall sollten Sie nur auf die Homepage verlinken und den Kunden dann das Thema suchen lassen. Außerdem wichtig: Kurze klare Sätze, kurze Absätze mit maximal vier bis fünf Zeilen und dunkle Schrift, möglichst auf weißem Grund (für gute Lesbarkeit maximal helle Hintergrundfarben). Und keine Grafiken und Bilder, da diese in vielen Unternehmen von der Firewall geblockt werden, was den Newsletter nicht gerade schöner macht.

Was ist rechtlich noch wichtig?

Sie müssen am Ende Ihres Newsletters ein Impressum haben. Am kundenfreundlichsten ist es mit allen Kontaktmöglichkeiten, also Adresse mit Telefon und Fax, sowie Mail- und Internet-Adresse, die auch richtig anklickbar sind. Außerdem muss ein Abmelde-Hinweis vorhanden sein. Also sinngemäß: „Wenn Sie diesen Newsletter nicht mehr erhalten wollen, klicken Sie bitte auf folgenden Abmelde-Link: (Link)“. Komfortabel ist es, wenn das System die E-Mail-Adresse sofort erkennt und eine automatische E-Mail zurück sendet, die eine Bestätigung der Abmeldung enthält.

Am richtigen Tag versenden

Nie montags! Da quillt das E-Mail-Konto vom Wochenende über. Die „Lösch-Schwelle“ ist dann sehr niedrig. Außerdem sind am Montagmorgen oft Besprechungen, die viel Zeit beanspruchen. Und nie freitags. Da will man nur noch schnell ins Wochenende und löscht auch „lockerer“ als sonst.

An den anderen Tagen sollten Sie auch die Zeit testen: Wann ist die Klickrate am besten? Wann der Rücklauf? Und wann die Bestellquote? Analysieren Sie für die erste Aussendung z.B., zu welcher Zeit Ihre Internetseite die meisten Besucher hat. Und versenden Sie dann Ihren Newsletter kurz vor diesem Zeitpunkt.

Über den Autoren

Michael Wiese ist Redaktionsleiter vom Ideen- und Ratgeberportal mittelstandscoach.de. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie unter: http://www.mittelstandscoach.de