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Die Kunst freudvoller und effizienter Meetings

Carolin Wolf

30.04.2020 ·  Die Herausforderungen der VUKA Welt sind deutlich spürbar: Veränderungen gehören zu unserem Alltag. Wir sind mehr und mehr gewohnt, dass die Regeln von gestern im heute nicht mehr gelten. Die Zunahme von Veränderungsgeschwindigkeit, Unbeständigkeit, Mehrdeutigkeit - kurzum von Komplexität - führen nicht selten zu Unsicherheit.Diese Erhöhung von Komplexität ruft nach einem klugen Einsatz der vorhandenen Ressourcen: Köpfe und Zeit. Dies bedeutet für viele Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung.

Carolin Wolf

Carolin Wolf ist seit 2001 Geschäftsführerin von Wolf&Oberkötter Personal- und Organisationsentwicklung, mit den Schwerpunkten des betrieblichen Gesundheitsmanagements, dem Begleiten und Gestalten von Veränderungsprozessen sowie der Konfliktklärung. Die Diplom-Psychologin ist als hypnosystemische Beraterin und Effectuation-Expertin in den unterschiedlichsten Kontexten tätig.  » http://

Während sich das Veränderungstempo und die Komplexität der zu bearbeitenden Themen erhöht, bleiben viele Unternehmen weiterhin beim klassischen Meetingformat. Daneben gibt es jedoch auch Unternehmen, die die Art der Besprechungskultur für sich weiterentwickelt oder solche, die Meetings sogar ganz abgeschafft haben. In Zeiten der VUKA-Welt bei einem einzigen Format zu bleiben scheint fast rührend, da wir beispielsweise privat auch nicht auf die Idee kommen würden, mit einem Hammer eine Schraube einzudrehen und anschließend den Abfluss zu reparieren.

Die aktuellen Gegebenheiten schreien somit nach mehr Variation und Formaten, die die gemeinsamen Ressourcen sinnvoll zum Einsatz bringen. Hierzu gehört, dass es gelingt mit vielen Köpfen und einem gemeinsam geteilten Fokus die komplexen Themen zu bearbeiten. Damit die Freiheit in den Köpfen für den Fokus auf die kommenden Themen geschaffen werden kann, lohnt sich das Überdenken von Start und Verlauf eines Meetings. Was sind die zur jeweiligen Situation und Fragestellung passenden Formate: ist es eher eine offene Werkstatt, eine Stehung, ein Walk to Talk oder noch etwas ganz anderes? Hier wird eine Auswahl mit dem Wissen um das Wirkungspotenzial der jeweiligen Formate benötigt. Eine gemeinsam geteilte Verantwortung für den Verlauf und das Ergebnis jedes Meetings gibt ineffizienten Meetings erst gar keine Chance. Ein kontinuierliches Act and Reflect, wie der Time Out im Sport, ermöglicht kontinuierlich zu prüfen, ob das Was und das Wie nach wie vor auf die übergeordneten Ziele einzahlt.

Doch was braucht es denn eigentlich, damit wir miteinander über die Themen in der Art und Weise sprechen, die uns Innovationen ermöglichen? Organisationen profitieren von einem Einsatz von zwei Disziplinen: der Diskussion und des systemischen Dialogs nach William Isaacs (2002). Während in einer Diskussion die Ergebnisorientierung im Vordergrund steht, will ein systemischer Dialog Raum schaffen für Neues und das gemeinsame Denken. Im betrieblichen Alltag wird der systemische Dialog jedoch viel zu selten praktiziert, obwohl durch die Zunahme von Komplexität und Unsicherheit genau diese Disziplin dringend benötigt wird. Daneben wird auch das Kommunikationsformat der Intervision oder kollegialen Beratung im betrieblichen Alltag stark unterschätzt. Dort, wo sie angewandt wird, stärkt sie die beruflichen Handlungskompetenzen und kann Belastungen verringern. Diese positive Wirkung sollte nicht übersehen werden.

Wie sieht ein gelungenes Meeting nun aus? Eine gelungene Theatervorstellung dient als Beispiel: ein gemeinsamer Beginn, der gemeinsame Fokus während der gesamten Zeit, eine eingehaltene Pause, das Geschehene gut zum Abschluss bringen und eine Würdigung zum Ende. Um ein Meeting Theater zu vermeiden, gilt es jedoch einen entscheidenden Unterschied zu beachten: Zuschauer braucht es nur im Theater, nicht im betrieblichen Meeting. Die Haltung der Meeting-Teilnehmenden muss verändert werden, sodass der Blick auf die Kompetenzen und Ressourcen der anderen sowie auf eine Kultur der Würdigung gelenkt wird und ein stimmiger Umgang mit Komplexität möglich wird.

All die oben aufgeführten Aspekte leisten einen Beitrag für freundvolles gemeinsames Denken und Handeln in wirksamen Meetings. Um den Anforderungen der VUKA-Welt entgegen zu treten und Innovationen zu ermöglichen, benötigen wir dieses Handwerkzeug. Entscheidend ist dabei immer das klare Wofür und die Passung zur Organisation und zur Situation.

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