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Meeting-Detox

Carolin Wolf

18.06.2020 ·  Meetings sind beliebt und gehasst. Die Schausteller lieben sie, der Zuschauer hassen sie. Meetings sind aber weder gut noch schlecht, aber oftmals verzichtbar. Carolin Wolf illustriert, warum Meeting-Detox das Mittel erster Wahl ist um Schwung in die "Bude" zu bringen. Und gerade jetzt, wo alles im Umbruch ist, stehen die Chancen gut Meetings auf ein Minimum zu reduzieren...

Carolin Wolf

Carolin Wolf ist seit 2001 Geschäftsführerin von Wolf&Oberkötter Personal- und Organisationsentwicklung, mit den Schwerpunkten des betrieblichen Gesundheitsmanagements, dem Begleiten und Gestalten von Veränderungsprozessen sowie der Konfliktklärung. Die Diplom-Psychologin ist als hypnosystemische Beraterin und Effectuation-Expertin in den unterschiedlichsten Kontexten tätig. » http:///wolf-oberkoetter.de/

Gehen Sie doch mal öfter ins Theater!

Was hat der Gang ins Theater mit Unternehmen zu tun? Entstanden ist dieser Vergleich aus meiner Beobachtung, dass uns beim klassischen Theaterbesuch so manches gelingt, was durchaus hilfreich für gelungene Meetings wäre. Somit lassen sich mehrere Prinzipien auf das gemeinsame Denken in Meetings ableiten.

Bei einem guten Theaterbesuch sind die Zuschauer vorab durch das Programmheft über die zentralen Eckpunkte (Titel, Zeit, Beteiligte, zentrale Inhalte) informiert. Es gibt einen eindeutig festgelegten Beginn und auch ein eindeutig festgelegtes Ende. Ebenso gibt es eine wohlverdiente Pause, die eingehalten wird – sowohl der Pausenbeginn als auch das Pausenende. Wir haben einen gemeinsam geteilten Fokus: das Geschehen auf der Bühne. Es beschäftigt sich nicht jeder mit etwas anderem. Auch gibt es eine klare Dramaturgie. Es wird nicht in den letzten Minuten des Stücks eine Eröffnungssequenz gespielt. Immer mal wieder erlebe ich, dass einzelne Gruppenteilnehmerinnen in der Abschlussrunde inhaltlich in die Eröffnungssequenz gehen und ein Stichwort in den Raum geben, was bei allen anderen Anwesenden Diskussionsbedarf auslöst und an den Monopoly-Satz erinnert: Gehen Sie zurück auf Start und ziehen Sie keine 2.000 Euro ein. Dieser Monopoly-Satz drückt für mich das Grundgefühl aus, ohne Ertrag und Würdigung wieder zurück auf den Beginn zurückgeworfen zu werden.

Das oben erwähnte Stichwort der Dramaturgie bezieht sich aber nicht nur auf die Abschlusssequenz. Insgesamt ist es sehr hilfreich, wenn ein Wechsel zwischen einem Öffnen und Schließen der jeweiligen Sequenzen/Themen stattfindet. Ein Öffnen erkenne ich an dem Einsatz von offenen Fragen (auch gerne W-Fragen genannt: Was, Wie, Welche, Wieso …) verbunden mit einem breit gestellten Fokus des Erkundens und Erforschens. Nach dieser Phase des Öffnens schließt sich im Idealfall eine Phase des Schließens an, in der die wesentlichen Erkenntnisse zusammengefasst und sich hieraus ergebende notwendige Verabredungen getroffen werden. In dieser Phase ist der Fokus deutlich begrenzter. Ist das Thema dann hierüber abgeschlossen, kann bei dem nächsten Thema wieder mit einer Phase des Öffnens begonnen werden. Und dies entsprechend der jeweiligen Meetingdauer beliebig häufig im Wechsel. Zum Schluss eines Meetings ist in jedem Fall das Schließen wieder sinnvoll.

Ja, und dann gehört zu einer guten Theatervorstellung noch die wunderbare Tradition der Würdigung der Vorbereitung und des Gezeigtem mit dem Abschlussapplaus und den anschließenden Verbeugungen.

