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Sabine Machwürth ist geschäftsführende Gesellschafterin der international agierenden Unternehmensberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy), Visselhövede (D), für die weltweit 450 Berater, Trainer und Projektmanager tätig sind » http://www.mticonsultancy.com
„Wir müssen unsere Mitarbeiter stärker in unsere Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse einbinden, damit sie unsere Ziele mittragen.“ „Wir müssen das Potenzial unserer Mitarbeiter intensiver nutzen, um marktgerechte Problemlösungen zu entwerfen.“ Solche Aussagen hört man seit Jahren von Unternehmen, und sie werden immer lauter. Denn:
Denn wenn zum Beispiel Hunderte oder gar Tausende von Mitarbeitern aktiv an einem Meinungsbildungs- und/oder Entscheidungsprozess mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden – mit Pinnwand und Flipchart – an ihre Grenzen. Aus folgenden Gründen:
Hinzu kommt: Mit den klassischen Moderationsmethoden lassen sich nur die Votes oder Beiträge von Personen erfassen, die im Raum sind. Mit ihnen können nicht Personengruppen, die an unterschiedlichen Orten sind, in den Prozess integriert werden. Dies ist in größeren Unternehmen,
Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie man Veranstaltungen mit 100, 500 oder gar 1.000 Menschen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestalten kann, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Und sie kamen zur Erkenntnis: Mit Hilfe der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.
Denn mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können die Votes, Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer nicht nur schnell erfasst, sondern auch ausgewertet und visualisiert werden, so dass die relevanten Einzelbeiträge und verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.
Entsprechend viele Veranstaltungen führte denn auch das Machwürth Team in den zurückliegenden Jahren bereits für Unternehmen, Verbände sowie staatliche und kirchliche Organisationen mit Hilfe der digitalen Moderation durch –
Bei der digitalen Moderation werden im Gegensatz zur klassischen Moderation, bei der meist mit Pinnwand und Kärtchen oder Flipchart gearbeitet wird, vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Grundvoraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die hierfür benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder von einem externen Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.
Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich – vereinfacht – mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit ist komplexer beziehungsweise enthält mehr Funktionen als PowerPoint, weil mit ihm anders als bei einer Präsentation keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation und zugleich Interaktion ermöglicht werden soll. Schließlich finden bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwort- oder Bewertungsmöglichkeiten statt, deren Auswertungen dann – sozusagen per Knopfdruck – grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die nötigen Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen zu den unterschiedlichsten Themen, und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentierbar und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld der Veranstaltung die erforderlichen Vorlagen erstellt.
Für das Durchführen der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur von Nöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:
Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online )Workshops mit einer überschaubaren Zahl von Teilnehmern bis hin zu Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Teilnehmern, die nicht selten an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern sich versammelt haben.
Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund
So werden zum Beispiel viele Großveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an vielen verschiedenen oder weit voneinander entfernten Orten leben und/oder arbeiten, überhaupt erst durch das Nutzen dieser Technik möglich, da ansonsten die anfallenden Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich oft nicht vertretbar.
Ähnlich verhält es sich bei Großveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist dadurch, dass die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck dokumentiert und ausgewertet vorliegen – und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form – die Zeitersparnis groß. Mindestens ebenso wichtig ist aber: Die Veranstaltungen gewinnen dadurch, dass die komprimierten Arbeits- oder Befragungsergebnisse unmittelbar vorliegen, eine ganz andere Dynamik, als wenn mit den klassischen Papiermedien gearbeitet wird. So ist es zum Beispiel möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren. Ebenso ist es möglich, dass, wenn zum Beispiel mehrere ausgearbeitete Lösungsansätze an mehreren Tischen im Plenumssaal auf verschiedenen Clients präsentiert werden, die Teilnehmer im Raum herumwandern, mit Kollegen diese diskutieren, um sie anschließend zu bewerten, bevor die Voten dann komprimiert im Plenum präsentiert werden.
Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen und Workshops, denn sie haben erkannt: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, gewertgeschätzt und gehört. Zudem haben sie registriert, dass gerade ihre jungen technik-affinen Mitarbeiter sich, wenn in Workshops oder Kick-off-Veranstaltungen mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird, zunehmend fragen: „Warum nutzen wir hier diese ‚Steinzeit-Medien‘? In unserem Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und zur Entscheidungsfindung zum Beispiel bei unserer Projektarbeit doch auch die moderne Informations- und Kommunikationstechnologie. Warum also nicht hier?“
Entsprechend abwartend-reserviert ist ihre Haltung, und entsprechend gering ist ihr Engagement. Das mindert auch die Effizienz der Veranstaltungen. Und bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies auch das Commitment. Auch deshalb setzen immer mehr Unternehmen bei ihren Veranstaltungen auf die digitale Moderation.
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