 

Meeting-Detox

Und nun stellen Sie sich vor, Sie würden die oben genannten Punkte auf Ihre Meetings übertragen! Ein gemeinsamer Start und ein verbindlicher gemeinsamer Endpunkt ist für viele Organisationen oft schon eine nicht umsetzbare Hürde. Nicht selten erlebe ich Führungskräfte, die deutlich nach Meetingbeginn erscheinen oder auch mitten innerhalb eines Meetings mit bedauerndem Schulterzucken den Raum wieder verlassen, da ein wichtiger Anruf zu erledigen ist. Prüfen Sie, ob Sie sich diese Verschwendung in Ihrem Unternehmen leisten wollen. Gleiches gilt auch für die Verlängerung von Meetings über den eingangs abgesprochenen Zeitraum hinaus.

Haben Sie keine Rahmenbedingungen, die Ihnen das grundsätzliche Einhalten der Theaterspielregeln ermöglichen, dann praktizieren Sie ein bewusstes Meeting Detox.

Meeting Detox als erstes Mittel der Wahl!

Hinter einer Detox-Kur steckt die Grundidee, dem eigenen Körper etwas Gutes zu tun und ihn von unnötigem Ballast zu befreien. Meeting Detox hat den Grundgedanken, der Organisation etwas Gutes zu tun. Es gibt Manager, die berichten stolz, dass Sie sämtliche Meetings abgeschafft haben. Dies ist eine berechtigte Möglichkeit, die es aber immer vorab gut zu prüfen gilt.

Nicht selten erleben wir Meetings, in denen ein bis drei Hauptakteure agieren und der Rest in die Zuschauerrolle rutscht. Diese Meetings bezeichne ich als Geldverbrennungsrituale, sprich Verschwendung. Welches Geld wird verbrannt? Die kostbare Arbeitszeit der anwesenden Teilnehmenden.

Entscheidend für das Abschaffen von Meetings ist die Frage, ob ich dann noch ausreichend Gelegenheit und Räume für gemeinsames Denken und Handeln habe. Ein Beispiel für das Abschaffen von Meetings findet sich bei der Allsafe Jungfalk GmbH & Co. KG, ein erfolgreicher Mittelständler im Bereich der Ladungssicherung (Albers 2012). Der Geschäftsführer Detlef Lohmann hat in seinem Unternehmen alle an festen Terminen stattfindenden regelmäßigen Meetings abgeschafft. Stattdessen gibt es im Unternehmen nur noch diverse, räumlich gekennzeichnete Schwätzerecken für Ad-hoc-Besprechungen der direkt operativ Betroffenen. Generell ist der Verzicht auf Meetings ebenso radikal wie unternehmensintern den Mailverkehr abzuschaffen. Dieser Schritt will gut überlegt sein, aber da, wo er stimmig ist, birgt er enormes Potenzial. Seien Sie achtsam mit Ihrer eigenen Zeit und der Zeit der anderen und verbringen Sie nur dann Zeit in Meetings, in denen das gemeinsame Denken und Handeln aller Anwesenden sinnvoll ist. Der Mut, die bestehende Meetingkultur zu sichten und ineffiziente Runden zu verändern oder ersatzlos zu streichen, ist ein Ausdruck von Respekt. Respekt vor der gemeinsam getragenen Verantwortung und auch Respekt vor der Zeit jedes Einzelnen. Dies ist aber nicht zu verwechseln mit der einsamen Entscheidung Einzelner, zum Meeting x gehe ich heute mal nicht hin. Letzteres ist das genaue Gegenteil.

Meeting Detox

  • Welche Meetings sind verzichtbar und können somit gestrichen werden?
  • Welche Meetings oder Besprechungen haben einen klar erkennbaren, nachvollziehbaren Sinn?
  • Passt die Besetzung des Meetings zu dem genannten Sinn? Muss ich dabei sein oder geht es auch ohne mich? Wer fehlt? Wer von den sonst Anwesenden kann besser seine Zeit woanders verbringen? Mit wem gehört die zukünftige Besetzung des Meetings neu diskutiert?
  • Ist die Meetingdauer sinnvoll? Kann die Dauer gekürzt werden oder muss sie gegebenenfalls sogar verlängert werden?
  • Gibt es ausreichend Selbstdisziplin für einen klaren Beginn, ein klares Ende und ausreichend Pausen?
    Welche anderen Maßnahmen sind nötig, um die Effizienz eines nicht verzichtbaren Meetings zu erhöhen?

 

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